+49 (40) 466 565 70
OktoPOS Manager – O seu centro de gestão digital
O OktoPOS Manager é o núcleo do nosso poderoso software de gestão. Com funcionalidades completas para gestão de inventário, administração de pessoal, relacionamento com clientes e análises detalhadas, garante controlo total em todos os momentos.
Otimize os fluxos de trabalho, tome decisões informadas e simplifique as operações diárias – tudo a partir de um sistema centralizado. Experimente o controlo total com o OktoPOS!
OktoPOS Manager
Seu centro de gerenciamento de sistema POS e banco de dados web
Com o OktoPOS Manager, pode gerir filiais e franquias de forma eficiente a partir de um único sistema central – até a nível internacional. Seja inventário, pessoal ou análise de dados: tudo está integrado numa única plataforma. Escalável, multilingue e ideal para operações em várias localizações – perfeito para empresas em crescimento com ambições globais.
Computação em Nuvem Empresarial
O OktoPOS Manager é uma plataforma central, baseada na web, que permite a gestão de todos os sistemas front-end.
Acesso de qualquer lugar: O OktoPOS Manager é acessível através de qualquer navegador padrão via uma conexão de internet segura.
Filiais e Franquias
OktoPOS é usado por sistemas de Unidade Única, Multiunidade e Franquia.
Internacional
OktoPOS pode ser usado em diferentes países.
Gestão de Inventário
O OktoPOS Manager fornece um sistema de relatórios integrado, ferramentas de controle e uma ferramenta de gerenciamento para o conteúdo do seu site.
Além disso, recursos especializados para contadores e a capacidade de exportar dados de vendas agilizam enormemente suas tarefas diárias de gerenciamento financeiro.
Controle e Gestão de Inventário
Eficiência, Consistência e Controle através da Integração do Controle de Materiais e Caixas.
O gerenciamento de materiais é um desafio para operações de filiais com um alto volume de pequenas transações.
A integração da gestão de materiais com a caixa é essencial. O OktoPOS Cash usa dados de artigos do banco de dados central do OktoPOS Manager e os alimenta com valores de consumo em troca. Esta é a base para uma gestão de materiais funcional.
Os artigos consumidos podem ser dissolvidos nos seus ingredientes listados na sua receita. Entregas e desperdícios são registrados. Com esses dados, uma conta de estoque é mantida para cada artigo. Após a contagem do estoque, são exibidas as variações entre as quantidades e valores esperados e reais.
A qualidade dos resultados depende da qualidade dos dados inseridos. Para processos de produção complexos e não padronizados, as variações entre as quantidades esperadas e reais são frequentemente toleradas.
Inventário com valores esperados vs. reais
Inventário
O inventário é gerido utilizando listas de contagem físicas ou introduzindo quantidades de estoque diretamente no OktoPOS Manager. Além disso, um dispositivo móvel (Android) pode ser usado para capturar o inventário por código de barras e exportá-lo para o OktoPOS Manager. São exibidas variações entre as quantidades/valores esperados e reais. A conta de materiais de um determinado artigo pode ser aberta diretamente do inventário para análise de variações.
A avaliação do inventário é realizada utilizando os preços dos artigos fornecidos. A função de comparação de inventário exibe as mudanças resultantes no valor do inventário e na lista de reservas para fins contábeis.
Recomendação de Pedido de Compra
A lista de recomendações de pedidos de compra considera as vendas dos últimos dias e os níveis de estoque. Os artigos que têm uma receita são desmembrados nos ingredientes.
A lista de recomendações de pedidos de compra pode ser editada manualmente e enviada por e-mail aos fornecedores.
Recomendação de Pedido de Compra
Entrada de resíduos na caixa
Desperdício
A comparação esperada/real só pode ser correta se não apenas as vendas forem registradas automaticamente através da caixa, mas também resíduos/quebras.
Resíduos e quebras podem ser registrados diretamente através da caixa ou no OktoPOS Manager.
Na caixa, não apenas os itens vendidos podem ser registrados como resíduos, mas também os ingredientes.
As listas de resíduos são reportadas no OktoPOS Manager.
Artigos
Um artigo possui vários atributos que os sistemas de caixa convencionais não levam em conta. No OktoPOS Manager, os vários atributos são inseridos diretamente no arquivo do artigo e, portanto, estão disponíveis para os outros módulos.
Preços
Um artigo pode ser vendido de várias maneiras. Isso pode acionar preços e taxas de IVA diferentes. Para evitar criar um artigo separado para cada opção de distribuição, podem ser inseridos vários preços e taxas de IVA que dependem dos seguintes parâmetros:
- Filial
- Canal de distribuição (interno, para levar, serviço de entrega, etc.)
Para cada filial, a moeda pode ser definida. Assim, o mesmo artigo pode ser vendido internacionalmente em diferentes filiais e diferentes canais de distribuição. Isso permite relatórios abrangentes de artigos.
Tabela de preços para um artigo
Cálculo de Produto
O sistema calcula a relação de custo de material para cada artigo. O relatório de margem bruta lista os resultados diários da margem bruta para cada artigo em cada filial.
