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OktoPOS Manager – Votre centre de gestion numérique
Le OktoPOS Manager est le cœur de notre puissant logiciel de gestion. Avec des fonctionnalités complètes pour la gestion des stocks, du personnel, des relations clients et des analyses approfondies, vous gardez le contrôle à tout moment.
Optimisez les flux de travail, prenez des décisions éclairées et rationalisez vos opérations quotidiennes – le tout à partir d’un système centralisé. Vivez l’expérience du contrôle total avec OktoPOS !
OktoPOS Manager
Votre base de données web et centre de gestion du système POS
Avec le OktoPOS Manager, vous pouvez gérer efficacement vos succursales et franchises depuis un système unique – même à l’international. Stocks, personnel ou analyses : toutes les données sont centralisées sur une seule plateforme. Évolutif, multilingue et conçu pour les structures multi-sites – idéal pour les entreprises en croissance à vocation internationale.
Cloud computing d'entreprise
L'OktoPOS Manager est une plate-forme centrale basée sur le web qui permet la gestion de tous les systèmes frontaux.
Accès de n'importe où : L'OktoPOS Manager est accessible via n'importe quel navigateur standard via une connexion internet sécurisée.
Succursales et Franchises
OktoPOS est utilisé par des systèmes à unité unique, multi-unités et franchises.
International
OktoPOS peut être utilisé dans différents pays.
Gestion des stocks
Le OktoPOS Manager offre un système de reporting intégré, des outils de contrôle et un outil de gestion pour le contenu de votre site web.
De plus, des fonctionnalités spécialisées pour les comptables et la possibilité d'exporter des données de vente simplifient grandement vos tâches quotidiennes de gestion financière.
Contrôle et gestion des stocks
Efficacité, cohérence et contrôle grâce à l'intégration du contrôle des matériaux et des caisses.
La gestion des matériaux est un défi pour les opérations de succursales avec un grand volume de petites transactions.
L'intégration de la gestion des matériaux avec la caisse est indispensable. OktoPOS Cash utilise les données des articles de la base de données centrale OktoPOS Manager et les alimente en retour avec les valeurs de consommation. C'est la base d'une gestion des matériaux fonctionnelle.
Les articles consommés peuvent être décomposés en leurs ingrédients listés dans leur recette. Les livraisons et les déchets sont enregistrés. Avec ces données, un compte de stock est maintenu pour chaque article. Après le décompte des stocks, les écarts entre les quantités et les valeurs attendues et réelles sont affichés.
La qualité des résultats dépend de la qualité des données saisies. Pour les processus de production complexes et non standardisés, les écarts entre les quantités attendues et réelles sont souvent tolérés.
Inventaire avec valeurs attendues vs réelles
Inventaire
L'inventaire est géré à l'aide de listes de comptage physiques ou en entrant directement les quantités de stock dans le OktoPOS Manager. De plus, un appareil mobile (Android) peut être utilisé pour capturer l'inventaire par code-barres et l'exporter vers le OktoPOS Manager. Les écarts entre les quantités/valeurs attendues et réelles sont affichés. Le compte des matériaux d'un article donné peut être ouvert directement à partir de l'inventaire pour l'analyse des écarts.
L'évaluation des stocks est effectuée en utilisant les prix des articles fournis. La fonction de comparaison des stocks affiche les changements résultants de la valeur des stocks et la liste des transactions à des fins de comptabilité financière.
Recommandation de commande d'achat
La liste de recommandation de commande d'achat prend en compte les ventes des derniers jours et les niveaux de stock. Les articles qui ont une recette sont décomposés en ingrédients.
La liste de recommandation de commande d'achat peut être modifiée manuellement et envoyée par e-mail aux fournisseurs.
Recommandation de commande d'achat
Entrée des déchets sur la caisse
Gaspillage
La comparaison attendu/réel ne peut être correcte que si non seulement les ventes sont automatiquement enregistrées via la caisse, mais aussi les déchets/casses.
Les déchets et casses peuvent être enregistrés soit directement via la caisse, soit dans le OktoPOS Manager.
À la caisse, non seulement les articles de vente peuvent être enregistrés comme déchets, mais aussi les ingrédients.
Les listes de déchets sont rapportées dans le OktoPOS Manager.
Articles
Un article possède divers attributs que les systèmes de caisses conventionnels ne prennent pas en compte. Dans le OktoPOS Manager, les divers attributs sont directement saisis dans le fichier article et sont ainsi disponibles pour les autres modules.
Tarifs
Un article peut être vendu de différentes manières. Cela peut entraîner des prix et des taux de TVA différents. Pour éviter de créer un article distinct pour chaque option de distribution, différents prix et taux de TVA peuvent être saisis en fonction des paramètres suivants :
- Filiale
- Canal de distribution (interne, à emporter, service de livraison, etc.)
Pour chaque filiale, la devise peut être définie. Ainsi, le même article peut être vendu à l'international dans différentes filiales et différents canaux de distribution. Cela permet des rapports d'article complets.
Tableau des prix pour un article
Calcul du produit
Le système calcule le ratio de coût des matériaux pour chaque article. Le rapport de marge brute répertorie les résultats de marge brute quotidienne pour chaque article dans chaque filiale.
