Management
Der OktoPOS Manager, das Herzstück Ihrer Verwaltung.
Warenwirtschaft, Personal, Kunden und Auswertungen laufen in einem zentralen System zusammen.
Der OktoPOS Manager führt Artikel, Personal und Zahlen aller Standorte in einer Oberfläche zusammen.
Auf dieser Seite
OktoPOS Manager
Ihre webbasierte zentrale Datenbank, Management Plattform und Auswertungszentrale.
Software: SW-OPM, SW-CS
Mit dem OktoPOS Manager steuern Sie Filialen und Franchise-Standorte effizient über ein zentrales System, sogar international. Ob Lagerbestand, Personal oder Auswertungen: Alle Daten sind auf einer Plattform vereint. Skalierbar, mehrsprachig und ideal für expandierende Unternehmen mit globalen Zielen.
Filialen & Franchises
Software: SW-OMF
OktoPOS ist für Einzelbetriebe, Multi-Filial-Unternehmen und Franchise-Systeme geeignet.
Unternehmensstruktur
im OktoPOS Manager
Management der Unternehmensstruktur über den OktoPOS Manager. Franchises, Filialen und Kassen werden zentral angelegt und gepflegt.
Unternehmensstruktur
Ein Artikelstamm für alle Standorte
Sortiment, Bilder und Preise pflegen Sie an einer Stelle im OktoPOS Manager. Kassen und Terminals aller Standorte übernehmen die Änderungen.
- Artikel, Texte und Bilder
- Allergene, Zusatzstoffe und Nährwerte
- Preise je Standort, getrennt für vor Ort und zum Mitnehmen
- Mehrwertsteuersätze je Standort
- Menüs mit Auswahlschritten und Extras
- Aktionen über eigene Kategorien und das Startbild
- Zeitprofile zuweisen, etwa für Frühstück und Mittag
- Eigene Anordnung der Artikeltasten je Kasse
- Einheitliche Auswertungen über alle Standorte
Rechtesystem
Das Rechtesystem für den OktoPOS Manager und die Front-End-Module wird zentral verwaltet. Dabei sind die einzelnen Nutzerrechte sehr detailliert einstellbar und lassen sich für viele Bereiche auf Filialen beschränken.
International
OktoPOS kann in verschiedenen Ländern eingesetzt werden.
Währungen
Für jede Filiale kann eine Währung definiert werden. Diese Währung wird durchgängig für die Kasse und für die Funktionen und Berichte des OktoPOS Manager verwendet.
Sprachauswahl
an der Kasse
Alle internationalen Daten laufen im webbasierten OktoPOS Manager zusammen.
Videos
HUI Restaurant - Peking
hmv kafé - Peking
hmv kafé - Shanghai
Zurheide Berliner Allee - Düsseldorf, Deutschland
Warenwirtschaft
Effizienz, Konsistenz und Kontrolle durch Integration von Kasse und Warenwirtschaft.
Software: SW-MM1, SW-MM2
Die Warenwirtschaft stellt für Filialbetriebe eine besondere Herausforderung dar, weil der Aufwand der Datenerfassung im Verhältnis zu den oft kleinen Mengen je Transaktion stehen muss.
Ohne eine Integration der Kasse in die Warenwirtschaft geht es nicht. OktoPOS Cash bedient sich der zentralen Artikeldaten des OktoPOS Managers und liefert die Verbrauchsdaten dorthin zurück. Dies ist die Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft.
Die verbrauchten Artikel können über eine hinterlegte Rezeptur in ihre Zutaten aufgelöst werden. Anlieferungen und Abfälle werden erfasst. Mit diesen Daten wird für jeden Artikel ein Bestandskonto geführt. Nach der Inventureingabe werden die Soll-Ist Differenzen ausgewiesen.
Kassensystem mit Warenwirtschaft
Bestandskonto je Artikel
Für jeden Artikel läuft ein Bestandskonto mit.
Funktionen der Warenwirtschaft
- Artikelverwaltung
- Lieferantenverwaltung
- Inventuren
- Lager
- Soll - Ist Analyse
- Bestellvorschläge
- Rezepturen
- Preise
- Allergene
- Nährwerte
- Zusatzstoffe
- Haltbarkeit
- Produktkalkulation
- Rohertragsrechnung
- Anlieferungen
- Abfall
- Produktionsplanung
Inventur
Gezählt wird über Zähllisten, mobil im OktoPOS Manager oder mit dem MDE-Gerät per Barcode. Das System stellt der gezählten Menge den errechneten Bestand gegenüber.
- Soll-Ist-Differenz je Artikel, direkt in der Liste
- Aus der Zeile heraus ins Materialkonto des Artikels springen
- Bewertung nach den hinterlegten Werten, dann finalisieren
- Buchungsliste der Bestandsveränderung für die Finanzbuchhaltung
Abfall und Bruch
Der Soll-Ist-Vergleich stimmt nur, wenn neben den Verkäufen auch Abfall und Bruch gebucht werden.
Beides geht direkt an der Kasse oder im OktoPOS Manager, bei Verkaufsartikeln ebenso wie bei einzelnen Zutaten. Im OktoPOS Manager lassen sich die Abfall-Listen auswerten.
Bestellvorschlagsliste
Die Liste rechnet aus den Verkäufen der letzten Tage und dem Lagerbestand, was fehlt. Artikel mit einer Rezeptur werden dafür in ihre Bestandteile heruntergebrochen.