Cálculo de produto por receita
Recursos
- Administração de Artigos
- Administração de Fornecedores
- Inventários
- Armazéns
- Análise esperada vs. real
- Recomendações de pedidos
- Receitas
- Preços
- Alérgenos
- Valores nutricionais
- Aditivos
- Datas de validade
- Cálculo do produto
- Cálculo da margem bruta
- Entregas
- Desperdício
- Planejamento de produção
Visão geral da margem de contribuição
de itens vendidos em um período de tempo selecionado
Gestão de receitas, valores nutricionais e alergénios
Mantenha controlo total sobre as suas receitas com uma gestão centralizada de ingredientes, valores nutricionais e alergénios. O nosso software garante uma rotulagem clara e atualizações fáceis – ideal para hotelaria e retalho. Cumpra os regulamentos e ofereça aos seus clientes total transparência e segurança.
As receitas podem ser armazenadas no arquivo de artigos para todos os artigos produzidos ou modificados na filial
Isso permite o seguinte:
- Consumo de ingredientes
- Definição de alérgenos contidos pela receita
- Definição de aditivos contidos pela receita
- Cálculo dos valores nutricionais pela receita
- Identificação de artigos não vegetarianos e não veganos pela receita
- Cálculo do produto pela receita
Receita / lista de peças no arquivo do artigo
Valores nutricionais
Os valores nutricionais dos produtos finais podem ser calculados pela receita.
Os valores nutricionais podem ser inseridos para cada artigo.
Cálculo dos valores nutricionais no arquivo do artigo
Os valores nutricionais dos produtos finais são calculados usando a receita. Como esses valores não correspondem necessariamente aos valores nutricionais totais dos ingredientes, eles podem ser corrigidos manualmente em cada etapa.
Publicação
Os valores nutricionais podem ser usados para os seguintes fins:
Impressão das informações do artigo através da impressora de recibos
Indicação de valores nutricionais na caixa
Alérgenos & Aditivos
Alérgenos e aditivos podem ser calculados através da receita.
Alergênicos e aditivos podem ser inseridos para cada artigo. O sistema usa a receita para determinar os alérgenos e aditivos contidos nos produtos finais.
Rastrear alérgenos e aditivos em receitas complexas é quase impossível sem o suporte de um sistema poderoso.
As informações sobre alérgenos e aditivos podem ser usadas para os seguintes propósitos:
O banco de dados de artigos pode ser filtrado por alérgenos e aditivos. Assim, todos os artigos que contêm um determinado alérgeno ou aditivo podem ser encontrados com um clique.
Filtrando o banco de dados de artigos por alérgenos
Determinação de alérgenos no
arquivo de artigos através da receita
Controle de Produção
Mantenha controlo total da sua produção com o nosso sistema de gestão inteligente. Desde o planeamento da produção e reposição até aos pedidos automáticos, o software garante fluxos de trabalho eficientes e níveis de stock ideais. As impressoras de etiquetas permitem uma rotulagem rápida e precisa diretamente durante a produção. Poupe tempo, evite ruturas e melhore a qualidade dos seus processos – ideal para empresas com produção ou transformação interna.
Sistema de Reabastecimento
OktoReplenish é a solução ideal para reabastecer materiais no armazenamento de produção.
As equipes de produção podem pedir artigos através de um terminal selecionando-os por meio de botões de artigos e enviando o pedido. Esses pedidos são então exibidos no monitor de inventário para processamento.
O consumo de materiais pode ser rastreado através da gestão de inventário utilizando movimentos de materiais.
Aquisição
Crie Pedidos Diretamente do Sistema.
Fornecedores
Cada fornecedor possui um registro de fornecedor dedicado. Neste registro, os artigos fornecidos e os preços de compra para cada filial são gerenciados.
Propostas de pedido
O sistema calcula automaticamente as propostas de pedido com base nas vendas. Estas podem ser adotadas para pedidos.
Recomendação de Pedido de Compra
Pedidos
Os pedidos podem ser gerados em PDF e enviados por e-mail ao fornecedor.
É possível transferir pedidos diretamente para o sistema de gestão de materiais do fornecedor. Para isso, é necessária uma conexão individual com o fornecedor.
Dispositivo Móvel
Com o dispositivo MDE (dispositivo de coleta de dados móveis), as quantidades de reabastecimento podem ser registradas e transferidas para o OktoPOS Manager para gerar um pedido.
As entregas também podem ser digitalizadas com o dispositivo MDE e salvas como uma nota de entrega no OktoPOS Manager.
Planejamento de Produção
Calcular Quantidades de Ingredientes
Com a calculadora de ingredientes, você determina a demanda por ingredientes para uma quantidade de produção selecionada de um ou mais produtos.
Ao calcular vários produtos ao mesmo tempo, as quantidades de ingredientes podem ser acumuladas.
Calculadora de Ingredientes
OktoCapture - Sistema de Reabastecimento
O OktoCapture registra quantidades de produção. Isso é usado para gestão de inventário e estatísticas.