Calcul du produit par recette
Fonctionnalités
- Administration des articles
- Administration des fournisseurs
- Inventaires
- Stockages
- Analyse attendu vs. réel
- Recommandations de commande
- Recettes
- Tarifs
- Allergènes
- Valeurs nutritionnelles
- Additifs
- Dates d'expiration
- Calcul du produit
- Calcul de la marge brute
- Livraisons
- Gaspillage
- Planification de la production
Vue d'ensemble de la marge de contribution
des articles vendus sur une période de temps sélectionnée
Gérez les recettes, les valeurs nutritionnelles et les allergènes
Gardez un contrôle total sur vos recettes grâce à une gestion centralisée des ingrédients, des valeurs nutritionnelles et des allergènes. Notre logiciel garantit un étiquetage clair et des mises à jour simples – idéal pour l’hôtellerie-restauration et la vente au détail. Restez conforme à la réglementation et offrez à vos clients une transparence et une sécurité maximales.
Les recettes peuvent être stockées dans le fichier d'article pour tous les articles produits ou modifiés dans la succursale
Cela permet ce qui suit :
- Consommation d'ingrédients
- Définition des allergènes contenus par la recette
- Définition des additifs contenus par la recette
- Calcul des valeurs nutritionnelles par la recette
- Identification des articles non-végétariens et non-végétaliens par la recette
- Calcul du produit par la recette
Recette / liste des pièces dans le fichier d'article
Valeurs nutritionnelles
Les valeurs nutritionnelles des produits finis peuvent être calculées à partir de la recette.
Les valeurs nutritionnelles peuvent être saisies pour chaque article.
Calcul des valeurs nutritionnelles dans le fichier article
Les valeurs nutritionnelles des produits finis sont calculées à l'aide de la recette. Comme ces valeurs ne correspondent pas nécessairement aux valeurs nutritionnelles totales des ingrédients, elles peuvent être corrigées manuellement à chaque étape.
Publication
Les valeurs nutritionnelles peuvent être utilisées pour les objectifs suivants :
Impression des informations de l'article via l'imprimante de reçus
Indication des valeurs nutritionnelles à la caisse
Allergènes et additifs
Les allergènes et les additifs peuvent être calculés via la recette.
Les allergènes et additifs peuvent être saisis pour chaque article. Le système utilise la recette pour déterminer les allergènes et additifs contenus dans les produits finis.
Le suivi des allergènes et des additifs dans des recettes complexes est à peine possible sans le soutien d'un système puissant.
Les informations sur les allergènes et les additifs peuvent être utilisées aux fins suivantes :
La base de données des articles peut être filtrée par allergènes et additifs. Ainsi, tous les articles contenant un certain allergène ou additif peuvent être trouvés en un clic.
Filtrage de la base de données des articles par allergènes
Détermination des allergènes dans
le fichier d'article via la recette
Contrôle de la production
Gardez un contrôle total sur votre production grâce à notre système de gestion intelligent. De la planification de la production au réapprovisionnement et aux commandes automatisées, le logiciel garantit des processus fluides et un niveau de stock optimal. Les imprimantes d’étiquettes permettent un étiquetage rapide et précis directement pendant la production. Gagnez du temps, évitez les ruptures et améliorez la qualité de vos processus – idéal pour les entreprises ayant une production ou une transformation en interne.
Système de réapprovisionnement
OktoReplenish est la solution idéale pour le réapprovisionnement des matériaux dans le stockage de production.
Les équipes de production peuvent commander des articles via un terminal en les sélectionnant via des boutons d'article et en envoyant la commande. Ces commandes sont ensuite affichées sur le moniteur d'inventaire pour traitement.
La consommation de matériaux peut être suivie grâce à la gestion des stocks en utilisant les mouvements de matériaux.
Approvisionnement
Créez des commandes directement à partir du système.
Fournisseurs
Chaque fournisseur a un dossier fournisseur dédié. Dans ce dossier, les articles fournis et les prix d'achat pour chaque succursale sont gérés.
Propositions de commande
Le système calcule automatiquement les propositions de commande en fonction des ventes. Celles-ci peuvent être adoptées pour les commandes.
Recommandation de commande d'achat
Commandes
Les commandes peuvent être générées en PDF et envoyées par e-mail au fournisseur.
Il est possible de transférer les commandes directement au système de gestion des matériaux du fournisseur. Pour cela, une connexion individuelle avec le fournisseur est nécessaire.
Appareil mobile
Avec l'appareil collecte de données mobiles (appareil de collecte de données mobiles), les quantités à réapprovisionner peuvent être enregistrées et transférées au OktoPOS Manager pour générer une commande.
Les livraisons peuvent également être scannées avec l'appareil collecte de données mobiles et enregistrées sous forme de bon de livraison dans le OktoPOS Manager.
Planification de la production
Calculer les quantités d'ingrédients
Avec la calculatrice d'ingrédients, vous déterminez la demande en ingrédients pour une quantité de production sélectionnée d'un ou plusieurs produits.
Lors du calcul de plusieurs produits en même temps, les quantités d'ingrédients peuvent être cumulées.
Calculatrice d'ingrédients
OktoCapture - Système de réapprovisionnement
OktoCapture enregistre les quantités de production. Ceci est utilisé pour la gestion des stocks et les statistiques.
Les données sont enregistrées avec un terminal à écran tactile sur lequel les articles de production sont disponibles sous forme de boutons. Alternativement, les articles peuvent être capturés via des codes-barres avec un scanner.