- Vorschlagsmengen vor dem Absenden von Hand ändern
- Als Bestellung per E-Mail an den Lieferanten
MDE-Gerät mit OktoInventory
Software: SW-INV
MDE steht für mobile Datenerfassung: ein Android-Handheld mit eingebautem Scanner. Barcode scannen, Menge eintippen, den Export in den OktoPOS Manager laden.
- Inventur: Die gescannten Mengen werden als erfasster Bestand übernommen
- Anlieferung: Die Mengen gehen in den Lieferschein
- Bestellung: Im Lager scannen, daraus wird die Bestellung
Menge erscheint im OktoPOS ManagerBarcode scannenMenge eintippenExport erzeugenMenge erscheint im OktoPOS Manager
Scannen. Auf dem Gerät läuft die OktoInventory Software. Sie lesen den Barcode ein und geben die Menge dazu ein.
Übergeben. Nach dem Scannen exportieren Sie eine CSV-Datei mit Barcodes und Mengen vom MDE-Gerät in den OktoPOS Manager.
Weiterverarbeiten. Der OktoPOS Manager übernimmt die Mengen, je nach Vorgang als erfasste Bestandsmenge der Inventur, als Menge im Lieferschein oder als Position einer Bestellung.
Artikel
Ein Artikel besitzt zahlreiche Attribute, die in herkömmlichen Kassensystemen nicht berücksichtigt werden. Im OktoPOS Manager werden die umfangreichen Attribute direkt zentral in der Artikelakte angelegt und gespeichert und stehen so in den verschiedenen Modulen zur Verfügung.
Zentrale Artikeldatenbank für alle Branchen
Preise
Ein Artikel kann auf verschiedenen Wegen verkauft werden. Dies bedingt unterschiedliche Preise und Mehrwertsteuersätze. Um zu vermeiden, dass für jede Vertriebsmöglichkeit ein eigener Artikel angelegt werden muss, können für einen Artikel mehrere Preise und Mehrwertsteuersätze angelegt werden, die abhängig von folgenden Parametern sind:
- Filiale
- Vertriebsweg (Inhouse, Take Away, Lieferservice, etc.)
Preise können je nach Filiale in unterschiedlichen Währungen berechnet werden. So kann derselbe Artikel in verschiedenen Filialen und Vertriebswegen international verkauft werden. Dies ermöglicht eine übergreifende Auswertung des Artikels.
Preistabelle für einen Artikel
Produktkalkulation
Das System berechnet für jeden Artikel die Materialkostenquote. Im Rohertragsbericht wird für jede Filiale für jeden Tag der Rohertrag gegliedert nach Artikeln ausgewiesen.
Produktkalkulation über Rezeptur
Rezepte, Nährwerte & Allergene verwalten
Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Rezepte durch die zentrale Verwaltung von Zutaten, Nährwerten und Allergenen. Der OktoPOS Manager ermöglicht eine klare Kennzeichnung und einfache Aktualisierungen, ideal für Gastronomie und Handel. Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und bieten Sie Ihren Gästen und Kunden maximale Transparenz und Sicherheit.
Rezepturen
Für Artikel, die in der Filiale hergestellt oder verändert werden, kann eine Rezeptur in der Artikelakte hinterlegt werden.
Dies ermöglicht folgendes:
- Verbrauchsbuchungen der Zutaten
- Ermittlung von Allergenen in Produkten über die Rezeptur
- Ermittlung von Zusatzstoffen in Produkten über die Rezeptur
- Ermittlung von Nährwerten über die Rezeptur
- Identifizierung von nicht-vegetarischen und nichtveganen Produkten über die Rezeptur
- Produktkalkulation über die Rezeptur
Nährwerte
Nährwerte von Endprodukten können über die Rezeptur ermittelt werden.
Für jeden Artikel können Nährwertangaben hinterlegt werden.
Berechnung Nährwerte in der Artikelakte
Über die Rezeptur errechnen sich die Nährwerte des Endprodukts aus den Zutaten. Da die Nährwerte des Endprodukts nicht unbedingt der Summe der Nährwerte der Zutaten entsprechen müssen, können die Werte auf jeder Stufe manuell korrigiert werden.
Veröffentlichung
Nährwertangaben können für die folgenden Zwecke verwendet werden:
Ausdruck der Artikelinformationen über den Bondrucker
Anzeige der Nährwerte auf der Kasse
Allergene & Zusätze
Allergene und Zusätze können über die Rezeptur ermittelt werden.
Jedem Artikel können Allergene und Zusatzstoffe zugeordnet werden. Über die Rezeptur errechnet das System die in den Endprodukten enthaltenen Allergene und Zusatzstoffe.
Diese Funktion hilft, die gesetzlichen Vorgaben zur Ermittlung der Allergene einzuhalten. Bei komplexen Rezepturen ist die Nachhaltung von Allergenen ohne Systemunterstützung kaum noch möglich, ohne die Übersicht zu verlieren.
Information über die Allergene und Zusatzstoffe können für die folgenden Zwecke verwendet werden:
Die Artikeldatenbank kann nach Allergenen und Zusatzstoffen gefiltert werden. So können mit einem Klick alle Artikel gefunden werden, die ein bestimmtes Allergen oder einen Zusatzstoff enthalten.
Filterung Artikeldatenbank nach Allergenen
Ermittlung Allergene in der
Artikelakte über Rezeptur
Mitarbeiterverwaltung
Software: SW-HR
Was Sie damit erreichen
- Weniger Aufwand, mehr Überblick: Personalplanung, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zulagen transparent managen.