Os dados são registrados com um terminal touchscreen no qual os itens de produção estão disponíveis como botões. Alternativamente, os itens podem ser capturados via códigos de barras com um scanner.
Os artigos podem ser registrados como peças, peso ou volume. Opcionalmente, variantes do artigo (por exemplo, cores, tamanhos, etc.) podem ser capturadas.
O OktoCapture está diretamente conectado ao sistema de gestão de materiais OktoPOS. Na gestão de inventário, o nível de estoque é monitorado e os inventários são inseridos. Os artigos produzidos são desmembrados na gestão de inventário através da receita ou lista de peças em seus componentes.
Cada transação pode ser automaticamente exportada para um sistema de terceiros (por exemplo, SAP ou Oracle) em tempo real.
O Gerente OktoPOS oferece uma variedade de relatórios.
Impressora de Etiquetas - OktoLabel
Etiquetas para alimentos embalados.
OktoLabel
Um artigo é selecionado no touch-screen e o número de etiquetas é definido. A impressora produz as etiquetas com todas as informações relevantes como preço, preço por unidade, quantidade, ingredientes, aditivos, alérgenos, valores nutricionais, data de validade e código de barras.
Recursos
- Conectado ao banco de dados de artigos do OktoPOS Manager
- Conexão da impressora de etiquetas
- Conexão de balança (opcional)
- Preço
- Preço por unidade
- Quantidade
- Datas de validade
- Ingredientes
- Aditivos
- Alérgenos
- Valores nutricionais
- Códigos de barras
- Etc.
Requisitos do sistema
Recursos e módulos orientados ao cliente para uma experiência aprimorada do cliente
Nosso portfólio de soluções orientadas ao cliente inclui tudo o que você precisa para aumentar a satisfação e a retenção dos clientes. Com nossos módulos versáteis, como cartões de cliente, contas de cliente, vales-presente e cartões de crédito, fornecemos as ferramentas para garantir aos seus clientes uma experiência de compra tranquila e gratificante. Aproveite também nossos terminais de feedback avançados, sistemas de reservas eficientes e ferramentas de planejamento de eventos.
Em particular, o nosso sistema de pontos de bônus abre novas maneiras de fomentar a lealdade do cliente, recompensando visitas e lealdade com incentivos direcionados. Projete uma experiência do cliente com nossas soluções que não apenas satisfaz, mas também retém e entusiasma.
Cartões de cliente e cartões presente
Recompense os seus clientes com o nosso sistema flexível de pontos: ganhe pontos automaticamente a cada compra com o cartão de cliente. Também oferecemos cartões pré-pagos práticos e vales-presente atrativos – perfeitos para oferecer ou aumentar a fidelização. Mais valor para os seus clientes, mais receitas para o seu negócio.
Otimize a experiência do cliente com as contas de cliente e cartões de cliente OktoPOS.
Com OktoPOS, você não só simplifica o processo de compra para os seus clientes, mas também promove a sua lealdade. As contas de clientes podem ser criadas facilmente no Gerente OktoPOS ou diretamente na caixa. Os clientes também têm a opção de se registrar online através do seu site. Pelo valor gasto, seus clientes recebem pontos de bônus, que podem resgatar por produtos selecionados.
Nossas cartas de clientes oferecem um manuseio flexível: podem ser lidas sem contato ou via código de barras e permitem que você analise o comportamento de compra e o utilize especificamente para fins de marketing. Além disso, o OktoPOS suporta a compra por fatura, onde os clientes recebem suas faturas confortavelmente por e-mail e você pode acompanhar com eficiência os recebimentos de pagamentos na lista de contas a receber.
Os créditos podem ser facilmente carregados nos cartões de cliente, e no Gerente OktoPOS, você tem a opção de manter listas de aniversários e enviar cartas de aniversário personalizadas. Além disso, use a opção de creditar pontos de bônus extras aos seus clientes regulares para promoções especiais ou como compensação por reclamações. Confie no OktoPOS para fortalecer a lealdade dos seus clientes e aumentar sua receita.
Base de Dados Central de Clientes
Seleção de Cliente na Caixa
Fidelidade do Cliente
1. Coleta de Pontos de Bônus
O cliente coleta pontos de bônus em seu cartão para compras.
2. Resgatar Pontos de Bônus
O cliente resgata pontos por recompensas.
Conta de Pontos de Bônus
Resgate de Pontos de Bônus na Caixa
Devedores
As contas podem ser registradas na conta do cliente com o cartão do cliente. As faturas aparecem na lista de devedores no OktoPOS Manager. Se o cliente não se identificou com um cartão de cliente no momento da compra, o nome pode ser adicionado diretamente na lista de devedores. A fatura pode ser enviada como um PDF. As contas liquidadas são marcadas de acordo.
Gestão de Devedores
Cartões Pré-pagos
Emita seus próprios cartões pré-pagos e cartões-presente.
A caixa pode carregar cartões de clientes com crédito.
Venda seus próprios cartões-presente com valores variáveis. O valor é carregado no cartão no ponto de venda. Os valores podem ser deduzidos em qualquer quantia. Cartões vazios podem ser recarregados.