Les articles peuvent être enregistrés en tant que pièces, poids ou volume. Optionnellement, des variantes de l'article (par exemple, couleurs, tailles, etc.) peuvent être capturées.
OktoCapture est directement connecté au système de gestion des matériaux OktoPOS. Dans la gestion des stocks, le niveau de stock est suivi et les inventaires sont saisis. Les articles produits sont décomposés dans la gestion des stocks via la recette ou la liste des pièces en leurs composants.
Chaque transaction peut être automatiquement exportée vers un système tiers (par exemple, SAP ou Oracle) en temps réel.
Le OktoPOS Manager propose une variété de rapports.
Imprimante d'étiquettes - OktoLabel
Étiquettes pour aliments emballés.
OktoLabel
Un article est sélectionné sur l'écran tactile et le nombre d'étiquettes est défini. L'imprimante produit les étiquettes avec toutes les informations pertinentes telles que le prix, le prix par unité, la quantité, les ingrédients, les additifs, les allergènes, les valeurs nutritionnelles, la date d'expiration et le code-barres.
Fonctionnalités
- Connecté à la base de données d'articles du OktoPOS Manager
- Connexion de l'imprimante d'étiquettes
- Connexion de balance (facultatif)
- Prix
- Prix par unité
- Quantité
- Dates d'expiration
- Ingrédients
- Additifs
- Allergènes
- Valeurs nutritionnelles
- Codes-barres
- Etc.
Configuration système requise
Fonctionnalités et modules orientés client pour une expérience client améliorée
Notre portefeuille de solutions orientées client comprend tout ce dont vous avez besoin pour augmenter la satisfaction et la fidélisation de vos clients. Avec nos modules polyvalents, tels que les cartes de fidélité, les comptes clients, les chèques-cadeaux et les cartes de crédit, nous vous fournissons les outils nécessaires pour garantir à vos clients une expérience d'achat fluide et enrichissante. Profitez également de nos terminaux de rétroaction avancés, de nos systèmes de réservation efficaces et de nos outils de planification d'événements.
En particulier, notre système de points bonus ouvre de nouvelles voies pour favoriser la fidélité des clients en récompensant les visites et la loyauté avec des incitations ciblées. Créez une expérience client avec nos solutions qui non seulement satisfait mais aussi retient et excite.
Cartes client et cartes-cadeaux
Récompensez vos clients grâce à notre système de points flexible : gagnez automatiquement des points à chaque achat avec la carte client. Nous proposons également des cartes prépayées pratiques et des chèques-cadeaux attrayants – parfaits pour offrir ou renforcer la fidélité des clients. Plus de valeur pour vos clients, plus de chiffre d’affaires pour votre entreprise.
Optimisez l'expérience client avec les comptes clients et les cartes clients d'OktoPOS.
Avec OktoPOS, vous simplifiez non seulement le processus d'achat pour vos clients, mais vous favorisez également leur fidélité. Les comptes clients peuvent être créés sans effort dans le OktoPOS Manager ou directement à la caisse. Les clients ont également la possibilité de s'inscrire en ligne via votre site web. Pour la valeur monétaire dépensée, vos clients reçoivent des points bonus, qu'ils peuvent échanger contre des produits sélectionnés.
Nos cartes clients offrent une gestion flexible : elles peuvent être lues sans contact ou via un code-barres et vous permettent d'analyser le comportement d'achat et de l'utiliser spécifiquement à des fins de marketing. De plus, OktoPOS prend en charge l'achat par facture, où les clients reçoivent leurs factures confortablement par e-mail et vous pouvez suivre efficacement les paiements reçus dans la liste des comptes clients.
Les crédits peuvent facilement être chargés sur les cartes clients et dans le OktoPOS Manager, vous avez la possibilité de maintenir des listes d'anniversaires et d'envoyer des lettres d'anniversaire personnalisées. Utilisez également l'option de créditer vos clients réguliers de points bonus supplémentaires pour des promotions spéciales ou en compensation pour des plaintes. Comptez sur OktoPOS pour renforcer la fidélité de vos clients et augmenter vos revenus.
Base de Données Clients Centrale
Sélection du Client à la Caisse
Fidélité Client
1. Collecte de Points Bonus
Le client collecte des points bonus sur sa carte pour ses achats.
2. Utilisation des Points Bonus
Le client échange des points contre des récompenses.
Compte de Points Bonus
Utilisation des Points Bonus à la Caisse
Débiteurs
Les factures peuvent être imputées sur le compte client avec la carte client. Les factures apparaissent dans la liste des débiteurs dans le OktoPOS Manager. Si le client ne s'est pas identifié avec une carte client au moment de l'achat, le nom peut être ajouté directement dans la liste des débiteurs. La facture peut être envoyée au format PDF. Les factures réglées sont marquées en conséquence.
Gestion des débiteurs
Cartes prépayées
Émettez vos propres cartes prépayées et cartes-cadeaux.
La caisse peut charger les cartes clients avec du crédit.
Vendez vos propres cartes-cadeaux avec des valeurs variables. La valeur est chargée sur la carte au point de vente. Les valeurs peuvent être déduites pour n'importe quel montant. Les cartes vides peuvent être rechargées.