- Schneller rekrutieren: Stellenausschreibungen auf Ihrer Website veröffentlichen und den Bewerbungsprozess strukturieren.
- Besser starten lassen: Onboarding mit Checklisten sorgt für strukturierte Einarbeitung, ohne Zettelchaos.
Funktionen im Überblick
- Schichtplanung
Intuitive Planung mit klaren Zuständigkeiten, für Service, Küche oder Verkaufsteams. - Integrierte Zeiterfassung
Arbeitszeiten zentral erfassen und verlässlich dokumentieren. - Urlaubs‑ & Abwesenheitsverwaltung
Urlaubstage und Abwesenheiten übersichtlich koordinieren, Konflikte vermeiden, Lücken rechtzeitig sehen. - Zeitkonten
Soll- und Ist-Arbeitszeiten abzüglich Krankheit und Urlaub in Zeitkonten verwalten. - Zulagen
Zulagen automatisch berechnen und dokumentieren. - Recruiting & Bewerbermanagement
Stellenausschreibungen erstellen und auf Ihrer Website präsentieren. Bewerbungen zentral verwalten, von der Vorauswahl bis zur Zusage. - Onboarding mit Checklisten
Digitale Mitarbeiter‑Checklisten für einen reibungslosen Start neuer Teammitglieder.
Ihre Vorteile
- Alles in einem Tool: Von der Schichtplanung bis zum Onboarding, ohne Systembrüche.
- Zeit sparen & Fehler reduzieren: Klare Prozesse, weniger Nacharbeit.
- Struktur fürs Team: Jeder weiß, wann er wo eingeteilt ist. Urlaube und Zulagen sind sauber geregelt.
OktoPOS bietet eine umfassende Mitarbeiterverwaltung, die alle essenziellen Funktionen von der Schichtplanung und Zeiterfassung bis hin zur Verwaltung von Urlaubstagen und Zulagen integriert. Stellenausschreibungen entstehen im System und erscheinen auf Ihrer Webseite.
Schichtplan, Zeiterfassung, Urlaub und Abwesenheiten liegen an einer Stelle. Boni und Zulagen rechnet das System aus den erfassten Zeiten. Für neue Mitarbeiter gibt es eine Checkliste, die die Einarbeitung abbildet.
Zusätzlich erleichtert das integrierte Recruiting-Modul das Bewerbermanagement erheblich. Sie erhalten gezielte Unterstützung bei der Auswahl und Verwaltung von Kandidaten, was den gesamten Rekrutierungsprozess optimiert und vereinfacht.
Mitarbeiterdatenbank
Die Mitarbeiter werden zentral im OktoPOS Manager angelegt und verwaltet. Somit stehen sie mit der einmaligen Erfassung im gesamten System zur Verfügung. Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Kassenanmeldung. Eine mehrfache Anlage entfällt.
Anmeldung Mitarbeiter an der Kasse
Vertragsverwaltung
In der Mitarbeiterakte werden die Vertragsdaten historisiert. Dies dient auch für die Berechnung von Personalkostenquoten und andere Auswertungen.
Zeiterfassung - OktoTime
Zeiterfassung mit einer Tablet-Computer App.
Software: SW-TA
Das Zeiterfassungsterminal OktoTime ist per Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Neue Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager angelegt. Die Log-Zeiten sind direkt im OktoPOS Manager sichtbar, so dass jederzeit ein Überblick gegeben ist, wer gerade arbeitet und wer nicht.
OktoTime erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der Zeiterfassung und zeigt zugleich, was die geleisteten Stunden kosten. Die Stunden werden mit den Vertragsdaten bewertet.
Die erfassten Stunden können für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.
Zeiterfassungslogs
Die Log Zeiten der Mitarbeiter sind einzeln und kumuliert verfügbar. Durch die direkte Anbindung der Zeiterfassungsterminals über Internet kann der aktuelle Log-Status eingesehen werden.
Funktionen
- Mitarbeiterauswahl mit Foto am Terminal
- Funktionsauswahl beim Einloggen (für die spätere Kostenauswertung)
- Einloggen / Ausloggen
- Loggen mit kontaktloser Mitarbeiterkarte (RFID) oder PIN
- Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager verwaltet
- Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager gesendet
- Neue Mitarbeiter sind direkt nach der Anlage im OktoPOS Manager auf den Terminals verfügbar
- Auswertungen im OktoPOS Manager
- Personalkostenauswertung
Arbeitszeitkonten: Plus/Minusstunden im Blick
Mit den Arbeitszeitkonten in OktoPOS behalten Sie Plus‑ und Minusstunden jederzeit transparent im Auge. Die Salden ergeben sich direkt aus den erfassten Arbeitszeiten sowie den Urlaubs- und Krankheitstagen und sind pro Mitarbeiter klar ersichtlich. Den Ausgleich regeln Sie flexibel nach Ihren betrieblichen Vereinbarungen.
- Software:
- Hardware:
- Android Tablet-Computer 7-10"
- Datenanbindung:
- WLAN - Internet OktoTime bucht über eine Internet Verbindung direkt im OktoPOS Manager. Sollte das Internet einmal nicht verfügbar sein, so speichert das Terminal die Logs und sendet sie später nach.
Schichtplanung
Integrierte Schichtplanung mit Verknüpfung zu Personalakte und Umsätzen.
Software: SW-SP
Wochenplan
Die Schichten können einfach und komfortabel per Drag & Drop im OktoPOS Manager geplant werden.