Os cartões pré-pagos também podem ser usados em cafeterias e serviços de catering.
Funções do Cliente no OktoPOS
Ao criar um voucher, há a opção de imprimi-lo com o número e o código QR com a impressora de recibos. O voucher pode então ser grampeado em uma capa impressa.
Quando você usa vouchers com números separados que não são gerados pelo sistema, o número do voucher pode ser inserido ao criar a conta de valor.
Uma conta de valor individual é armazenada no OktoPOS Manager para vales-presente anônimos e cartões pré-pagos.
Isso permite resgate parcial e uso em vários locais.
Uma conexão de internet com o OktoPOS Manager é necessária no momento de carregar dinheiro ou carregar dinheiro em uma conta, pois o valor não é armazenado na caixa.
Cartões plásticos com códigos de barras ou códigos QR podem ser usados para cartões pré-pagos e cartões de clientes. Recomendamos cartões RFID porque são mais fáceis de manusear para o operador e para o cliente.
Por favor, peça-nos uma oferta para cartões de cliente impressos.
Vale-Presente
Venda Vales-Presente Online e Offline
Uma conta de valor dedicada é criada automaticamente para cada vale-presente. A conta é debitada no momento da venda do vale.
É possível fazer resgates parciais e o vale pode ser recarregado.
O voucher pode ser vinculado a uma conta de cliente existente ou pode ser vendido anonimamente. Neste caso, o voucher é vinculado a uma conta de cliente anônima.
Os vouchers não representam vendas quando vendidos. A receita é gerada no momento do resgate.
Os vouchers impressos por conta própria podem ser vouchers impressos pelo OktoPOS Cash com a impressora de recibos.
Para vouchers impressos por conta própria, o número do voucher pode ser gerado pelo OktoPOS Cash e o número é escrito no voucher de papel ou o número já está impresso no voucher e é inserido no caixa no momento da venda. Assim, o voucher será encontrado quando for resgatado com esse número.
Vendas online de vales-presente
Venda facilmente vales-presente através da sua própria homepage. O módulo de venda de vouchers OktoPOS é facilmente integrado com um iFrame.
O cliente paga o voucher online e o recebe por e-mail como um PDF no seu design. Opcionalmente, você também pode enviar o voucher para o cliente por correio.
Torne-se independente de fornecedores terceiros e venda seus próprios vouchers com estas vantagens:
- Independente de terceiros
- Destaque da própria marca
- Receba o endereço do cliente
- Economia significativa de custos com altas vendas de vouchers
Software: SW-PRE
Conta do cliente
Venda hoje, receba amanhã.
Este recurso é perfeito para clubes, pré-encomendas e clientes regulares.
A conta do cliente pode ter um saldo em crédito ou débito, permitindo flexibilidade no pagamento.
Com essa função, seus clientes podem fazer compras ou fazer pedidos no caixa e optar por pagar mais tarde. Os pagamentos podem ser feitos no mesmo dia ou em uma data futura, como duas semanas depois ou na entrega dos produtos.
Este recurso é especialmente útil para clubes ou hotéis, onde membros ou hóspedes podem debitar suas compras em uma conta e liquidar o saldo posteriormente diretamente no caixa. Qualquer forma de pagamento pode ser usada para liquidar o saldo, proporcionando conveniência e flexibilidade tanto para a empresa quanto para seus clientes.
Terminal Okto-TopUp
Recarregue o crédito via terminal de hardware ou loja online.
Com o OktoPOS, cartões pré-pagos e vales-presente podem ser facilmente recarregados com o crédito desejado. Isso pode ser feito com o terminal de hardware OktoTopUp e com uma função de recarga online.
Os cartões pré-pagos recarregados podem ser usados como meio de pagamento em um caixa OktoPOS ou em um terminal de autoatendimento OktoPOS. Exemplo: em um restaurante de empresa, em escolas, etc.
Os vales-presente são geralmente carregados individualmente diretamente na compra. No entanto, se o cliente ainda não quiser se comprometer com um valor, ele pode fazê-lo em uma data posterior.
Por exemplo, um restaurante emite um vale-presente em branco com um número de série e o cliente o carrega depois por conta própria via loja online.
Terminal de feedback, sistema de reservas e planeamento de eventos
Ofereça mais comodidade aos seus clientes: O terminal de feedback recolhe opiniões diretas dos clientes. O nosso sistema de reservas integrado permite marcações de mesa de forma simples – online ou no local. Além disso, a ferramenta de planeamento de eventos ajuda a organizar e promover eventos com facilidade.
Terminal de feedback - Okto-Feedback
As opiniões dos clientes são analisadas diretamente no OktoPOS Manager baseado na web.
Os terminais de feedback têm um uso duplo. Os clientes podem deixar feedback (OktoFeedback) e os funcionários podem realizar verificações de controle com seu cartão de funcionário (OktoCheck).
O terminal captura o feedback dos clientes com smileys ou com perguntas mais detalhadas. Para isso, podem ser carregados questionários individuais. Os questionários podem ser alterados ao longo do tempo para obter feedback sobre diferentes tópicos.