Les cartes prépayées peuvent également être utilisées dans les cafétérias et les services de restauration.
Fonctions clients dans OktoPOS
Lors de la création d'un bon, il est possible de l'imprimer avec le numéro et le code QR à l'aide de l'imprimante de reçus. Le bon peut ensuite être agrafé dans une couverture imprimée.
Lorsque vous utilisez des bons avec des numéros distincts qui ne sont pas générés par le système, le numéro de bon peut être saisi lors de la création du compte de valeur.
Un compte de valeur individuel est stocké dans le OktoPOS Manager pour les bons cadeaux anonymes et les cartes prépayées.
Cela permet un échange partiel et une utilisation dans plusieurs endroits.
Une connexion Internet au OktoPOS Manager est nécessaire au moment de charger de l'argent ou de créditer de l'argent sur un compte, car la valeur n'est pas stockée dans la caisse.
Les cartes plastiques avec codes-barres ou codes QR peuvent être utilisées pour les cartes prépayées et les cartes clients. Nous recommandons les cartes RFID car elles sont plus faciles à manipuler pour l'opérateur et pour le client.
Veuillez nous demander une offre pour des cartes clients imprimées.
Bon Cadeau
Vendre des bons cadeaux en ligne et hors ligne
Un compte de valeur dédié est automatiquement créé pour chaque bon cadeau. Le compte est débité au moment de la vente du bon.
Les échanges partiels sont possibles et le bon peut être rechargé.
Le bon peut être lié à un compte client existant ou être vendu anonymement. Dans ce cas, le bon est lié à un compte client anonyme.
Les bons ne représentent pas des ventes lorsqu'ils sont vendus. Les revenus sont générés lors de l'échange.
Les bons imprimés par vous-même peuvent être des bons imprimés par OktoPOS Cash avec l'imprimante de reçus.
Pour les bons imprimés par vous-même, le numéro de bon peut être généré par OktoPOS Cash et le numéro est inscrit sur le bon papier ou le numéro est déjà imprimé sur le bon et il est saisi dans la caisse au moment de la vente. Ainsi, le bon sera trouvé lorsqu'il sera échangé sous ce numéro.
Vente en ligne de bons cadeaux
Vendez simplement des bons cadeaux via votre propre page d'accueil. Le module de vente de bons OktoPOS est facilement intégré avec un iFrame.
Le client paie le bon en ligne et le reçoit par e-mail sous forme de PDF dans votre design. Optionnellement, vous pouvez également envoyer le bon au client par courrier.
Rendez-vous indépendant des fournisseurs tiers et vendez vos propres bons avec ces avantages :
- Indépendant des tiers
- Mettre en avant sa propre marque
- Recevez l'adresse du client
- Économies importantes avec des ventes de bons élevées
Logiciel: SW-PRE
Compte client
Vendez aujourd'hui, encaissez demain.
Cette fonctionnalité est parfaite pour les clubs, les précommandes et les clients réguliers.
Le compte client peut contenir un solde créditeur ou débiteur, offrant ainsi une flexibilité de paiement.
Avec cette fonction, vos clients peuvent effectuer des achats ou passer des commandes à la caisse et choisir de payer plus tard. Les paiements peuvent être effectués le même jour ou à une date ultérieure, comme deux semaines plus tard ou à la livraison des marchandises.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les clubs ou les hôtels, où les membres ou les clients peuvent imputer leurs achats à un compte et régler le solde ultérieurement directement à la caisse. Toute forme de paiement peut être utilisée pour régler le solde, offrant ainsi commodité et flexibilité tant pour l'entreprise que pour ses clients.
Terminal Okto-TopUp
Recharger du crédit via un terminal matériel ou un magasin en ligne.
Avec OktoPOS, les cartes prépayées et les bons cadeaux peuvent facilement être rechargés avec le crédit souhaité. Cela peut être fait avec le terminal matériel OktoTopUp et avec une fonction de recharge en ligne.
Les cartes prépayées rechargées peuvent être utilisées comme moyen de paiement à une OktoPOS Cash ou à un terminal de paiement automatique OktoPOS. Par exemple, dans un restaurant d'entreprise, dans les écoles, etc.
Les bons cadeaux sont généralement chargés individuellement directement lors de l'achat. Cependant, si le client ne souhaite pas encore s'engager sur un montant, il peut le faire ultérieurement.
Par exemple, un restaurant émet un bon cadeau vierge avec un numéro de série et le client le recharge ensuite lui-même via le magasin en ligne.
Borne de feedback, système de réservation et planification d'événements
Offrez plus de confort à vos clients : La borne de feedback recueille les avis clients en direct. Notre système de réservation intégré permet de réserver une table facilement – en ligne ou sur place. De plus, l’outil de planification d’événements vous aide à organiser et promouvoir vos événements en toute simplicité.
Terminal de rétroaction - Okto-Feedback
Les opinions des clients sont analysées directement dans le OktoPOS Manager basé sur le web.
Les terminaux de rétroaction ont un double usage. Les clients peuvent laisser des commentaires (OktoFeedback) et les employés peuvent effectuer des contrôles avec leur carte de personnel (OktoCheck).
Le terminal recueille les avis des clients avec des smileys ou avec des questions plus détaillées. À cet effet, des questionnaires individuels peuvent être téléchargés. Les questionnaires peuvent être modifiés au fil du temps pour obtenir des commentaires sur différents sujets.
