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OktoPOS Manager – Ihr digitales Management-Zentrum
Der OktoPOS Manager ist das Herzstück unserer leistungsstarken Management-Software. Mit umfassenden Funktionen für Warenwirtschaft, Personalverwaltung, Kundenbeziehungen und tiefgehende Analysen behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle.
Optimieren Sie Abläufe, treffen Sie fundierte Entscheidungen und vereinfachen Sie Ihre täglichen Prozesse – alles in einem zentralen System. Erleben Sie volle Kontrolle mit OktoPOS!
OktoPOS Manager
Ihre webbasierte zentrale Datenbank, Management Plattform und Auswertungszentrale.
Mit dem OktoPOS Manager steuern Sie Filialen und Franchise-Standorte effizient über ein zentrales System – sogar international. Ob Lagerbestand, Personal oder Auswertungen: Alle Daten sind auf einer Plattform vereint. Skalierbar, mehrsprachig und ideal für expandierende Unternehmen mit globalen Zielen.
Business Cloud Computing
Der OktoPOS Manager ist eine zentrale, webbasierte Plattform, die die Verwaltung aller Front-End-Systeme ermöglicht. Als das zentrale Nervensystem Ihres Geschäfts sammelt er Daten aus verschiedenen Quellen und ermöglicht deren Echtzeitanalyse.
Zugriff von überall: Der OktoPOS Manager ist über jeden Standardbrowser mittels einer gesicherten Internetverbindung erreichbar.
Filialen & Franchises
OktoPOS ist für Einzelbetriebe, Multi-Filial-Unternehmen und Franchise-Systeme geeignet.
International
OktoPOS kann in verschiedenen Ländern eingesetzt werden.
Bestandsführung
Der OktoPOS Manager bietet Ihnen ein integriertes Berichtssystem, Controlling und ein Management-Tool für Ihre Website-Inhalte. Er vereint alle Daten und Informationen der diversen Module in einer zentralen, übersichtlichen Plattform. Dies ermöglicht Ihnen stets aktuelle Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse und die Fähigkeit, umgehend auf Veränderungen zu reagieren.
Zusätzlich erleichtern spezielle Funktionen für Steuerberater und der Export von Umsatzdaten die täglichen Abläufe Ihrer Finanzbuchhaltung erheblich.
Warenwirtschaft
Effizienz, Konsistenz und Kontrolle durch Integration von Kasse und Warenwirtschaft.
Die Warenwirtschaft stellt für Filialbetriebe eine besondere Herausforderung dar, weil der Aufwand der Datenerfassung im Verhältnis zu den oft kleinen Mengen je Transaktion stehen muss.
Ohne eine Integration der Kasse in die Warenwirtschaft geht es nicht. OktoPOS Cash bedient sich der zentralen Artikeldaten des OktoPOS Managers und liefert die Verbrauchsdaten dorthin zurück. Dies ist die Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft.
Die verbrauchten Artikel können über eine hinterlegte Rezeptur in ihre Zutaten aufgelöst werden. Anlieferungen und Abfälle werden erfasst. Mit diesen Daten wird für jeden Artikel ein Bestandskonto geführt. Nach der Inventureingabe werden die Soll-Ist Differenzen ausgewiesen.
Die Qualität der Ergebnisse hängt von der Qualität der Dateneingabe ab. Bei komplexen und nicht standardisierten Produktionsprozessen werden häufig Soll-Ist Differenzen in Kauf genommen.
Inventur mit Soll-Ist Werten
Inventur
Die Inventur wird über Zähllisten oder direkt (mobil) im OktoPOS Manager eingegeben. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Bestand über ein mobiles MDE Gerät (Android) per Barcode zu erfassen und an den OktoPOS Manager zu exportieren. Soll-Ist Differenzen werden angezeigt. Zur Analyse der Differenzen kann direkt aus der Inventur heraus das Materialkonto des Artikels aufgerufen werden.
Die Inventur wird anhand der hinterlegten Werte bewertet und finalisiert. Die Inventurvergleichsfunktion gibt die Bestandsveränderung mit einer Buchungsliste für die Finanzbuchhaltung aus.
Bestellvorschlagsliste
Die Bestellvorschlagsliste berücksichtigt die Verkäufe der letzten Tage und den Lagerbestand. Artikel mit einer Rezeptur werden in die Bestandteile runtergebrochen.
Die Bestellvorschlagsliste kann manuell bearbeitet und per E-Mail an die Lieferanten geschickt werden.
Bestellvorschlagsliste
Erfassung Abfall an der Kasse
Abfall
Der Soll-Ist-vergleich kann nur korrekt sein, wenn nicht nur die Verkäufe automatisch über die Kasse erfasst werden, sondern auch Abfall/Bruch.
Abfall und Bruch kann entweder direkt über die Kasse oder im OktoPOS Manager erfasst werden.
An der Kasse können nicht nur Verkaufsartikel als Abfall erfasst werden sondern auch Zutaten.
Im OktoPOS Manager können Abfall-Listen ausgewertet werden.
Artikel
Ein Artikel besitzt zahlreiche Attribute, die in herkömmlichen Kassensystemen nicht berücksichtigt werden. Im OktoPOS Manager werden die umfangreichen Attribute direkt zentral in der Artikelakte angelegt und gespeichert und stehen so in den verschiedenen Modulen zur Verfügung.
Preise
Ein Artikel kann auf verschiedenen Wegen verkauft werden. Dies bedingt unterschiedliche Preise und Mehrwertsteuersätze. Um zu vermeiden, dass für jede Vertriebsmöglichkeit ein eigener Artikel angelegt werden muss, können für einen Artikel mehrere Preise und Mehrwertsteuersätze angelegt werden, die abhängig von folgenden Parametern sind:
- Filiale
- Vertriebsweg (Inhouse, Take Away, Lieferservice, etc.)
Preise können je nach Filiale in unterschiedlichen Währungen berechnet werden. So kann derselbe Artikel in verschiedenen Filialen und Vertriebswegen international verkauft werden. Dies ermöglicht eine übergreifende Auswertung des Artikels.