As entradas de feedback são enviadas diretamente para o OktoPOS Manager, onde podem ser analisadas.
O aplicativo também pode ser usado para registrar verificações de funcionários, como substituir a lista de verificação tradicional do banheiro. Cada verificação é registrada ao escanear o cartão do funcionário. Opcionalmente, o terminal pode exibir o horário e o funcionário que realizou a última verificação. Todas as verificações registradas são transmitidas para o OktoPOS Manager para gerenciamento centralizado.
Recursos
- Questionários individuais
- Ramificação de questionários
- Diferentes questionários
- Atribuição de um questionário ao terminal
- Opção de mudança automática de questionários
- Ordem aleatória opcional das perguntas
- Feedback detalhado através de perguntas detalhadas
- As entradas de feedback são transferidas para o OktoPOS Manager em tempo real
- Análise de feedback no OktoPOS Manager
- O terminal também pode ser usado como uma lista de verificação (por exemplo, banheiros)
- Os funcionários podem registrar verificações com seu cartão de funcionário (RFID)
Requisitos do sistema
Sistema de reservas
Sistema de reservas de mesas para reservas telefônicas e online.
O sistema de reservas é um módulo do OktoPOS Manager. As reservas podem ser feitas manualmente ou online através do site externo.
Lista de reservas
Plano de mesas
Plantas de piso individuais
A planta do piso de uma filial é projetada no OktoPOS Manager por arrastar e soltar. Diferentes áreas do restaurante podem ser definidas com diferentes plantas de piso. Cada área e cada mesa podem ser configuradas separadamente.
As áreas e mesas podem ser abertas ou fechadas para reservas e ser restritas para determinados horários.
As plantas de piso configuradas também podem ser usadas para o caixa e o E-Menu.
Recursos
- Reservas por telefone
- Reserva online com verificação de disponibilidade
- Confirmações por e-mail
- Links de cancelamento
- Lista de reservas
- Marcação de não comparecimentos
- Função de lista negra para não comparecimentos repetidos
- Entrada na lista de newsletter
- Gráfico de carga de trabalho
- Administração do plano de piso
- Regras baseadas no tempo para disponibilidade de mesas
- Atribuição automática de mesas para utilização ótima da capacidade
Planejamento de Eventos
Com o planejador de eventos, você pode anunciar eventos em seu site e gerenciar a lista de participantes.
Com este recurso, você pode organizar eventos como aulas de culinária, reuniões, apresentações, celebrações, etc. Cada funcionário tem uma visão geral do status do evento através do OktoPOS Manager sobre os participantes e, assim, pode fornecer informações diretamente pelo telefone.
Planejamento de Eventos com Listas de Participantes
Recursos
- Administração de locais
- Modelos de eventos
- Data, hora
- Número máximo de participantes
- Descrição do evento
- Lista de participantes
- Status de pagamento
- Publicação no seu próprio site (interface)
- Registro no seu próprio site (interface)
Sistema de gestão de funcionários extensivo
OktoPOS oferece uma gestão abrangente de funcionários, integrando todas as funções essenciais, desde o planejamento de turnos e o acompanhamento do tempo até o gerenciamento de dias de férias e subsídios. Crie anúncios de emprego diretamente no sistema e apresente-os perfeitamente no seu site.
Além disso, o módulo de recrutamento integrado facilita significativamente a gestão de candidatos. Você recebe suporte direcionado na seleção e gestão de candidatos, o que otimiza e simplifica todo o processo de recrutamento.
Gestão de Funcionários
O nosso sistema ajuda a simplificar a organização da equipa com facilidade. Controlo de tempo integrado, planeamento de turnos intuitivo e gestão clara de férias mantêm tudo sob controlo. Gere bónus e subsídios de forma transparente e automática. A checklist digital para colaboradores garante uma integração fluida dos novos membros da equipa. Poupe tempo, reduza erros e traga estrutura às tarefas diárias de RH.
Os dados do contrato são salvos no banco de dados central. Os direitos de acesso aos módulos de front-end são definidos no arquivo do funcionário.
Os arquivos dos funcionários são armazenados centralmente no OktoPOS Manager. Assim, os dados estão disponíveis em todo o sistema sem entrada redundante. Desde o planejamento de turnos até o registro de tempo e login no caixa.
Base de dados dos funcionários
Login do funcionário no caixa
Administração de Contratos
O histórico dos dados principais do contrato é armazenado no arquivo do funcionário. Isso também serve para o cálculo das taxas de custo de mão-de-obra e para outros relatórios.
Tempo e Presença - OktoTime
Registro de tempo com um aplicativo para tablet.
O terminal de registro de tempo OktoTime está conectado ao OktoPOS Manager via internet. Novos funcionários são inseridos no OktoPOS Manager. Os tempos de registro são visíveis diretamente no OktoPOS Manager, fornecendo uma visão geral dos funcionários que estão trabalhando no momento.
Com o OktoTime, você obtém uma visão geral do tempo trabalhado e do custo de pessoal relacionado. As horas registradas são valorizadas de acordo com os dados do contrato.