Für die einzelnen Funktionen stehen die Mitarbeiter zur Verfügung, die eine entsprechende Qualifikation für die Funktion hinterlegt haben. Das System gleicht dabei Doppeleinteilungen und andere Merkmale dynamisch ab und gibt entsprechende Warnhinweise aus.
Schichtplanung-Übersicht
In der Übersicht sehen Sie den Schichtplan auf einen Blick. Der Schichtplan kann auf Knopfdruck in eine andere Woche kopiert werden. Dabei können alle Funktionen oder nur einzelne Funktionen kopiert werden.
Schichtplanung-Balkendiagramm
Das Balkendiagramm bietet eine gute Übersicht, ob alle Zeiten optimal besetzt sind und keine Unter- oder Überbesetzung in der Planung entstanden ist.
Woche als Balkendiagramm
Mein Schichtplan
Mitarbeiter können online ihre Schichtzeiten und Einsatzorte sehen.
Einschränkungen
Für die Schichtplanung können verschiedene Einschränkungen einzelner Mitarbeiter berücksichtigt werden.
So kann dem Schichtplaner angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder seine Auslastung zu hoch wird.
In der Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob die Einschränkungen lediglich Warnmeldungen hervorrufen oder die Einteilung effektiv unterbinden.
Die folgenden Einschränkungen sind verfügbar:
- Urlaub
- Krankheit
- Geburtstag
- Ruhezeiten
- Kollegeneinschränkungen
- Filialeinschränkungen
Warnmeldung für Schichtplaneinschränkungen
Veröffentlichung
Der Schichtplan kann über die folgenden Wege den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden:
- Ausdruck
- Online
Planungshilfen
Neben den Mitarbeiter-Einschränkungen werden dem Schichtplaner verschiedene Planungshilfen zur Verfügung gestellt.
So wird angezeigt, wie viele der vertraglichen Stunden bereits verbraucht sind, für welche Funktionen der Mitarbeiter qualifiziert ist, in welchen Filialen und Funktionen er Erfahrung hat sowie alternativ passende Mitarbeiter.
Erfahrung eines Mitarbeiters
Funktionen
- Planung in Wochenansicht
- Planung nach Funktionsbereichen
- Konfliktabgleich
- Mitarbeiter-Restriktionen
- Kopierfunktion
- Summierung der Stunden pro Mitarbeiter
- Übersicht als Balkendiagramm
- Zugang für Mitarbeiter („Mein Schichtplan“)
- Verteilung der Einsatzzeiten an die Mitarbeiter auf Knopfdruck per E-Mail
- PDF-Schichtplan
- Auswertungen nach Filialen und Funktionen
- Schicht-Vorlagen
- Umsatz / Personalkosten / Personalkostenquote
- Planungshilfen (Informationen über Mitarbeiter)
Urlaubskonten
Nachhalten von Urlaubsguthaben.
Aus den Vertragsdaten ergibt sich der jährliche Urlaubsanspruch und Urlaubsverfall.
Fehltage durch Arbeitsunfähigkeit können in dem Konto ebenfalls dokumentiert werden.
Beantragte und genehmigte Urlaube sowie Arbeitsunfähigkeiten lösen in der Schichtplanung entsprechende Warnmeldungen aus.
Zulagenverwaltung
Einfacher Abgleich von Zuschlagszahlungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
Mit der Zulagenverwaltung können steuerbegünstigte Zulagen für Arbeitszeiten an Feiertagen und Nachtschichten errechnet werden.
Die Funktion ist direkt mit OktoTime verbunden.
Checkliste
Nachhalten von Gegenständen, die an Mitarbeiter ausgegeben wurden.
In der Mitarbeiterakte wird eine Checkliste geführt, über die Gegenstände an den Mitarbeiter ausgehändigt werden. (Schlüssel, Arbeitskleidung, etc.).
Stellenanzeigen & Recruiting
Stellenanzeigen schreiben Sie im System und veröffentlichen sie auf Ihrer Webseite. Die Bewerbungen laufen dort auf, mit dem Stand je Bewerber vom Erstkontakt bis zur Einstellung.
Verwaltung der offenen Stellen
Mit der Stellenausschreibungs-Funktion erstellen Sie Job-Anzeigen, die Sie auf Ihrer Homepage online stellen. Interessenten können sich direkt online bewerben. Die eingehenden Bewerbungen können Sie im OktoPOS Manager verwalten.
Recruiting
Bewerbermanagement
Software: SW-OC
OktoCareer - Personalmanagement-Software
Mit dem separaten OktoCareer Modul steht Ihnen ein professionelles Bewerbermanagement System zur Verfügung:
- Stellenausschreibungen auf der eigenen Website und auf Stellenbörsen
- Bewerbungseingang über die Website, Stellenbörsen und per E-Mail
- Anlage einer Bewerberakte
- Elektronische Analyse des Lebenslaufs
- Rechtskonforme Einholung von Einwilligungen in die Datenverarbeitung
- Fristenmanagement für den Datenschutz und rechtskonforme Löschung
- Integrierte Kommunikation mit Bewerbern per E-Mail
- Bewertungen von Kandidaten
- Pflege von Long- und Shortlists
- Aufbau eines Kandidatenpools
- Verwaltung von offenen Stellen
- Wiedervorlagefunktion
- Outlook Anbindung
- Reporting
Das OktoCareer Modul ist geeignet für Unternehmen mit einem Eingang ab 10 Bewerbungen pro Monat. Mit OktoCareer behalten Sie die Übersicht, verpassen keine Fristen und gewährleisten ein professionelles Auftreten am Arbeitsmarkt.