Les entrées de rétroaction sont envoyées directement au OktoPOS Manager où elles peuvent être analysées.
L'application peut également être utilisée pour enregistrer les contrôles des employés, comme remplacer la liste de contrôle traditionnelle des toilettes. Chaque contrôle est enregistré en scannant la carte de l'employé. Optionnellement, le terminal peut afficher l'heure et l'employé qui a effectué le dernier contrôle. Tous les contrôles enregistrés sont transmis au OktoPOS Manager pour une gestion centralisée.
Fonctionnalités
- Questionnaires individuels
- Ramification des questionnaires
- Différents questionnaires
- Affectation d'un questionnaire au terminal
- Changement automatique optionnel des questionnaires
- Ordre aléatoire optionnel des questions
- Rétroaction détaillé grâce à des questions de suivi
- Les entrées de rétroaction sont transférées en temps réel au OktoPOS Manager
- Analyse des rétroactions dans le OktoPOS Manager
- Le terminal peut également être utilisé comme une liste de contrôle (par exemple, pour les toilettes)
- Les employés peuvent enregistrer les contrôles avec leur carte de personnel (RFID)
Configuration système requise
Système de réservation
Système de réservation de table pour les réservations téléphoniques et en ligne.
Le système de réservation est un module du OktoPOS Manager. Les réservations peuvent être effectuées manuellement ou en ligne via le site web externe.
Liste des réservations
Plan de table
Plans d'étage individuels
Le plan d'étage pour une succursale est conçu dans le OktoPOS Manager par glisser-déposer. Différentes zones du restaurant peuvent être définies avec différents plans d'étage. Chaque zone et chaque table peuvent être configurées séparément.
Les zones et les tables peuvent être ouvertes ou fermées pour les réservations et être restreintes pour certaines heures.
Les plans d'étage configurés peuvent également être utilisés pour la caisse et le menu électronique.
Fonctionnalités
- Réservations par téléphone
- Réservation en ligne avec vérification de la disponibilité
- Confirmations par e-mail
- Liens d'annulation
- Liste des réservations
- Marquage des absences
- Fonction de liste noire pour les absences répétées
- Inscription à la liste de diffusion
- Graphique de la charge de travail
- Gestion du plan de salle
- Règles basées sur le temps pour la disponibilité des tables
- Affectation automatique des tables pour une utilisation optimale de la capacité
Planification d'événements
Avec le planificateur d'événements, vous pouvez annoncer des événements sur votre site web et gérer la liste des participants.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez organiser des événements tels que des cours de cuisine, des réunions, des présentations, des célébrations, etc. Chaque employé a un aperçu de l'état de l'événement via le OktoPOS Manager sur les participants et est ainsi en mesure de fournir des informations directement par téléphone.
Planification d'événements avec listes de participants
Fonctionnalités
- Administration des emplacements
- Modèles d'événements
- Date, heure
- Nombre maximum de participants
- Description de l'événement
- Liste des participants
- Statut de paiement
- Publication sur votre propre site web (interface)
- Inscription sur votre propre site web (interface)
Système de gestion des employés étendu
OktoPOS propose une gestion complète des employés, intégrant toutes les fonctions essentielles de la planification des quarts de travail et du suivi du temps à la gestion des jours de congé et des allocations. Créez des offres d'emploi directement dans le système et présentez-les sans effort sur votre site Web.
De plus, le module de recrutement intégré facilite considérablement la gestion des candidats. Vous recevez un soutien ciblé pour la sélection et la gestion des candidats, ce qui optimise et simplifie l'ensemble du processus de recrutement.
Gestion des employés
Notre système vous aide à simplifier l’organisation de votre équipe en toute facilité. Le suivi du temps intégré, la planification intuitive des horaires et une gestion claire des congés permettent un contrôle total. Gérez les primes et les indemnités de manière transparente et automatique. La checklist numérique pour les employés assure une intégration fluide des nouveaux membres de l’équipe. Gagnez du temps, réduisez les erreurs et structurez vos tâches RH quotidiennes.
Les données de contrat sont enregistrées dans la base de données centrale. Les droits d'accès aux modules front-end sont définis dans le dossier de l'employé.
Les dossiers des employés sont stockés de manière centralisée dans OktoPOS Manager. Ainsi, les données sont disponibles dans tout le système sans saisie redondante. De la planification des quarts de travail à l'enregistrement du temps et à la connexion à la caisse.
Base de données des employés
Connexion des employés à la caisse
Administration des contrats
L'historique des principales données contractuelles est stocké dans le dossier de l'employé. Cela sert également au calcul des ratios de coûts de main-d'œuvre et à d'autres rapports.
Temps et présence - OktoTime
Enregistrement du temps avec une application pour tablette.
Le terminal d'enregistrement du temps OktoTime est connecté au OktoPOS Manager via Internet. Les nouveaux employés sont enregistrés dans le OktoPOS Manager. Les heures de connexion sont directement visibles dans le OktoPOS Manager, offrant une vue d'ensemble des employés actuellement au travail.
Avec OktoTime, vous obtenez un aperçu du temps travaillé et des coûts de personnel associés. Les heures enregistrées sont évaluées selon les données contractuelles.
Les temps enregistrés peuvent être utilisés pour les fiches de paie.