Preistabelle für einen Artikel
Produktkalkulation
Das System berechnet für jeden Artikel die Materialkostenquote. Im Rohertragsbericht wird für jede Filiale für jeden Tag der Rohertrag gegliedert nach Artikeln ausgewiesen.
Produktkalkulation über Rezeptur
Funktionen
- Artikelverwaltung
- Lieferantenverwaltung
- Inventuren
- Lager
- Soll - Ist Analyse
- Bestellvorschläge
- Rezepturen
- Preise
- Allergene
- Nährwerte
- Zusatzstoffe
- Haltbarkeit
- Produktkalkulation
- Rohertragsrechnung
- Anlieferungen
- Abfall
- Produktionsplanung
Übersicht der Deckungsbeiträge verkaufter
Artikel über einen gewählten Zeitraum
Rezepte, Nährwerte & Allergene verwalten
Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Rezepte durch die zentrale Verwaltung von Zutaten, Nährwerten und Allergenen. Unsere Software ermöglicht eine klare Kennzeichnung und einfache Aktualisierungen – ideal für Gastronomie und Handel. Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und bieten Sie Ihren Gästen maximale Transparenz und Sicherheit.
Für Artikel, die in der Filiale hergestellt oder verändert werden, kann eine Rezeptur in der Artikelakte hinterlegt werden.
Dies ermöglicht folgendes:
- Verbrauchsbuchungen der Zutaten
- Ermittlung von Allergenen in Produkten über die Rezeptur
- Ermittlung von Zusatzstoffen in Produkten über die Rezeptur
- Ermittlung von Nährwerten über die Rezeptur
- Identifizierung von nicht-vegetarischen und nichtveganen Produkten über die Rezeptur
- Produktkalkulation über die Rezeptur
Rezeptur / Stückliste in der Artikelakte
Nährwerte
Nährwerte von Endprodukten können über die Rezeptur ermittelt werden.
Für jeden Artikel können Nährwertangaben hinterlegt werden.
Berechnung Nährwerte in der Artikelakte
Über die Rezeptur errechnen sich die Nährwerte des Endprodukts aus den Zutaten. Da die Nährwerte des Endprodukts nicht unbedingt der Summe der Nährwerte der Zutaten entsprechen muss, können die Werte auf jeder Stufe manuell korrigiert werden.
Veröffentlichung
Nährwertangaben können für die folgenden Zwecke verwendet werden:
Ausdruck der Artikelinformationen über den Bondrucker
Anzeige der Nährwerte auf der Kasse
Allergene & Zusätze
Allergene und Zusätze können über die Rezeptur ermittelt werden.
Jedem Artikel können Allergene und Zusatzstoffe zugeordnet werden. Über die Rezeptur errechnet das System die in den Endprodukten enthaltenen Allergene und Zusatzstoffe.
Diese Funktion hilft, die gesetzlichen Vorgaben zur Ermittlung der Allergene einzuhalten. Bei komplexen Rezepturen ist die Nachhaltung von Allergenen ohne Systemunterstützung kaum noch möglich, ohne die Übersicht zu verlieren.
Information über die Allergene und Zusatzstoffe können für die folgenden Zwecke verwendet werden:
Die Artikeldatenbank kann nach Allergenen und Zusatzstoffen gefiltert werden. So können mit einem Klick alle Artikel gefunden werden, die ein bestimmtes Allergen oder einen Zusatzstoff enthalten.
Filterung Artikeldatenbank nach Allergenen
Ermittlung Allergene in der
Artikelakte über Rezeptur
Produktionssteuerung
Behalten Sie Ihre Produktion mit unserem intelligenten Managementsystem jederzeit im Griff. Von der Produktionsplanung und Nachbestückung bis hin zur automatisierten Bestellung sorgt die Software für reibungslose Abläufe und optimale Lagerbestände. Etikettendrucker ermöglichen eine schnelle und präzise Kennzeichnung direkt während der Produktion. Sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Engpässe und verbessern Sie Ihre Prozessqualität – ideal für Unternehmen mit eigener Herstellung oder Verarbeitung.
Nachschubsystem
OktoReplenish ist die Lösung für Nachbestellungen im Lager von Materialien für die Produktion.
Die Produktion bestellt Artikel über ein Terminal. Die Artikel können über die Artikelbuttons gewählt und abgeschickt werden. Die Bestellungen erscheinen auf dem Lagermonitor und werden abgearbeitet.
Der Verbrauch kann durch Materialbewegungen in der Warenwirtschaft festgehalten werden.
Bestellwesen
Bestellungen direkt aus dem System erzeugen.
Lieferanten
Jeder Lieferant hat eine Lieferantenakte. In der Lieferantenakte werden die von ihm gelieferten Artikel und Einkaufspreise pro Filiale gepflegt.
Bestellvorschläge
Das System errechnet anhand der Verkäufe automatisch Bestellvorschläge aus. Diese können für Bestellungen übernommen werden.
Bestellvorschlagsliste
Bestellungen
Bestellungen können als PDF erzeugt und per E-Mail an den Lieferanten geschickt werden.
Es ist möglich, Bestellungen direkt in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten zu übertragen. Hierfür ist eine individuelle Anbindung des Lieferanten notwendig.
MDE Gerät
Mit dem MDE Gerät können Nachbestellmengen erfasst und in den OktoPOS Manager übertragen werden, um daraus eine Bestellung zu erzeugen.
Ebenso können mit dem MDE Gerät Anlieferungen gescannt und als Lieferschein im OktoPOS Manager gespeichert werden.
Produktionsplanung
Zutaten-Mengen berechnen
Mit dem Zutatenkalkulator ermitteln Sie den Bedarf an Zutaten für eine gewählte Produktionsmenge von einem oder mehreren Produkten.
Bei der gleichzeitigen Kalkulation mehrerer Produkte können die Zutaten-Mengen kumuliert werden.
Zutatenkalkulator
OktoCapture - Nachschubsystem
Mit OktoCapture werden Produktionsmengen erfasst. Dies dient der Bestandsführung und Statistik.
Die Erfassung erfolgt über ein Touchscreen Terminal auf dem die Produktionsartikel als Button hinterlegt sind. Alternativ können die Artikel über Barcodes mit einem Scanner erfasst werden.