Os tempos registrados podem ser usados para folhas de pagamento.
Registros de registro de tempo
Os registros de tempo dos funcionários estão disponíveis individualmente e cumulativamente. A conexão direta com a internet dos terminais permite revisar o status dos registros em tempo real.
Recursos
- Seleção de funcionários
- Seleção de função
- Login / logout
- Registro com cartão chip sem contato (RFID)
- Os arquivos dos funcionários são geridos no OktoPOS Manager
- Os dados de registro de tempo são enviados em tempo real para o OktoPOS Manager
- Novos funcionários estão disponíveis nos terminais diretamente após a criação de um novo arquivo de funcionário no OktoPOS Manager
- Relatórios no OktoPOS Manager
- Custos de pessoal
Visão geral das horas registradas
Requisitos do sistema
Planejamento de Turnos
Planejamento de turnos integrado ligado ao arquivo de funcionários e às vendas.
Os planos de turno podem ser criados facilmente no OktoPOS Manager. Basta arrastar e soltar os funcionários nas faixas de horário predefinidas.
Plano semanal
Apenas o pessoal com a qualificação necessária está disponível. O sistema verifica dinamicamente entradas duplicadas e outras restrições e emite avisos conforme necessário.
Visão geral do plano de turno
Na visão geral, o plano de turno para uma semana pode ser visto. Todo o plano de turno pode ser copiado para outra semana com um clique. Isso pode se aplicar a todas ou apenas às funções selecionadas conforme necessário.
Gráfico de barras do planejamento de turnos
O gráfico de barras oferece uma boa visão geral para garantir um planejamento de turnos eficiente, evitando excesso e escassez de pessoal.
Gráfico de barras semanal
Meu Plano de Turno
Os funcionários podem ver seus horários e locais programados online.
Mensagem de aviso para restrições do plano de turno
Restrições
Diferentes tipos de restrições de funcionários individuais podem ser considerados para o planejamento.
O planejador de turnos verá uma mensagem de aviso se o funcionário estiver de férias ou tiver atingido seu limite de horas de trabalho.
Na seção de configuração do sistema, as restrições podem ser ajustadas para emitir apenas mensagens de aviso ou para bloquear completamente a alocação de funcionários.
As seguintes restrições estão disponíveis:
- Férias
- Doença
- Aniversário
- Períodos de descanso
- Colegas
- Filiais
Publicação
O plano de turno pode ser publicado das seguintes maneiras:
- Impressão
- Online
Ferramentas de Planejamento
Além das restrições, existem outras ferramentas úteis que auxiliam no planejamento de turnos.
Essas informações incluem o número de horas contratuais, funções para as quais o funcionário é qualificado, filiais e funções nas quais o funcionário tem experiência, bem como informações sobre possíveis funcionários substitutos.
Experiência dos funcionários
Recursos
- Planejamento na visão geral semanal
- Planejamento por funções
- Gestão de conflitos
- Restrições dos funcionários
- Função de cópia
- Acumulação de horas por funcionário
- Gráfico de barras
- Acesso do funcionário ("Meu Plano de Turno")
- Distribuição do plano de turno por e-mail
- Plano de turno em PDF
- Relatórios por filiais e funções
- Modelos de turno
- Vendas / custo de mão de obra / índices de custo de mão de obra
- Ferramentas de planejamento (informações sobre funcionários)
Contas de férias
Rastreamento de subsídios de férias.
O subsídio anual de férias e a expiração são calculados a partir dos dados do contrato.
Os dias de ausência (doença) também podem ser acompanhados.
Os pedidos de férias e os períodos de licença por doença geram mensagens de aviso na planificação de turnos se o funcionário estiver escalado para um horário em que não estará disponível.
Conta de férias no arquivo do funcionário
Gestão de Benefícios
Facilidade de conciliação dos pagamentos de sobretaxa com as horas efetivamente trabalhadas.
Com a função de gestão de sobretaxa, você pode calcular sobretaxas com privilégios fiscais durante feriados e turnos noturnos.
Esta função está diretamente conectada ao OktoTime.
Listas de verificação
Rastreamento de itens que são entregues aos funcionários.
Uma lista de verificação no arquivo do funcionário. Itens entregues e devolvidos pelos funcionários podem ser inseridos para rastreamento. (por exemplo, chaves, uniforme, etc.).
Lista de verificação no arquivo do funcionário
Vagas de emprego e recrutamento
Encontre rapidamente os talentos certos com a nossa ferramenta de recrutamento integrada. Publique ofertas de emprego diretamente no sistema e gestione as candidaturas de forma centralizada e clara. Desde o primeiro contacto até à contratação, mantenha o controlo total do processo – eficiente, moderno e que poupa tempo.
Você pode criar anúncios de emprego para vagas que podem ser postadas no seu site. As candidaturas podem ser enviadas através do site diretamente para o OktoPOS Manager. As candidaturas recebidas são geridas no OktoPOS Manager.