- Übersicht über den Bewerber behalten
- Keine Fristen mehr verpassen
- Professionelles Auftreten am Arbeitsmarkt
- Bessere Entscheidungen durch mehr Informationen
Behalten Sie den Überblick, mit Analyse- und Reporting-Tools
Der OktoPOS Manager bietet leistungsstarke Analysen, übersichtliche Berichte und effektive Controlling-Funktionen für fundierte Entscheidungen. Für Steuerberater gibt es eigene Werkzeuge, und die Buchhaltung liest den Export direkt ein. In Kombination mit einem integrierten Content-Management-System behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Daten, Kommunikation und Inhalte. Mehr Klarheit, weniger Aufwand: alles in einem System.
Reporting
Umfassendes Echtzeit Berichtswesen.
Alles und jederzeit
Der OktoPOS Manager ermöglicht den Zugriff auf Berichte zu einer Vielzahl von Themen, die stets aktuell sind. Selbst Verkäufe, die vor wenigen Sekunden getätigt wurden, werden unmittelbar in den Berichten berücksichtigt. Dank der hohen Rechenkapazität des Servers und optimierter Programmstrukturen lassen sich auch komplexe Auswertungen blitzschnell durchführen.
Für eine individuelle Weiterverarbeitung können Auswertungen einfach nach Excel exportiert werden. Zudem ist es möglich, aus den meisten Analysen PDF-Dokumente zur Dokumentation zu erstellen. Da die Daten aus allen Modulen im OktoPOS Manager zusammenfließen, sind auch Auswertungen möglich, die Daten aus verschiedenen Bereichen kombinieren, wie zum Beispiel die Lohnkostenquote oder Produktkalkulationen.
Kontrolle
Durchblick entsteht, wenn die wichtigen Informationen zu Ihnen kommen und nicht Sie die Informationen erarbeiten müssen. Aufgrund der Vielzahl von Abläufen und Transaktionen unterschiedlicher Art in einer Filiale, kann ohne ein effizientes und vernetztes System der Überblick nicht gehalten werden.
Abonnieren Sie den Management-Bericht, der Ihnen täglich per E-Mail die wichtigsten Informationen liefert. Nutzen Sie die Drill-Down-Funktion um den Daten auf den Grund zu gehen. Durch die Verfügbarkeit aller Daten in einem System, können Sie sich bis zu den Rohdaten durchklicken.
Nutzen Sie die Kombination von Daten um z. B. mit dem Margenbericht zu analysieren mit welchen Artikeln Sie an welchen Tagen am meisten oder am wenigsten verdienen.
Durch die differenzierte Rechtestruktur können Sie spezifisch definieren, welcher Mitarbeiter welche Berichte sehen darf. Im OktoPOS Manager stehen mehr als 50 verschiedene Berichte zur Verfügung.
Monatlicher Umsatzbericht
Controlling
Maximale Transparenz durch Verknüpfung von Daten verschiedener Bereiche.
Vom Erbsenzähler zum Visionär
Wer eine Flächenorganisation führt, weiß wie wichtig aktuelle Daten sind und wie schwer es ist, an Sie zu kommen.
OktoPOS liefert Ihnen die Informationen so schnell und umfassend wie kein anderes System. OktoPOS gibt Ihnen den Kompass, mit dem Sie Ihr Unternehmen auf Kurs halten.
Effektive Unternehmensführung zeichnet sich durch Überblick und Detailverständnis aus. OktoPOS bietet dank des integrierten Ansatzes das gesamte Spektrum von der Profitabilität der Filiale bis zur einzelnen Transaktion.
Drill Down
Um die Auswertungen zu verstehen, können Sie die Berichte bis zur einzelnen Transaktion analysieren.
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Im OktoPOS Manager sehen Sie Ihr tägliches Betriebsergebnis für jede Filiale. Die Daten hierfür kommen von der Kasse, über die Artikel, Rezepturen und Einkaufspreise sowie über die Personalkosten gemäß Zeiterfassung und Arbeitsverträgen. Raumkosten, Abschreibungen und sonstige Aufwendungen werden pro Filiale pauschal oder umsatzabhängig hinterlegt.
Die einzige Kasse, die den Umsatz und den Erfolg unter dem Strich zeigt.
Elektronisches Kassenbuch - OktoJournal
Software: SW-LED
Mit dem elektronischen Kassenbuchmodul OktoJournal erfüllen Sie die gesetzliche Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs. Bargeldbestände sowie Ein- und Auszahlungsbelege werden direkt an der Kasse erfasst und gesetzeskonform in der Cloud gespeichert. Der Schutz erfolgt durch eine zertifizierte TSE.
OktoJournal ist Ihr elektronisches Kassenbuch mit Eintragung am Touchscreen. Für Registrierkassen und Tresorbücher.
Kein Ärger mehr mit handschriftlichen Notizen.
Alle Ein- und Auszahlungsbelege der Kasse werden über den Touchscreen erfasst und in der Cloud gespeichert.
Kein mühsames Hantieren mit Maus und Tastatur. Das Touchscreen OktoJournal Erfassungsterminal steht direkt neben der Kasse. Damit ist sichergestellt, dass auch tatsächlich jeder Beleg sofort verbucht wird.
Abgabenordnung §146a
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Vermeiden Sie die Verwerfung Ihrer Buchhaltung durch das Finanzamt aufgrund von formalen Mängeln im Kassenbuch.