Artikel können als Stück, Gewicht oder Volumen erfasst werden. Optional können Varianten (z.B. Farben, Größen, etc.) des Artikels erfasst werden.
OktoCapture ist direkt mit der OktoPOS Warenwirtschaft verbunden. In der Warenwirtschaft werden die Bestände nachgehalten und Inventuren durchgeführt. Die produzierten Artikel werden in der Bestandsführung über die Rezeptur bzw. Stückliste in ihre Bestandteile runtergebrochen.
Jede einzelne Buchung kann automatisch in ein Drittsystem (z.B. SAP oder Oracle) in Echtzeit exportiert werden.
Im OktoPOS Manger stehen vielfältige Auswertungen über die Produktionsmengen sowie bewertete Produktionsmengen zur Verfügung.
Etikettendrucker - OktoLabel
Etiketten für verpackte Lebensmittel.
OktoLabel
Über einen Touchscreen wird der Artikel gewählt und die Anzahl der zu druckenden Etiketten eingestellt. Der angeschlossene Etikettendrucker produziert die Etiketten mit den nötigen Informationen: Preis, Preis/Gramm, Menge, Inhaltsstoffe, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeitsdatum, Barcode.
Funktionen
- Angebunden an die OktoPOS Manager Artikeldatenbank
- Anbindung Etikettendrucker
- Anbindung Waage über zertifizierte Schnittstelle (optional)
- Preis
- Preis pro Einheit
- Menge
- Haltbarkeit
- Inhaltsstoffe
- Zusatzstoffe
- Allergene
- Nährwerte
- Barcodes
- Etc.
Systemvoraussetzungen
Kundenbezogene Funktionen und Module für eine verbesserte Kundenerfahrung
Unser Portfolio an kundenorientierten Lösungen umfasst alles, was Sie zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung benötigen. Mit unseren vielseitigen Modulen, wie Kundenkarten, Kundenkonten, Geschenkgutscheinen und Guthabenkarten, bieten wir Ihnen die Werkzeuge, um Ihren Kunden ein nahtloses und belohnendes Einkaufserlebnis zu garantieren. Nutzen Sie auch unsere fortschrittlichen Feedback Terminals, effiziente Reservierungssysteme und Tools zur Veranstaltungsplanung.
Besonders unser Bonuspunktesystem eröffnet Ihnen neue Wege, Kundenloyalität zu fördern, indem Sie Besuche und Treue gezielt belohnen. Gestalten Sie mit unseren Lösungen ein Kundenerlebnis, das nicht nur zufriedenstellt, sondern auch bindet und begeistert.
Kundenkarten & Geschenkkarten
Belohnen Sie Ihre Kunden mit unserem flexiblen Bonuspunktesystem: Mit jeder Zahlung über die Kundenkarte automatisch Punkte sammeln. Zusätzlich bieten wir praktische Prepaid-Karten und attraktive Geschenkgutscheine – ideal als Geschenk oder zur Stärkung der Kundenbindung. Mehr Wert für Ihre Kunden, mehr Umsatz für Ihr Unternehmen.
Optimieren Sie das Kundenerlebnis mit OktoPOS Kundenkonten und Kundenkarten.
Mit OktoPOS erleichtern Sie nicht nur den Einkaufsprozess für Ihre Kunden, sondern fördern auch deren Treue. Kundenkonten lassen sich mühelos im OktoPOS Manager oder direkt an der Kasse anlegen. Kunden haben ebenfalls die Möglichkeit, sich online über Ihre Website zu registrieren. Für jeden Euro Umsatz erhalten Ihre Kunden Bonuspunkte, die sie gegen ausgewählte Produkte einlösen können.
Unsere Kundenkarten bieten eine flexible Handhabung: Sie können kontaktlos oder per Barcode eingelesen werden und ermöglichen es Ihnen, Kaufverhalten zu analysieren und gezielt für Marketingzwecke zu nutzen. Zudem unterstützt OktoPOS den Rechnungskauf, wobei Kunden ihre Rechnung bequem per E-Mail erhalten und Sie den Zahlungseingang effizient in der Debitorenliste verfolgen können.
Guthaben kann problemlos auf Kundenkarten geladen werden, und im OktoPOS Manager haben Sie die Möglichkeit, Geburtstagslisten zu führen und personalisierte Geburtstagsbriefe zu versenden. Nutzen Sie auch die Option, Ihren Stammkunden für besondere Aktionen oder als Ausgleich für Reklamationen Extra-Bonuspunkte gutzuschreiben. Setzen Sie auf OktoPOS, um Ihre Kundenbindung zu stärken und Ihren Umsatz zu steigern.
Zentrale Kundendatenbank
Kundenauswahl an der Kasse
Kundenbindungssystem
1. Bonuspunkte Sammeln
Kunde kauft ein und bekommt dafür Bonuspunkte auf seine Karte gutgeschrieben.
2. Bonuspunkte Einlösen
Kunde tauscht Bonuspunkte gegen Prämien ein.
Bonuspunktekonto
Bonuspunkte an der Kasse einlösen
Debitoren
Die Kasse kann als Zahlungsweg auf Rechnung buchen. Die Rechnungen erscheinen im OktoPOS Manager in der Debitorenliste. Wenn der Kunde nicht bereits durch den Einsatz der Kundenkarte bekannt ist, kann der Name in der Liste nachgetragen werden. Die Rechnung kann als PDF vom System versendet werden. Beglichene Rechnungen werden entsprechend markiert.
Debitorenverwaltung
Guthabenkarte
Mit OktoPOS können Sie Ihre eigenen Guthabenkarten herausgeben.
OktoPOS bietet die Möglichkeit, Guthaben über die Kasse auf Kundenkarten einzuzahlen.
Darüber hinaus können Sie eigene Geschenkkarten mit variablen Werten verkaufen. Die Karten werden erst beim Verkauf an der Kasse aufgeladen. Die Werte können flexibel abgebucht werden. Eine leere Karte kann durch Einzahlung wieder aufgeladen werden.