Gestão de vagas
Recrutamento
Gestão de candidatos
OktoCareer - Software de consultoria de pessoal
Com o módulo separado OktoCareer, você tem à sua disposição um sistema profissional de gestão de candidatos:
- Anúncios de emprego no seu próprio site e em bolsas de emprego
- Candidaturas recebidas através do site, bolsas de emprego e por e-mail
- Criação de um arquivo de candidato
- Análise eletrônica do CV
- Obtenção legalmente compatível de consentimento para o processamento de dados
- Gestão de prazos para proteção de dados e eliminação legalmente compatível
- Comunicação integrada com candidatos por e-mail
- Avaliações de candidatos
- Manutenção de listas longas e curtas
- Criação de um grupo de candidatos
- Gestão de vagas
- Função de reenvio
- Conexão do Outlook
- Relatórios
O módulo OktoCareer é adequado para empresas que recebem 10 ou mais candidaturas por mês. Com o OktoCareer você mantém uma visão geral, não perde prazos e garante uma aparência profissional no mercado de trabalho.
- Mantenha o controle do candidato
- Não perca mais prazos
- Aparência profissional no mercado de trabalho
- Melhores decisões com mais informações
Mantenha o controlo – Ferramentas de análise e relatórios
O nosso software oferece análises avançadas, relatórios claros e funcionalidades eficazes de controlo para apoiar decisões informadas. Ferramentas dedicadas para contabilistas e exportações contabilísticas simplificam os processos financeiros. Com um sistema de gestão de conteúdos integrado, tem controlo total sobre dados, comunicação e conteúdos. Mais clareza, menos esforço – com a nossa solução tudo-em-um.
Relatórios
Relatórios abrangentes em tempo real.
Qualquer coisa a qualquer momento
O OktoPOS Manager permite o acesso a relatórios sobre uma ampla variedade de tópicos que estão sempre atualizados. Mesmo as vendas realizadas há poucos segundos são imediatamente incluídas nos relatórios. Graças ao alto poder de computação do servidor e às estruturas de programas otimizadas, até mesmo avaliações complexas podem ser realizadas em um instante.
Para processamento adicional individual, os relatórios podem ser facilmente exportados para o Excel. Além disso, é possível criar documentos PDF para documentação a partir da maioria das análises. Como os dados de todos os módulos fluem para o OktoPOS Manager, também são possíveis relatórios que combinam dados de diferentes áreas, como a relação de custo de mão de obra ou cálculos de produtos.
Vendas mensais
Controle
O controle acontece quando as informações relevantes chegam até você e você não precisa coletar as informações de que precisa. Devido à multiplicidade de processos e transações de diferentes tipos em uma filial, é impossível manter o controle sem um sistema eficiente e interconectado.
Assine o relatório de gestão que lhe fornece os KPIs de que precisa por e-mail diário. Use a função de detalhamento para obter uma visão mais profunda. Como todos os dados estão disponíveis em um único sistema, é possível detalhar os dados brutos.
Use a combinação de dados a seu favor. Por exemplo, analise o relatório de margens para determinar em quais dias quais artigos contribuem mais - ou menos - para seus lucros.
Através da estrutura de direitos diferenciada, você pode definir qual funcionário tem acesso a quais dados de qual filial. Mais de 50 relatórios estão disponíveis no OktoPOS Manager.
Controle
Transparência máxima vinculando dados de vários módulos.
P&L Proforma
Gerentes de operações multiunidades sabem a importância dos dados atuais e como é difícil obtê-los.
OktoPOS fornece as informações de forma rápida e completa como nenhum outro sistema. OktoPOS fornece a bússola que você precisa para manter sua empresa no caminho certo.
De contadores de feijão a visionários
Uma gestão eficaz precisa não apenas ver o quadro geral, mas também prestar atenção aos detalhes. Graças à abordagem integrada, OktoPOS oferece o espectro completo. Desde a rentabilidade de uma filial até a transação única.
Análise detalhada
Para uma melhor compreensão dos relatórios, você pode detalhar os registros de transações individuais.
P&L Proforma
Você pode ver seu P&L diário para cada filial no OktoPOS Manager. Os dados necessários vêm do caixa, artigos, receitas e preços de compra, bem como custos de pessoal de acordo com o tempo e presença e contratos de trabalho. Os custos de ocupação, depreciação e outros custos são definidos como uma quantia fixa ou em relação às vendas individualmente para cada filial.
A única caixa que mostra não apenas as vendas, mas o sucesso final.
Para Consultores Fiscais
Funções e Informações para Consultores Fiscais
Como posso obter os dados do meu cliente?
OktoPOS oferece um login para consultores fiscais. Com isso, você tem acesso a todas as áreas importantes do sistema. Tudo o que você precisa é de um computador com conexão à internet. No navegador (por exemplo, Firefox, Chrome), você entra no sistema OktoPOS do seu cliente. Peça ao seu cliente os dados de acesso. Configuramos o acesso do consultor fiscal individualmente para o sistema do seu cliente, se o seu cliente enviar a solicitação.
Posso também exportar várias filiais de uma vez?
Sim. Se o seu cliente opera várias filiais, você pode selecionar várias filiais para exportação e exportar as vendas em um único arquivo.