Kassenbücher dürfen nicht in Excel geführt werden. Die Aufzeichnungen sind zeitnah und unveränderbar zu erfassen. Alle Aufzeichnungen müssen sicher gespeichert werden. Bei elektronischen Aufzeichnungen ist dem Finanzamt bei einer Prüfung der elektronische GoBD Export zur Verfügung zu stellen.
Die elektronischen Aufzeichnungen einer Kasse müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert werden.
Funktionen
- Elektronisches Kassenbuch
- Finanzamtkonform
- Manipulationssicher
- Einfache Eingabe von Belegen per Touchscreen
- Speicherung und automatische Backups in der Cloud
- Export der Finanzbuchhaltung
- Kassensturzfunktion
- Auswertungen in der Cloud
- Zugang für Buchhalter
- Optionale Aufzeichnung von Benutzernamen für jede Transaktion
- Jederzeit Auskunft über den angestrebten Kassenbestand
- Mandantenfähig (mehrere Kassenbücher auf einer Plattform)
- PDF-Export
- Excel-Export (für interne Auswertungen)
Preis
nur € 9,90 / Monat
Einmalige Kosten für Hardware und Einrichtung: € 999
Inkl. Technische Sicherheitseinrichtung TSE
Frontend
Backend
Kassenbuch in der Cloud
Auswertungen in der Cloud
GoBD-Export aus der Cloud
Verwaltung der Einstellungen in der Cloud
OktoJournal ist ein Erfassungsterminal mit elektronischem Kassenbuch für Registrierkassen und für Kassen ohne Umsatzsteuererfassung, z. B. Tresor oder Handkasse.
Fragen und Antworten
Warum wird OktoJournal nur als monatliche Lizenz angeboten?
Steuerliche Software ist heutzutage laufenden Änderungen und Updates unterlegen.
In der monatlichen Lizenz sind die laufenden Updatekosten enthalten.
Weiterhin ist die finanzamtkonforme Speicherung der Daten inklusive Backups enthalten.
Sie brauchen sich also um nichts weiter zu kümmern und können Betriebsprüfungen gelassen entgegensehen.
Kann ich das Touch Terminal auch auf meiner eigenen Hardware installieren?
Nein. OktoJournal kann nur mit dem Erfassungsterminal von uns genutzt werden.
Ist eine Schulung in den Kosten enthalten?
Das Programm ist sehr einfach zu bedienen. Eine kurze Einführungsschulung per Telefon oder Videokonferenz ist enthalten.
Wie ist die Zahlungsweise?
Die Zahlung der monatlichen Lizenzgebühren erfolgt pro Jahr im Voraus.
Wie ist die Kündigungsfrist?
Sie können OktoJournal jederzeit zum Jahresende kündigen.
Kann ich meine Daten aus der Cloud selber exportieren?
Ja, Sie können das Kassenbuch, den GoBD Export, den DSFinV-K Export und die Einzelbuchungen jederzeit über Ihren Zugang zur Kassenbuchverwaltung aus der Cloud exportieren.
Warum ist OktoJournal offlinefähig, wenn das Kassenbuch in der Cloud ist?
Die Aufzeichnungen werden mit dem Touch Terminal durchgeführt. Das Touchterminal ist ein offline Programm. Sobald das Touch Terminal eine Internetverbindung hat (WLAN oder LAN), überträgt es automatisch die einzelnen Buchungen in Ihre Kassenbuchverwaltung in der Cloud.
Was muss ich tun, wenn ich OktoJournal nutzen möchte?
- Sie schließen mit uns online einen Lizenzvertrag.
- Sie bestellen das Touch Terminal und zahlen die Rechnung und die Lizenz für das erste Jahr.
- Sie erhalten innerhalb von 7 Werktagen Ihr Touch Terminal und den Zugang zu Ihrem Kassenbuch in der Cloud.
Kommen Support Kosten auf mich zu?
In der Regel nicht. Die kurze enthaltene Anfangsschulung sollte ausreichend sein. Wenn Sie Fragen zwischendurch haben, können Sie uns gerne zu den Bürozeiten kontaktieren.
Kann ich mit OktoJournal auch Verkaufsrechnungen ausstellen?
Nein. Dafür können Sie die elektronische Touch-Registrierkasse OktoPOS Cash nutzen.
Ich nutze OktoPOS Cash als Registrierkasse. Brauche ich dennoch OktoJournal?
Das Kassenbuch ist in OktoPOS Cash bereits integriert. Sie brauchen OktoJournal zusätzlich nur dann, wenn Sie noch weitere Kassenbücher führen möchten, die nicht mit einer Registrierkasse zu tun haben. Z. B. ein Tresorbuch oder ein Kassenbuch für die Bargeldkasse im Büro.
Für Steuerberater
Funktionen und Informationen für Steuerberater
Wie komme ich an die Daten meines Mandanten?
OktoPOS bietet einen Login für Steuerberater. Mit diesem Zugang haben Sie Zugriff auf die für sie wichtigen Bereiche des Systems. Alles was Sie brauchen ist ein Computer mit Internetverbindung. Im Browser (z. B. Firefox, Chrome) kommen Sie in das OktoPOS System Ihres Mandanten. Bitten Sie Ihren Mandanten um die Zugangsdaten. Wir richten den Steuerberater Zugang individuell für das System Ihres Mandanten ein, wenn uns Ihr Mandant die Anforderung zukommen lässt.