Guthabenkarten können beispielsweise für Kantinen und Gemeinschaftsverpflegung genutzt werden.
Kundenfunktionen in OktoPOS
Bei der Erstellung eines Wertgutscheins besteht die Möglichkeit, den Wertgutschein mit Nummer und QR-Code über den Belegdrucker zu drucken. Der Gutschein kann dann z.B. in eine bedruckte Hülle geheftet werden.
Wenn Sie Gutscheine mit eigenen Nummernkreisen verwenden, wird die Gutscheinnummer bei der Anlage der Wertkontos an der Kasse eingegeben.
Sowohl für Geschenkgutscheine als auch für Prepaid Karten wird für jeden Gutschein / Karte ein eigenes Wertguthabenkonto im OktoPOS Manager geführt.
Dies ermöglicht Teileinlösungen und Einlösungen an verschiedenen Standorten.
Eine Internetverbindung zum OktoPOS Manager ist für den Zeitpunkt der Aufladung und der Einlösung erforderlich, da die Guthaben nicht lokal auf der Kasse gespeichert werden.
Als Prepaid- oder Kundenkarten können entweder reine Plastikkarten mit Barcode oder QR Code verwendet werden oder kontaktlose RFID Karten. Wir empfehlen RFID Karten weil sie sowohl für den Betreiber als auch für den Kunden einfacher zu handhaben sind.
Gerne bieten wir Ihnen bedruckte Kundenkarten an.
Geschenkgutschein
Geschenkgutscheine über Kassensystem online und offline verkaufen
Für jeden Geschenkgutschein wird ein eigenes Guthabenkonto erstellt, das beim Verkauf des Gutscheins mit einem beliebigen Wert aufgeladen wird.
Bei der Einlösung des Gutscheins kann ein Teilbetrag eingelöst werden und der Gutschein kann sogar wieder aufgeladen werden.
Der Gutschein kann entweder mit einem vorhandenen Kundenkonto verbunden sein oder er kann anonym verkauft werden. In diesem Fall ist der Gutschein mit einem anonymen Kundenkonto verbunden.
Gutscheine stellen beim Verkauf keinen Umsatz dar. Der Umsatz entsteht bei der Einlösung.
Nutzen Sie entweder selbstgedruckte Gutscheine oder Gutscheine, die von OktoPOS Cash mit dem Belegdrucker ausgedruckt werden.
Wenn Sie selbstgedruckte Gutscheine nutzen, kann die Gutscheinnummer entweder von OktoPOS erzeugt werden und Sie tragen die Nummer auf den Papiergutschein ein oder Sie haben bereits eigene Nummern, die Sie für das Gutscheinkonto in die Kasse eingeben. Damit wird der Gutschein beim Einlösen unter dieser Nummer gefunden.
Online-Verkauf von Geschenkgutscheinen
Verkaufen Sie Geschenkgutscheine ganz einfach über Ihre eigene Homepage. Das OktoPOS Gutscheinverkaufsmodul wird ganz einfach mit einem iFrame eingebunden.
Der Kunde bezahlt den Gutschein online und erhält diesen per E-Mail als PDF in Ihrem Design. Optional können Sie dem Kunden den Gutschein zusätzlich per Post zuschicken.
Verkaufen Sie Ihre eigenen Gutscheine. Dies bringt die folgenden Vorteile:
- Unabhängigkeit von Drittanbietern
- Herausstellung der eigenen Marke
- Sie erhalten die Adresse des Kunden und können mit ihm in Kontakt treten.
- Deutliche Kostenersparnis bei hohem Gutschein-Verkaufsvolumen.
Software: SW-PRE
Kundenkonto
Heute verkaufen, morgen kassieren.
Diese Funktion ist ideal für Vereine, Verkäufe von Bestellware und für Stammkunden.
Der Saldo auf dem Kundenkonto kann nicht nur im Haben, sondern auch im Soll stehen.
Damit können Ihre Kunden Einkäufe oder Bestellungen von Waren an der Kasse tätigen und sie können später zahlen. Dies kann am selben Tag sein oder auch erst deutlich in der Zukunft, z.B. in 2 Wochen oder bei Lieferung der Ware.
Die Funktion ist geeignet für Vereine oder für Hotels, deren Mitglieder bzw. Gäste ihre Käufe vorerst anschreiben lassen und später den Saldo ihres Kundenkontos direkt an der Kasse ausgleichen. Als Ausgleich des Saldos kann jedes Zahlungsmittel verwendet werden.
Okto-TopUp Terminal
Guthaben aufladen über Hardware Terminal oder online Shop.
Mit OktoPOS können Prepaid Karten and Geschenkgutscheine ganz einfach mit dem gewünschten Guthaben aufgeladen werden. Dafür steht das OktoTopUp Hardware-Terminal, sowie eine online Aufladefunktion zur Verfügung.
Die aufgeladenen Prepaid-Karten können als Zahlungsmittel an einer OktoPOS Kasse oder an einem OktoPOS Self Checkout Terminal genutzt werden. Z.B. in einem Betriebsrestaurant, an Schulen, etc.
Geschenkgutscheine werden üblicherweise direkt beim Kauf individuell aufgeladen. Wenn sich der Kunde aber noch nicht auf einen Betrag festlegen will, kann er dies auch zu einem späteren Zeitpunkt tun.
Dafür stellt beispielsweise ein Restaurant einen blanko Geschenkgutschein mit einer Seriennummer aus und der Kunde lädt diesen dann über den online Shop selber auf.
Feedback-Terminal, Reservierungssystem und Veranstaltungsplanung
Bieten Sie Ihren Gästen mehr Komfort: Das Feedback-Terminal sammelt direktes Kundenfeedback. Unser integriertes Reservierungssystem ermöglicht einfache Tischbuchungen – online oder vor Ort. Zusätzlich unterstützt Sie das Event-Planungstool bei der einfachen Organisation und Bewerbung von Veranstaltungen.
Feedback Terminal - Okto-Feedback
Die Meinung Ihrer Kunden - direkt im webbasierten OktoPOS Manager auswertbar.