Journaux d'enregistrement du temps
Les journaux de temps de l'employé sont disponibles individuellement et cumulativement. La connexion Internet directe des terminaux permet de vérifier le statut des journaux en temps réel.
Fonctionnalités
- Sélection des employés
- Sélection de la fonction
- Connexion / déconnexion
- Connexion avec carte à puce sans contact (RFID)
- Les dossiers des employés sont gérés dans le OktoPOS Manager
- Les données d'enregistrement du temps sont envoyées en temps réel au OktoPOS Manager
- Les nouveaux employés sont disponibles sur les terminaux directement après la création d'un nouveau dossier d'employé dans le OktoPOS Manager
- Rapports dans le OktoPOS Manager
- Coûts du personnel
Aperçu des heures enregistrées
Configuration système requise
Planification des horaires
Planification des horaires intégrée liée au dossier des employés et aux ventes.
Les plans de quart peuvent être créés facilement dans le OktoPOS Manager. Il suffit de faire glisser et de déposer le personnel dans les créneaux horaires prédéfinis.
Plan hebdomadaire
Seul le personnel ayant les qualifications requises est disponible. Le système vérifie dynamiquement les doublons et autres restrictions et émet des avertissements en conséquence.
Aperçu du plan de quart
Dans l'aperçu, le plan de quart pour une semaine peut être vu. Le plan de quart entier peut être copié à une autre semaine en un clic. Cela peut s'appliquer à toutes les fonctions ou seulement aux fonctions sélectionnées selon les besoins.
Graphique en barres de la planification des quarts
Le graphique en barres offre un bon aperçu pour garantir une planification des quarts efficace en évitant les sur- et sous-effectifs.
Graphique en barres hebdomadaire
Mon plan de quart
Les employés peuvent voir leurs heures et lieux programmés en ligne.
Message d'avertissement pour les restrictions du plan de quart
Restrictions
Différents types de restrictions de chaque employé peuvent être pris en compte pour la planification.
Le planificateur de quarts verra un message d'avertissement si l'employé est en vacances ou a atteint sa limite d'heures de travail.
Dans la section de configuration du système, les restrictions peuvent être ajustées pour ne délivrer que des messages d'avertissement ou pour bloquer complètement l'affectation des employés.
Les restrictions suivantes sont disponibles :
- Vacances
- Maladie
- Anniversaire
- Périodes de repos
- Collègues
- succursales
Publication
Le plan de quart peut être publié de la manière suivante :
- Impression
- En ligne
Outils de planification
En plus des restrictions, il existe d'autres outils utiles pour soutenir la planification des quarts.
Ceux-ci incluent des informations sur le nombre d'heures contractuelles, les fonctions pour lesquelles l'employé est qualifié, les succursales et les fonctions dans lesquelles l'employé a de l'expérience, ainsi que des informations sur les employés de remplacement possibles.
Expérience des employés
Fonctionnalités
- Planification dans l'aperçu hebdomadaire
- Planification par fonctions
- Gestion des conflits
- Restrictions des employés
- Fonction de copie
- Accumulation des heures par employé
- Graphique en barres
- Accès des employés (« Mon plan de quart »)
- Distribution du plan de quart par e-mail
- Plan de quart en PDF
- Rapports par succursales et fonctions
- Modèles de quart
- Ventes / coût du travail / ratios de coût du travail
- Outils de planification (informations sur les employés)
Comptes de congés
Suivi des allocations de vacances.
L'allocation annuelle de vacances et l'expiration sont calculées à partir des données du contrat.
Les jours d'absence (maladie) peuvent également être suivis.
Les demandes de congés et les périodes de congé maladie déclenchent des messages d'avertissement dans la planification des quarts si l'employé est affecté à un moment où il ne sera pas disponible.
Compte de congé dans le dossier de l'employé
Gestion des avantages
Facilité de rapprochement des paiements de surtaxe avec les heures effectivement travaillées.
Avec la fonction de gestion des surtaxes, vous pouvez calculer les surtaxes bénéficiant d'un régime fiscal privilégié pendant les jours fériés et les quarts de nuit.
Cette fonction est directement connectée à OktoTime.
Listes de contrôle
Suivi des articles remis aux employés.
Une liste de contrôle dans le dossier de l'employé. Les articles remis aux employés et retournés par eux peuvent être saisis pour le suivi. (par exemple, clés, uniforme, etc.).
Liste de contrôle dans le dossier de l'employé
Offres d’emploi et recrutement
Trouvez rapidement les bons talents grâce à notre outil de recrutement intégré. Publiez vos offres d’emploi directement depuis le système et gérez les candidatures de manière centralisée et claire. Du premier contact à l’embauche, vous gardez le contrôle sur l’ensemble du processus – efficace, moderne et gain de temps garanti.
Vous pouvez créer des annonces d'emploi pour les postes vacants qui peuvent être publiées sur votre site Web. Les candidatures peuvent être envoyées via le site directement au OktoPOS Manager. Les candidatures reçues sont gérées dans le OktoPOS Manager.