Gibt es einen DATEV Export?
Ja, der FiBu-Export ist mit Datev und alle anderen gängigen Buchhaltungsprogramme kompatibel.
Kann ich auch mehrere Filialen auf einmal exportieren?
Ja. Wenn Ihr Mandant mehrere Filialen betreibt, können Sie mehrere Filialen für den Export wählen, und die Umsätze in einer Datei exportieren.
Können die Umsatzdaten auch täglich in mein FiBu System importiert werden?
Grundsätzlich ist es möglich, dass das OktoPOS System den Umsatzexport täglich auf Ihrem Server ablegt. Für die Einrichtung des automatischen Exports entsteht ein einmaliger Kostenaufwand. Aufgrund der einfachen und sehr schnellen Handhabung des Umsatzexports im OktoPOS Manager, der i. d. R. nur einmal pro Monat mit sehr wenig Zeitaufwand durchgeführt werden muss, lohnt die automatisierte Anbindung in den meisten Fällen nicht und bringt kaum einen Zeitvorteil.
Wo finde ich den GoBD Export für Steuerprüfungen in Deutschland?
Im OktoPOS Manager unter OktoPOS > Datenexport > Datenexport (GoBD)
Wo finde ich die Dokumentation für den GoBD export?
Im OktoPOS Manager unter OktoPOS > System > System Support
Wo finde ich den DSFinV-K-Export für Steuerprüfungen in Deutschland?
Im OktoPOS Manager unter OktoPOS > Datenexport > DSFinV-K-Export.
Wo finde ich eine Vorlage für das interne Kontrollsystem?
Im Handbuch von OktoPOS Cash unter OktoPOS > System > System Support.
Kann der OktoPOS Manager nach Vertragende gelöscht werden?
Aus unserer Sicht unterliegt der OktoPOS Manager samt Daten den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Prüfer können bei späteren Betriebsprüfungen den Zugang zu dem System verlangen. Ein reiner Datenexport genügt regelmäßig nicht den Anforderungen. Wir können und dürfen in dieser Hinsicht jedoch keine Rechts- und Steuerberatung leisten und richten uns nach den Weisungen der Mandanten.
Wie verbuche ich die Umsätze?
Nutzen Sie am einfachsten den FiBu-Export. Sie finden ihn in der linken Navigation im OktoPOS Manager unter FiBu > FiBu-Export.
Der Export wird auf Knopfdruck in Sekundenschnelle generiert und als CSV Datei ausgegeben. Diese CSV Datei wird von Ihrem Buchhaltungsprogramm erkannt und interpretiert, wenn Sie sie einlesen.
Welche Zeiträume kann ich verbuchen?
Sie haben die Auswahl zwischen Einzeltransaktionen, ganzen Tagen oder sonstigen wählbaren Zeiträumen wie Wochen oder Monate.
Wenn Sie einen Zeitraum wählen, z. B. einen Monat, können Sie auswählen, ob die Umsätze für den gesamten Zeitraum kumuliert werden sollen oder in Einzeltage aufgeteilt werden.
So können Sie mit einem einzigen Export einmal pro Monat jeden einzelnen Tag des Monats in kürzester Zeit buchen.
Welches Dokument fasst die täglichen Umsätze für die Buchhaltung zusammen?
Nutzen Sie bitte den Kassenbericht. Sie finden ihn unter FiBu > Kassenabschlüsse und Berichte > Kassenbericht. Im Gegensatz zum Kassenabschluss oder Z-Bericht umfasst der Kassenbericht immer einen gesamten Geschäftstag, auch wenn an dem Tag mehrere Kassenabschlüsse gemacht wurden. Der Kassenbericht stellt im OktoPOS System die steuerliche Grundlage für die Finanzbuchhaltung dar.
Was bedeutet es, wenn der Kassenbericht vorläufig ist?
Der Kassenbericht ist solange vorläufig, bis der OktoPOS Manager sichergestellt hat, dass sämtliche Buchungen der Kasse im OktoPOS Manager angekommen sind. Diese Feststellung kann erst dann erfolgen, wenn der erste Beleg des Folgetags gebucht ist. Nur so kann der OktoPOS Manager eindeutig identifizieren, welches die letzte Belegnummer des Buchungstags ist.
Wo finde ich den TSE Export für Steuerprüfungen in Deutschland?
Im OktoPOS Manager unter OktoPOS > Datenexport > TSE Datenexport
Wo finde ich weiterführende Informationen?
In den FAQ finden Sie Informationen und Videos für die Buchhaltung (OktoPOS > System > FAQ). Das Handbuch finden Sie unter OktoPOS > System > System Support.
Wo finde ich eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation?
Im Handbuch von OktoPOS Cash unter OktoPOS > System > System Support.
Buchhaltungsexport
Umsätze auf Knopfdruck in die FiBu exportieren
Software: SW-FA
Der Umsatzexport erleichtert die Arbeit für die Finanzbuchhaltung grundlegend.
Umsätze werden als CSV Datei aus dem OktoPOS Manager exportiert und in das Buchhaltungsprogramm importiert.
Der Export kann so eingestellt werden, dass er mit sämtlichen Buchhaltungsprogrammen kompatibel ist. Zum Beispiel mit DATEV, Lexware und sevdesk.
Der Umsatz kann in einem Durchgang für mehrere Tage und mehrere Filialen exportiert werden.