Mit dem Feedback Terminal können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Kunden können Bewertungen geben (OktoFeedback) und Mitarbeiter können mit ihrer Mitarbeiterkarte Checks (z.B. WC Kontrolle) dokumentieren (OktoCheck).
Das Feedback Terminal kann neben einfachen Bewertungen, z.B. mit Smileys, weitergehende Meinungen von den Kunden einholen. Dafür können individuelle Fragebögen hinterlegt werden. Die Fragebögen können gewechselt werden um zu unterschiedlichen Themen Feedback einzuholen.
Die Feedbacks werden direkt in den OktoPOS Manager gesendet, wo sie ausgewertet werden können.
Die App kann gleichzeitig verwendet werden, um Kontrollen durch die Mitarbeiter zu erfassen. Dies kann z.B. die WC Checkliste ersetzen. Jede Kontrolle wird durch das Vorhalten der Mitarbeiterkarte registriert. Optional wird auf dem Terminal angezeigt, wann die letzte Kontrolle durch welchen Mitarbeiter stattgefunden hat. Die erfassten Kontrollen werden an den OktoPOS Manager übermittelt.
Funktionen
- Individuelle Fragebögen
- Verzweigung von Fragen
- Unterschiedliche Fragebögen
- Zuordnung des Fragebogens zu Terminal
- Optionales automatisches Wechseln der Fragebögen
- Optional zufällige Anordnung der Fragen
- Detaillierung des Feedbacks durch weiterführende Fragen
- Feedbacks werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager geschickt
- Auswertungen im OktoPOS Manager
- Auch als Checkliste verwendbar, z.B. für WC Bereiche
- Mitarbeiter können Kontrollen mit Ihrer Mitarbeiterkarte (RFID) dokumentieren
Systemvoraussetzungen
Reservierungssystem
Tisch Reservierungssystem für telefonische und online Buchungen.
Das Reservierungssystem ist ein Modul des OktoPOS Managers. Reservierungen können telefonisch oder online über eine Anbindung an die Website aufgenommen werden.
Reservierungsliste
Tischpläne
Individuelle Sitzpläne
Die Tischpläne werden im OktoPOS Manager per drag + drop erstellt. Verschiedene Bereiche im Restaurant können definiert werden und separate Tischpläne erhalten. Jeder Bereich und Tisch kann separat konfiguriert und gesteuert werden.
Sie können für Reservierungen geöffnet und geschlossen sowie für bestimmte Zeiten eingeschränkt werden.
Die konfigurierten Tischpläne können auch für die Kasse und das E-Menü verwendet werden.
Funktionen
- Telefonische Reservierungsaufnahme
- Online Reservierungsaufnahme mit Prüfung der Verfügbarkeit
- E-Mail Bestätigungen
- Storno-Link
- Reservierungsliste
- Markierung No-Shows
- Blacklist Funktion für wiederholte No-Shows
- Übernahme in Newsletterliste
- Auslastungsanzeige
- Tischplanverwaltung
- Zeitgesteuerte Regeln für Tischverfügbarkeit
- Automatische Tischzuweisung für optimierte Kapazitätsnutzung
Veranstaltungsplanung
Schreiben Sie Veranstaltungen auf Ihrer Website aus und pflegen Sie die Teilnehmerlisten.
Mit dieser Funktion können Sie Veranstaltungen wie Kochkurse, Meetings, Präsentationen, Feiern, etc. organisieren. Jeder Mitarbeiter hat über den OktoPOS Manager einen Überblick zum Status der Veranstaltung und über die Teilnehmer und ist so am Telefon direkt auskunftsfähig.
Veranstaltungsplanung mit Teilnehmerlisten
Funktionen
- Verwaltung von Veranstaltungsorten
- Verwaltung von Vorlagen für Veranstaltungen
- Datum, Uhrzeit
- Maximale Teilnehmeranzahl
- Beschreibung der Veranstaltung
- Teilnehmerliste
- Markierung für Zahlungsstatus
- Veröffentlichung auf eigener Website (Schnittstelle)
- Anmeldung auf eigener Website (Schnittstelle)
Umfangreiches Mitarbeiterverwaltungssystem
OktoPOS bietet eine umfassende Mitarbeiterverwaltung, die alle essenziellen Funktionen von der Schichtplanung und Zeiterfassung bis hin zur Verwaltung von Urlaubstagen und Zulagen integriert. Erstellen Sie Stellenausschreibungen direkt im System und präsentieren Sie diese nahtlos auf Ihrer Webseite.
Zusätzlich erleichtert das integrierte Recruiting-Modul das Bewerbermanagement erheblich. Sie erhalten gezielte Unterstützung bei der Auswahl und Verwaltung von Kandidaten, was den gesamten Rekrutierungsprozess optimiert und vereinfacht.
Mitarbeiter Management
Unser System hilft Ihnen, die Teamorganisation mühelos zu optimieren. Integrierte Zeiterfassung, intuitive Schichtplanung und eine klare Urlaubsverwaltung sorgen für volle Kontrolle. Boni und Zulagen lassen sich transparent und automatisch verwalten. Die digitale Mitarbeiter-Checkliste ermöglicht ein reibungsloses Onboarding neuer Teammitglieder. Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Fehler und bringen Sie Struktur in Ihre täglichen HR-Aufgaben.
Mitarbeiter werden mit Vertragsdaten hinterlegt. In der Mitarbeiterakte werden die Zugangsrechte für die verschiedenen Module vergeben.
Die Mitarbeiter werden zentral im OktoPOS Manager angelegt und verwaltet. Somit stehen sie mit der einmaligen Erfassung im gesamten System zur Verfügung. Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Kassenanmeldung. Eine mehrfache Anlage entfällt.
Mitarbeiter Datenbank
Anmeldung Mitarbeiter an der Kasse
Vertragsverwaltung
In der Mitarbeiterakte werden die Vertragsdaten historisiert. Dies dient auch für die Berechnung von Personalkostenquoten und andere Auswertungen.
Zeiterfassung - OktoTime
Zeiterfassung mit einer Tablet Computer App.