Gestion des postes vacants
Recrutement
Gestion des candidats
OktoCareer - Logiciel de conseil en personnel
Avec le module séparé OktoCareer, vous disposez d'un système de gestion des candidatures professionnel :
- Offres d'emploi sur votre propre site Web et sur les bourses d'emploi
- Candidatures reçues via le site Web, les bourses d'emploi et par e-mail
- Création d'un dossier de candidature
- Analyse électronique du CV
- Obtention conforme à la loi du consentement au traitement des données
- Gestion des délais pour la protection des données et suppression conforme à la loi
- Communication intégrée avec les candidats par e-mail
- Évaluations des candidats
- Maintien des listes longues et courtes
- Création d'un vivier de candidats
- Gestion des postes vacants
- Fonction de renvoi
- Connexion Outlook
- Rapports
Le module OktoCareer est adapté aux entreprises qui reçoivent 10 candidatures ou plus par mois. Avec OktoCareer, vous gardez une vue d'ensemble, ne manquez aucune échéance et assurez une apparence professionnelle sur le marché du travail.
- Suivez le candidat
- Ne manquez plus aucune échéance
- Apparence professionnelle sur le marché du travail
- De meilleures décisions grâce à plus d'informations
Gardez le contrôle – Outils d’analyse et de reporting
Notre logiciel fournit des analyses puissantes, des rapports clairs et des fonctionnalités de contrôle efficaces pour faciliter une prise de décision éclairée. Des outils adaptés aux experts-comptables et des exports comptables fluides simplifient la gestion financière. Associé à un système de gestion de contenu intégré, vous maîtrisez vos données, votre communication et vos contenus. Plus de clarté, moins d’efforts – grâce à notre solution tout-en-un.
Rapports
Rapports en temps réel complets.
N'importe quoi, n'importe quand
Le OktoPOS Manager permet l'accès à des rapports sur une grande variété de sujets qui sont toujours à jour. Même les ventes effectuées il y a quelques secondes sont immédiatement incluses dans les rapports. Grâce à la haute puissance de calcul du serveur et aux structures de programme optimisées, même des rapports complexes peuvent être générés très rapidement.
Pour un traitement ultérieur individuel, les rapports peuvent facilement être exportés vers Excel. De plus, il est possible de créer des documents PDF pour la documentation à partir de la plupart des analyses. Comme les données de tous les modules sont intégrées dans le OktoPOS Manager, des rapports sont également possibles qui combinent des données de différentes zones, telles que le ratio des coûts de main-d'œuvre ou les calculs de produits.
Ventes mensuelles
Contrôle
Le contrôle se produit lorsque les informations pertinentes vous parviennent et que vous n'avez pas à rassembler les informations dont vous avez besoin. En raison de la multitude de processus et de transactions de différentes natures dans une succursale, il est impossible de garder le contrôle sans un système efficace et interconnecté.
Abonnez-vous au rapport de gestion qui vous fournit les indicateurs clés dont vous avez besoin par e-mail quotidien. Utilisez la fonction de décomposition pour obtenir une meilleure compréhension. Étant donné que toutes les données sont disponibles dans un seul système, il est possible de décomposer les données brutes.
Utilisez la combinaison des données à votre avantage. Par exemple, analysez le rapport des marges pour déterminer quels jours quels articles contribuent le plus -ou le moins- à vos bénéfices.
Grâce à la structure des droits différenciée, vous pouvez définir quel employé a accès à quelles données de quelle succursale. Plus de 50 rapports sont disponibles dans le OktoPOS Manager.
Contrôle
Transparence maximale en reliant les données de divers modules.
P&L Proforma
Les gestionnaires d'opérations multi-unités savent à quel point il est important d'avoir des données à jour et combien il est difficile de les obtenir.
OktoPOS fournit les informations rapidement et complètement, comme aucun autre système. OktoPOS fournit la boussole dont vous avez besoin pour garder votre entreprise sur la bonne voie.
Des comptables aux visionnaires
Une gestion efficace doit non seulement voir la situation dans son ensemble, mais aussi prêter attention aux détails. Grâce à l'approche intégrée, OktoPOS offre tout le spectre. De la rentabilité d'une succursale à la transaction individuelle.
Analyse détaillée
Pour une meilleure compréhension des rapports, vous pouvez approfondir les enregistrements de transactions individuelles.
P&L Proforma
Vous pouvez voir votre P&L quotidien pour chaque succursale dans le OktoPOS Manager. Les données requises proviennent de la caisse, des articles, des recettes et des prix d'achat ainsi que des coûts du personnel selon le temps de présence et les contrats de travail. Les coûts d'occupation, les amortissements et autres coûts sont définis comme une somme forfaitaire ou en relation avec les ventes individuellement pour chaque succursale.
La seule caisse qui montre non seulement les ventes, mais aussi le succès final.
Pour les consultants fiscaux
Fonctions et informations pour les conseillers fiscaux
Comment obtenir les données de mon client ?
OktoPOS offre une connexion pour les consultants fiscaux. Avec cela, vous avez accès à toutes les zones importantes du système. Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur avec une connexion Internet. Dans le navigateur (par exemple, Firefox, Chrome), vous accédez au système OktoPOS de votre client. Demandez les données d'accès à votre client. Nous configurons l'accès du consultant fiscal individuellement pour le système de votre client si votre client en fait la demande.
Puis-je également exporter plusieurs succursales à la fois ?
Oui. Si votre client exploite plusieurs succursales, vous pouvez sélectionner plusieurs succursales pour l'exportation et exporter les ventes dans un seul fichier.