Für die Einrichtung des Exports hinterlegen Sie den Kontenplan im OktoPOS Manager und Sie weisen jedem Verkaufsartikel abhängig vom Umsatzsteuersatz ein Erlöskonto zu. So können Sie den Umsatz in Ihrer BWA und G+V bei Bedarf nach Warengruppen oder Kategorien aufteilen.
So bucht der Umsatzexport
Die Animation zeigt an einem Beispiel, wie der Umsatzexport Erlöse, Umsatzsteuer und Zahlungswege über das Umsatzverrechnungskonto bucht und wie Kasse und Kartenverrechnungskonto danach über Bank und Kosten aufgelöst werden.
Beispiel mit erfundenen Werten. Es dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Diese Konten richten Sie in der FiBu ein
Den Buchungssatz erzeugt der OktoPOS Manager mit dem FiBu-Umsatzexport.
Ohne Umsatzsteuerautomatik: in OktoPOS „Nettowerte exportieren“ an und die Zahlungswege mit exportieren.
Trägt ein Erlöskonto trotzdem eine Umsatzsteuerautomatik, bucht die FiBu die Steuer doppelt.
| Konto in der FiBu | Wie viele | In OktoPOS zugewiesen an |
|---|---|---|
| Erlöskonto, ohne Umsatzsteuerautomatik | Wie vieleje Steuersatz, bei Bedarf zusätzlich je Warengruppe | In OktoPOS zugewiesen anden Artikeln |
| Umsatzsteuerkonto | Wie vieleje Steuersatz | In OktoPOS zugewiesen andem Steuersatz |
| Umsatzverrechnungskonto | Wie vieleje Filiale | In OktoPOS zugewiesen ander Filiale |
| Zahlungswegekonto | Wie vieleje Zahlungsweg, etwa Bar, Karte, Gutschein, Rechnung. Für Bar je Filiale ein eigenes | In OktoPOS zugewiesen andem Zahlungsweg |
Nicht im Export, in der FiBu selbst buchen
- Bareinlagen und Barentnahmen ohne Verkauf, etwa Wechselgeld oder Privatentnahmen
- Kassendifferenzen beim Tagesabschluss
- Trinkgeld, das unbar gezahlt und bar ausgezahlt wird
Kontrolle
Nach dem Import steht das Umsatzverrechnungskonto auf null. Bleibt ein Saldo, zuerst prüfen, ob die Zahlungswege mit exportiert wurden und jeder Zahlungsweg ein Konto hat.
Danach, aus Kontoauszug und Monatsabrechnung
- Kassendifferenzen aus dem Tagesabschluss
- Bank: Einzahlungen aus der Kasse und Auszahlungen des Zahlungsdienstleisters
- Aufwand für die Miete des Kartenzahlungsgeräts, umsatzsteuerpflichtig, mit Vorsteuer
- Aufwand für umsatzsteuerpflichtige Gebühren, mit Vorsteuer
- Aufwand für umsatzsteuerfreie Gebühren, Konto mit dem Steuerschlüssel steuerfrei
- Vorsteuer 19 %
Mit OktoFIN kommt zur Monatsabrechnung auf Wunsch ein fertiger Buchungssatz. Am Monatsende entspricht der Saldo des Kartenverrechnungskontos dann dem Übertrag, den die Monatsabrechnung ausweist.
MCP-Schnittstelle
Ihr Manager, für KI-Agenten geöffnet.
Software: API-MCP
Das Model Context Protocol, kurz MCP, ist der Standard, über den KI-Agenten mit einem Fachsystem arbeiten. Der OktoPOS Manager hat eine solche Schnittstelle. Ein Agent, der MCP unterstützt, etwa Claude oder ChatGPT, arbeitet damit direkt an Ihren Zahlen.
Was damit möglich wird
Was ein Agent in den einzelnen Bereichen beantwortet.
- Controlling. Die Lage am Morgen, fünf Sätze zum Vortag je Filiale.
- Reporting. Umsatz, Bons und Durchschnittsbon für jeden Zeitraum, und wo eine Filiale vom Rest abweicht.
- Angebotsplanung. Zu welcher Stunde und in welcher Woche sich ein Artikel verkauft, und wann er zurück ins Angebot gehört.
- Sortiment. Welcher Artikel sich im Sortiment nicht mehr trägt, gemessen an Bons und Umsatzanteil, und was an seine Stelle gehört.
- Zusatzverkauf. Welche Artikel auf demselben Bon stehen und wo ein Paketangebot oder eine Empfehlung liegen bleibt.
- Aktionen. Was eine Rabattaktion gebracht hat, gemessen an den Wochen davor, je Filiale.
- Preise. Was ein anderer Preis in einer Filiale an Menge und Umsatz bewirkt, gemessen statt geraten.
- Prognosen. Die Umsatzprognose je Filiale abfragen und in Dienstplan und Bestellung übersetzen.
- Artikelpflege. Fehlende Angaben und Beschreibungen im Artikelstamm ergänzen, wenn der Zugang das Schreibrecht hat.
Keine Anbindung und keine Dokumentation nötig. Die Schnittstelle beschreibt sich dem Agenten selbst. Er fragt beim ersten Zugriff ab, welche Daten und Aufgaben es gibt, und arbeitet sofort damit.
Sechs Beispiele, durchgespielt: von der Frage bis zum Ergebnis.
Datenschutz: Das angebundene KI-Werkzeug wählen Sie selbst. Für den datenschutzkonformen Einsatz ist Ihr Betrieb verantwortlich, insbesondere bei personenbezogenen Daten.