Das Zeiterfassungsterminal OktoTime ist per Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Neue Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager angelegt. Die Log-Zeiten sind direkt im OktoPOS Manager sichtbar, so dass jederzeit ein Überblick gegeben ist, wer gerade arbeitet und wer nicht.
Mit OktoTime erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der Zeiterfassung, sondern Sie bekommen gleichzeitig eine Kostenübersicht der geleisteten Stunden. Die Stunden werden mit den Vertragsdaten bewertet.
Die erfassten Stunden können für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.
Zeiterfassungslogs
Die Log Zeiten der Mitarbeiter sind einzeln und kumuliert verfügbar. Durch die direkte Anbindung der Zeiterfassungsterminals über Internet kann der aktuelle Log-Status eingesehen werden.
Funktionen
- Mitarbeiterauswahl mit Foto am Terminal
- Funktionsauswahl beim Einloggen (für die spätere Kostenauswertung)
- Einloggen / Ausloggen
- Loggen mit kontaktloser Mitarbeiterkarte (RFID) oder PIN
- Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager verwaltet
- Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager gesendet
- Neue Mitarbeiter sind direkt nach der Anlage im OktoPOS Manager auf den Terminals verfügbar
- Auswertungen im OktoPOS Manager
- Personalkostenauswertung
Stundenübersicht
Systemvoraussetzungen
Schichtplanung
Integrierte Schichtplanung mit Verknüpfung zu Personalakte und Umsätzen.
Die Schichten können einfach und komfortabel per Drag & Drop im OktoPOS Manager geplant werden.
Wochenplan
Für die einzelnen Funktionen stehen die Mitarbeiter zur Verfügung, die eine entsprechende Qualifikation für die Funktion hinterlegt haben. Das System gleicht dabei Doppeleinteilungen und andere Merkmale dynamisch ab und gibt entsprechende Warnhinweise aus.
Schichtplanung Übersicht
In der Übersicht sehen Sie den Schichtplan auf einen Blick. Der Schichtplan kann auf Knopfdruck in eine andere Woche kopiert werden. Dabei können alle Funktionen oder nur einzelne Funktionen kopiert werden.
Schichtplanung Balkendiagramm
Das Balkendiagramm bietet eine gute Übersicht, ob alle Zeiten optimal besetzt sind und keine Unter- oder Überbesetzung in der Planung entstanden ist.
Woche als Balkendiagramm
Mein Schichtplan
Mitarbeiter können online ihre Schichtzeiten und Einsatzorte sehen.
Warnmeldung für Schichtplaneinschränkungen
Einschränkungen
Für die Schichtplanung können verschiedene Einschränkungen einzelner Mitarbeiter berücksichtigt werden.
So kann dem Schichtplaner angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder seine Auslastung zu hoch wird.
In der Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob die Einschränkungen lediglich Warnmeldungen hervorrufen oder die Einteilung effektiv unterbinden.
Die folgenden Einschränkungen sind verfügbar:
- Urlaub
- Krankheit
- Geburtstag
- Ruhezeiten
- Kollegeneinschränkungen
- Filialeinschränkungen
Veröffentlichung
Der Schichtplan kann über die folgenden Wege den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden:
- Ausdruck
- Online
Planungshilfen
Neben den Mitarbeiter-Einschränkungen werden dem Schichtplaner verschiedene Planungshilfen zur Verfügung gestellt.
So wird angezeigt, wie viele der vertraglichen Stunden bereits verbraucht sind, für welche Funktionen der Mitarbeiter qualifiziert ist, in welchen Filialen und Funktionen er Erfahrung hat sowie alternativ passende Mitarbeiter.
Erfahrung eines Mitarbeiters
Funktionen
- Planung in Wochenansicht
- Planung nach Funktionsbereichen
- Konfliktabgleich
- Mitarbeiter Restriktionen
- Kopierfunktion
- Summierung der Stunden pro Mitarbeiter
- Übersicht als Balkendiagramm
- Zugang für Mitarbeiter („Mein Schichtplan“)
- Verteilung der Einsatzzeiten an die Mitarbeiter auf Knopfdruck per E-Mail
- PDF Schichtplan
- Auswertungen nach Filialen und Funktionen
- Schicht-Vorlagen
- Umsatz / Personalkosten / Personalkostenquote
- Planungshilfen (Informationen über Mitarbeiter)
Urlaubskonten
Nachhalten von Urlaubsguthaben.
Aus den Vertragsdaten ergibt sich der jährliche Urlaubsanspruch und Urlaubsverfall.
Fehltage durch Arbeitsunfähigkeit können in dem Konto ebenfalls dokumentiert werden.
Beantragte und genehmigte Urlaube sowie Arbeitsunfähigkeiten lösen in der Schichtplanung entsprechende Warnmeldungen aus.
Urlaubskonto in Mitarbeiterakte
Zulagen Verwaltung
Abgleich von pauschalen a conto Zulagenzahlungen mit tatsächlich gearbeiteten Zeiten.
Mit der Zulagenverwaltung können steuerbegünstigte Zulagen für Arbeitszeiten an Feiertagen und Nachtschichten errechnet werden.
Die Funktion ist direkt mit OktoTime verbunden.
Checkliste
Nachhalten von Gegenständen, die an Mitarbeiter ausgegeben wurden.
In der Mitarbeiterakte wird eine Checkliste geführt, über die Gegenstände an den Mitarbeiter ausgehändigt werden. (Schlüssel, Arbeitskleidung, etc.).
Mitarbeiterakte mit Checkliste
Stellenanzeigen & Recruiting
Finden Sie schnell die passenden Talente mit unserem integrierten Recruiting-Tool. Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen direkt über das System und verwalten Sie Bewerbungen zentral und übersichtlich. Vom Erstkontakt bis zur Einstellung behalten Sie den gesamten Prozess im Griff – effizient, modern und zeitsparend.
Mit der Stellenausschreibungs-Funktion erstellen Sie Job-Anzeigen, die Sie auf Ihrer Homepage online stellen. Interessenten können sich direkt online bewerben. Die eingehenden Bewerbungen können Sie im OktoPOS Manager verwalten.