Les données de vente peuvent-elles également être importées quotidiennement dans mon système comptable ?
En principe, il est possible pour le système OktoPOS de stocker l'exportation des ventes sur votre serveur quotidiennement. Il y a un coût unique pour configurer l'exportation automatique. En raison de la gestion simple et très rapide de l'exportation des ventes dans le OktoPOS Manager, qui n'est généralement effectuée qu'une fois par mois avec très peu de temps, la connexion automatisée n'en vaut pas la peine dans la plupart des cas et n'apporte presque aucun avantage en termes de temps.
Où puis-je trouver un modèle pour le système de contrôle interne ?
Dans le manuel OktoPOS Cash sous OktoPOS > Système > Support du système.
Le OktoPOS Manager peut-il être supprimé après la fin du contrat ?
De notre point de vue, le OktoPOS Manager et les données sont soumis aux périodes de conservation légales. En cas d'audit fiscal ultérieur, un accès au système peut être demandé. Une simple exportation de données ne suffit pas régulièrement pour répondre aux exigences. Cependant, nous ne pouvons et ne devons faire aucune déclaration légale ou juridique à cet égard et suivre les instructions de nos clients.
Comment puis-je enregistrer les ventes ?
Le moyen le plus simple est d'utiliser l'exportation de la comptabilité financière. Vous le trouverez dans la navigation de gauche dans le OktoPOS Manager Comptabilité financière –> Exportation de la comptabilité financière.
L'exportation est générée en quelques secondes en appuyant sur un bouton sous forme de fichier CSV. Ce fichier CSV est reconnu et interprété par votre programme comptable lorsque vous l'importez.
Quels sont les périodes que je peux comptabiliser ?
Vous avez le choix entre des transactions individuelles, des journées entières ou d'autres périodes sélectionnables telles que des semaines ou des mois.
Si vous choisissez une période, par exemple un mois, vous pouvez choisir si les ventes pour toute la période doivent être cumulées ou ventilées par jours individuels.
Avec une seule exportation, une fois par mois, vous pouvez comptabiliser chaque jour du mois en un rien de temps.
Quel document résume les ventes quotidiennes pour la comptabilité ?
Veuillez utiliser le rapport de caisse. Vous pouvez le trouver sous Comptabilité > Comptes de caisses et rapports > Rapport de caisse. Contrairement à la fermeture de caisse ou au rapport Z, le rapport de caisse couvre toujours une journée complète, même si plusieurs caisses ont été fermées ce jour-là. Le rapport de caisse représente la base fiscale pour la comptabilité financière dans le système OktoPOS.
Que signifie si le rapport de caisse est provisoire ?
Le rapport de caisse est provisoire jusqu'à ce que le OktoPOS Manager ait assuré que toutes les transactions sont arrivées à la caisse dans le OktoPOS Manager. Cette détermination ne peut être faite que lorsque le premier reçu du jour suivant est posté. C'est le seul moyen pour le OktoPOS Manager d'identifier clairement quel était le dernier numéro de reçu de la journée.
Où puis-je trouver plus d'informations ?
Dans la FAQ, vous trouverez des informations et des vidéos pour la comptabilité (OktoPOS > Système > FAQ). Le manuel se trouve sous OktoPOS > Système > Support du système.
Exportation comptable
Exportez les ventes vers la comptabilité financière en appuyant sur un bouton
L'exportation des ventes facilite grandement le travail de la comptabilité financière..
Les ventes sont exportées depuis le OktoPOS Manager sous forme de fichier CSV et importées dans le programme comptable.
L'exportation peut être paramétrée pour être compatible avec tous les programmes comptables, y compris Datev bien sûr.
Options de paramétrage pour l'exportation des ventes
Les ventes peuvent être exportées en une seule fois pour plusieurs jours et plusieurs magasins.
Pour configurer la fonction d'exportation, saisissez simplement le plan comptable dans le OktoPOS Manager et attribuez un compte de revenus à chaque article de vente en fonction de son taux de TVA. De cette manière, vous pouvez facilement ventiler vos ventes dans votre P&L par groupes de marchandises ou catégories, selon vos besoins.
Gestion de contenu de site Web
Contrôlez votre site Web externe avec le OktoPOS Manager.
Avec le OktoPOS Manager, vous pouvez contrôler les fonctions et le contenu de votre site Web externe.
Le contenu est transmis via un plug-in du OktoPOS Manager à votre site Web, où il est affiché conformément à votre design.
Actualités / Promotion
Tenez vos clients informés des actualités et promotions. Vous pouvez rédiger des articles d'actualité avec l'éditeur de nouvelles et les télécharger sur votre page d'accueil.
Des périodes de validité peuvent être définies pour chaque article de nouvelles, ce qui vous permet de planifier des offres promotionnelles en conséquence.
Gestion des actualités Web
Événements
Avec le planificateur d'événements, vous pouvez gérer les listes de participants pour des événements comme des cours de cuisine, des séminaires, etc. Les événements peuvent être publiés sur votre site Web.
Questions fréquemment posées
Avec l'éditeur de FAQ, vous pouvez rassembler les questions courantes des clients et fournir les réponses. Cela permet de tenir vos clients informés et de réduire les efforts de support client. Gardez la FAQ à jour au fur et à mesure que de nouveaux sujets apparaissent.
Les questions et réponses sont publiées sur votre site Web.