Os dados de vendas também podem ser importados para o meu sistema de contabilidade diariamente?
Em princípio, é possível para o sistema OktoPOS armazenar a exportação de vendas no seu servidor diariamente. Há um custo único para configurar a exportação automática. Devido ao manuseio simples e muito rápido da exportação de vendas no OktoPOS Manager, que normalmente é feito apenas uma vez por mês com muito pouco tempo, a conexão automatizada não vale a pena na maioria dos casos e não traz quase nenhuma vantagem de tempo.
Onde posso encontrar um modelo para o sistema de controle interno?
No manual do OktoPOS Cash em OktoPOS > Sistema > Suporte do Sistema.
O OktoPOS Manager pode ser excluído após o término do contrato?
Do nosso ponto de vista, o OktoPOS Manager e os dados estão sujeitos aos períodos de retenção legais. Em caso de uma auditoria fiscal subsequente, o acesso ao sistema pode ser solicitado. Uma exportação de dados pura é suficiente regularmente não atende aos requisitos. No entanto, não podemos e não devemos fazer nenhuma representação legal ou jurídica a este respeito e seguir as instruções dos nossos clientes.
Como faço para registrar as vendas?
A maneira mais fácil é usar a exportação de contabilidade financeira. Você pode encontrá-la na navegação à esquerda no OktoPOS Manager Contabilidade Financeira –> Exportação de Contabilidade Financeira.
A exportação é gerada em segundos ao pressionar um botão como um arquivo CSV. Este arquivo CSV é reconhecido e interpretado pelo seu programa de contabilidade quando você o importa.
Quais períodos posso registrar?
Você tem a escolha entre transações individuais, dias inteiros ou outros períodos selecionáveis, como semanas ou meses.
Se você escolher um período, por exemplo, um mês, você pode escolher se as vendas para o período inteiro devem ser acumuladas ou divididas em dias individuais.
Assim, com uma única exportação, uma vez por mês, você pode registrar todos os dias do mês em pouco tempo.
Qual documento resume as vendas diárias para a contabilidade?
Por favor, use o relatório de caixa. Você pode encontrá-lo em Contabilidade > Contas de caixa e relatórios > Relatório de caixa. Em contraste com o fechamento do caixa ou o relatório Z, o relatório de caixa sempre cobre um dia útil inteiro, mesmo se várias caixas foram fechadas no dia. O relatório de caixa representa a base fiscal para a contabilidade financeira no sistema OktoPOS.
O que significa se o relatório de caixa é preliminar?
O relatório de caixa é provisório até que o OktoPOS Manager tenha garantido que todas as reservas chegaram à caixa no OktoPOS Manager. Esta determinação só pode ser feita quando o primeiro recibo do dia seguinte for postado. Esta é a única maneira para o OktoPOS Manager identificar claramente qual foi o último número de recibo do dia.
Onde posso encontrar mais informações?
Na FAQ você encontrará informações e vídeos para contabilidade (OktoPOS > Sistema > FAQ). O manual pode ser encontrado em OktoPOS > Sistema > Suporte do Sistema.
Exportação Contábil
Exporte vendas para contabilidade financeira com o toque de um botão
A exportação de vendas torna o trabalho da contabilidade financeira muito mais fácil.
As vendas são exportadas do OktoPOS Manager como um arquivo CSV e importadas para o programa de contabilidade.
A exportação pode ser configurada para ser compatível com todos os programas de contabilidade, incluindo, claro, o Datev.
Opções de configuração para exportação de vendas
As vendas podem ser exportadas de uma só vez para vários dias e várias lojas.
Para configurar a função de exportação, basta inserir o plano de contas no OktoPOS Manager e atribuir uma conta de receita a cada artigo de vendas com base na sua taxa de IVA. Dessa forma, você pode facilmente detalhar suas vendas em seu P&L por grupos de produtos ou categorias, dependendo de suas necessidades.
Gerenciamento de Conteúdo de Site
Controle seu site externo com o OktoPOS Manager.
Com o OktoPOS Manager, você pode controlar funções e conteúdos no seu site externo.
O conteúdo é transmitido por meio de um plug-in do OktoPOS Manager para o seu site, onde é exibido mantendo-se fiel ao seu design.
Notícias / Promoção
Mantenha seus clientes informados sobre notícias e promoções. Você pode escrever artigos de notícias com o editor de notícias e carregá-los em sua página inicial.
Os períodos de validade podem ser definidos para cada artigo de notícias, o que permite planejar ofertas promocionais de acordo.
Gerenciamento de notícias da Web
Eventos
Com o planejador de eventos, você pode gerenciar listas de participantes para eventos como aulas de culinária, seminários, etc. Os eventos podem ser publicados no seu site.
Perguntas frequentes
Com o editor de FAQ, você pode reunir perguntas comuns de clientes e fornecer as respostas. Isso mantém seus clientes informados e economiza esforços no suporte ao cliente. Mantenha o FAQ atualizado à medida que surgirem novos tópicos.
As perguntas e respostas são publicadas no seu site.