Verwaltung der offenen Stellen
Recruiting
Bewerbermanagement
OktoCareer - Personalmanagement Software
Mit dem separaten OktoCareer Modul steht Ihnen ein professionelles Bewerbermanagement System zur Verfügung:
- Stellenausschreibungen auf der eigenen Website und auf Stellenbörsen
- Bewerbungseingang über die Website, Stellenbörsen und per E-Mail
- Anlage einer Bewerberakte
- Elektronische Analyse des Lebenslaufs
- Rechtskonforme Einholung von Einwilligungen in die Datenverarbeitung
- Fristenmanagement für den Datenschutz und rechtskonforme Löschung
- Integrierte Kommunikation mit Bewerbern per E-Mail
- Bewertungen von Kandidaten
- Pflege von Long- und Shortlists
- Aufbau eines Kandidatenpools
- Verwaltung von offenen Stellen
- Wiedervorlagefunktion
- Outlook Anbindung
- Reporting
Das OktoCareer Modul ist geeignet für Unternehmen mit einem Eingang ab 10 Bewerbungen pro Monat. Mit OktoCareer behalten Sie die Übersicht, verpassen keine Fristen und gewährleisten ein professionelles auftreten am Arbeitsmarkt.
- Übersicht über den Bewerber behalten
- Keine Fristen mehr verpassen
- Professionelles Auftreten am Arbeitsmarkt
- Bessere Entscheidungen durch mehr Informationen
Behalten Sie den Überblick – mit Analyse- und Reporting-Tools
Unsere Software bietet leistungsstarke Analysen, übersichtliche Berichte und effektive Controlling-Funktionen für fundierte Entscheidungen. Spezielle Werkzeuge für Steuerberater sowie nahtlose Exporte für die Buchhaltung erleichtern Ihre Finanzprozesse. In Kombination mit einem integrierten Content-Management-System behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Daten, Kommunikation und Inhalte. Mehr Klarheit, weniger Aufwand – mit unserer All-in-One-Lösung.
Reporting
Umfassendes Echtzeit Berichtswesen.
Alles Und Jederzeit
Der OktoPOS Manager ermöglicht den Zugriff auf Berichte zu einer Vielzahl von Themen, die stets aktuell sind. Selbst Verkäufe, die vor wenigen Sekunden getätigt wurden, werden unmittelbar in den Berichten berücksichtigt. Dank der hohen Rechenkapazität des Servers und optimierter Programmstrukturen lassen sich auch komplexe Auswertungen blitzschnell durchführen.
Für eine individuelle Weiterverarbeitung können Auswertungen einfach nach Excel exportiert werden. Zudem ist es möglich, aus den meisten Analysen PDF-Dokumente zur Dokumentation zu erstellen. Da die Daten aus allen Modulen im OktoPOS Manager zusammenfließen, sind auch Auswertungen möglich, die Daten aus verschiedenen Bereichen kombinieren, wie zum Beispiel die Lohnkostenquote oder Produktkalkulationen.
Monatlicher Umsatzbericht
Kontrolle
Durchblick entsteht, wenn die wichtigen Informationen zu Ihnen kommen und nicht Sie die Informationen erarbeiten müssen. Aufgrund der Vielzahl von Abläufen und Transaktionen unterschiedlicher Art in einer Filiale, kann ohne ein effizientes und vernetztes System der Überblick nicht gehalten werden.
Abonnieren Sie den Management Bericht, der Ihnen täglich per E-Mail die wichtigsten Informationen liefert. Nutzen Sie die Drill Down Funktion um den Daten auf den Grund zu gehen. Durch die Verfügbarkeit aller Daten in einem System, können Sie sich bis zu den Rohdaten durchklicken.
Nutzen Sie die Kombination von Daten um z.B. mit dem Margenbericht zu analysieren mit welchen Artikeln Sie an welchen Tagen am meisten oder am wenigsten verdienen.
Durch die differenzierte Rechtestruktur können Sie spezifisch definieren, welcher Mitarbeiter Zugang zu welchen Informationen für welche Filialen hat. Im OktoPOS Manager stehen mehr als 50 verschiedene Berichte zur Verfügung.
Controlling
Maximale Transparenz durch Verknüpfung von Daten verschiedener Bereiche.
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Wer eine Flächenorganisation führt, weiß wie wichtig aktuelle Daten sind und wie schwer es ist, an Sie zu kommen.
OktoPOS liefert Ihnen die Informationen so schnell und umfassend wie kein anderes System. OktoPOS gibt Ihnen den Kompass, mit dem Sie Ihr Unternehmen auf Kurs halten.
Vom Erbsenzähler Zum Visionär
Effektive Unternehmensführung zeichnet sich durch Überblick und Detailverständnis aus. OktoPOS bietet dank des integrierten Ansatzes das gesamte Spektrum von der Profitabilität der Filiale bis zur einzelnen Transaktion.
Drill Down
Um die Auswertungen zu verstehen, können Sie die Berichte bis zur einzelnen Transaktion analysieren.
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Im OktoPOS Manager sehen Sie Ihr tägliches Betriebsergebnis für jede Filiale. Die Daten hierfür kommen von der Kasse, über die Artikel, Rezepturen und Einkaufspreise sowie über die Personalkosten gemäß Zeiterfassung und Arbeitsverträgen. Raumkosten, Abschreibungen und sonstige Aufwendungen werden pro Filiale pauschal oder umsatzabhängig hinterlegt.
Das einzige Kassensystem, welches Ihnen am Tagesende nicht nur den Umsatz, sondern auch den Ertrag zeigt.
Für Steuerberater
Funktionen und Informationen für Steuerberater
Wie komme ich an die Daten meines Mandanten?
OktoPOS bietet einen Login für Steuerberater. Mit diesem Zugang haben Sie Zugriff auf die für sie wichtigen Bereiche des Systems. Alles was Sie brauchen ist ein Computer mit Internetverbindung. Im Browser (z.B. Firefox, Chrome) kommen Sie in das OktoPOS System Ihres Mandanten. Bitten Sie Ihren Mandanten um die Zugangsdaten. Wir richten den Steuerberater Zugang individuell für das System Ihres Mandanten ein, wenn uns Ihr Mandant die Anforderung zukommen lässt.
Kann ich auch mehrere Filialen auf einmal exportieren?
Ja. Wenn Ihr Mandant mehrere Filialen betreibt, können Sie mehrere Filialen für den Export wählen, und die Umsätze in einer Datei exportieren.
Können die Umsatzdaten auch täglich in mein FiBu System importiert werden?
Grundsätzlich ist es möglich, dass das OktoPOS System den Umsatzexport täglich auf Ihrem Server ablegt. Für die Einrichtung des automatischen Exports entsteht ein einmaliger Kostenaufwand. Aufgrund der einfachen und sehr schnellen Handhabung des Umsatzexports im OktoPOS Manager, der i.d.R. nur einmal pro Monat mit sehr wenig Zeitaufwand durchgeführt werden muss, lohnt die automatisierte Anbindung in den meisten Fällen nicht und bringt kaum einen Zeitvorteil.
Wo finde ich eine Vorlage für das interne Kontrollsystem?
Im Handbuch von OktoPOS Cash unter OktoPOS > System > System Support.
Kann der OktoPOS Manager nach Vertragende gelöscht werden?
Aus unserer Sicht unterliegt der OktoPOS Manager samt Daten den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Prüfer können bei späteren Betriebsprüfungen den Zugang zu dem System verlangen. Ein reiner Datenexport genügt regelmäßig nicht den Anforderungen. Wir können und dürfen in dieser Hinsicht jedoch keine Rechts- und Steuerberatung leisten und richten uns nach den Weisungen der Mandanten.
Wie verbuche ich die Umsätze?
Nutzen Sie am einfachsten den FiBu Export. Sie finden ihn in der linken Navigation im OktoPOS Manager unter FiBu > FiBu Export.
Der Export wird auf Knopfdruck in Sekundenschnelle generiert und als CSV Datei ausgegeben. Diese CSV Datei wird von Ihrem Buchhaltungsprogramm erkannt und interpretiert, wenn Sie sie einlesen.
Welche Zeiträume kann ich verbuchen?
Sie haben die Auswahl zwischen Einzeltransaktionen, ganzen Tagen oder sonstigen wählbaren Zeiträumen wie Wochen oder Monate.
Wenn Sie einen Zeitraum wählen, z.B. einen Monat, können Sie auswählen, ob die Umsätze für den gesamten Zeitraum kumuliert werden sollen oder in Einzeltage aufgeteilt werden.
So können Sie mit einem einzigen Export einmal pro Monat jeden einzelnen Tag des Monats in kürzester Zeit buchen.
Welches Dokument fasst die täglichen Umsätze für die Buchhaltung zusammen?
Nuten Sie bitte den Kassenbericht. Sie finden ihn unter FiBu > Kassenabschlüsse und Berichte > Kassenbericht. Im Gegensatz zum Kassenabschluss oder Z-Bericht umfasst der Kassenbericht immer einen gesamten Geschäftstag, auch wenn an dem Tag mehrere Kassenabschlüsse gemacht wurden. Der Kassenbericht stellt im OktoPOS System die steuerliche Grundlage für die Finanzbuchhaltung dar.
Was bedeutet es, wenn der Kassenbericht vorläufig ist?
Der Kassenbericht ist solange vorläufig, bis der OktoPOS Manager sichergestellt hat, dass sämtliche Buchungen der Kasse im OktoPOS Manager angekommen sind. Diese Feststellung kann erst dann erfolgen, wenn der erste Beleg des Folgetags gebucht ist. Nur so kann der OktoPOS Manager eindeutig identifizieren, welches die letzte Belegnummer des Buchungstags ist.
Wo finde ich weiterführende Informationen?
In den FAQ finden Sie Informationen und Videos für die Buchhaltung (OktoPOS > System > FAQ). Das Handbuch finden Sie unter OktoPOS > System > System Support.
Buchhaltungsexport
Umsätze auf Knopfdruck in die FiBu exportieren
Der Umsatzexport erleichtert die Arbeit für die Finanzbuchhaltung grundlegend.
Umsätze werden als CSV Datei aus dem OktoPOS Manager exportiert und in das Buchhaltungsprogramm importiert.
Der Export kann so eingestellt werden, dass er mit sämtlichen Buchhaltungsprogrammen kompatibel ist. Selbstverständlich auch Datev.
Einstellung der Optionen für den Umsatzexport
Der Umsatz kann in einem Durchgang für mehrere Tage und mehrere Filialen exportiert werden.
Für die Einrichtung des Exports hinterlegen Sie den Kontenplan im OktoPOS Manager und Sie weisen jedem Verkaufsartikel abhängig vom Umsatzsteuersatz ein Erlöskonto zu. So können sie den Umsatz in Ihrer BWA und G+V bei Bedarf nach Warengruppen oder Kategorien aufteilen.
Content Management Website
Steuerung der externen Website über den OktoPOS Manager.
Mit dem OktoPOS Manager können Sie Funktionen und Inhalte auf Ihrer externen Website steuern.
Die Inhalte werden über ein Plug-in auf Ihre Website übertragen und dort in dem von Ihnen vorgegebenen Design dargestellt.
News / Aktionen
Halten Sie Ihre Kunden über Neuigkeiten und Aktionen informiert. Mit dem News Editor im OktoPOS Manager können Sie Nachrichten verfassen und diese auf Ihrer Homepage platzieren.
Der Gültigkeitszeitraum kann pro Nachricht definiert werden, so dass Sie Aktionen schon im Vorhinein planen können.
Verwaltung der Web-News
Events
Mit dem Veranstaltungsplaner können Sie Teilnehmerlisten für Ihre Veranstaltungen (z.B. Kochkurse) führen. Die Veranstaltungen können auf Ihrer Website veröffentlicht werden.
Fragen Und Antworten
Mit dem FAQ Editor können Sie typische Fragen, die Kunden zu Ihrem Unternehmen haben formulieren und die Antworten dafür schreiben. So informieren Sie Ihre Kunden und vermeiden sich wiederholende Rückfragen.
Die Fragen und Antworten werden auf Ihrer Website online gestellt.