Gestion
Le OktoPOS Manager, le cœur de votre gestion.
Matériaux, personnel, clients et analyses se rejoignent dans un système central.
L'OktoPOS Manager réunit les articles, le personnel et les chiffres de tous les sites dans une seule interface.
Sur cette page
OktoPOS Manager
Votre base de données web et centre de gestion du système POS
Logiciel: SW-OPM, SW-CS
Avec le OktoPOS Manager, vous pouvez gérer efficacement vos succursales et franchises depuis un système unique, même à l’international. Stocks, personnel ou analyses : toutes les données sont centralisées sur une seule plateforme. Évolutif, multilingue et conçu pour les structures multi-sites, idéal pour les entreprises en croissance à vocation internationale.
Succursales et Franchises
Logiciel: SW-OMF
OktoPOS est utilisé par des systèmes à unité unique, multi-unités et franchises.
Structure d'entreprise
dans le OktoPOS Manager
Les franchises, succursales et caisses sont créées et gérées de manière centralisée.
Structure d'entreprise
Une seule base d’articles pour tous les sites
Vous gérez l’assortiment, les images et les prix à un seul endroit, dans l’OktoPOS Manager. Les caisses et les bornes de tous les sites appliquent les modifications.
- Articles, textes et images
- Allergènes, additifs et valeurs nutritionnelles
- Prix par site, distincts pour la consommation sur place et à emporter
- Taux de TVA par site
- Menus avec étapes de choix et suppléments
- Promotions via des catégories dédiées et l’écran d’accueil
- Attribuer des profils horaires, par exemple pour le petit-déjeuner et le déjeuner
- Disposition propre des boutons d’articles pour chaque caisse
- Rapports uniformes pour tous les sites
Droits d'accès
Les droits d'accès au OktoPOS Manager et aux modules front-end sont gérés de manière centralisée. Les droits des utilisateurs peuvent être configurés pour chaque fonction et, dans de nombreux domaines, limités à certaines succursales.
International
OktoPOS peut être utilisé dans différents pays.
Devises
Pour chaque succursale, une devise peut être définie.
Sélection de la langue
sur la caisse
Toutes les données convergent dans l'OktoPOS Manager basé sur le Web.
Vidéos
Restaurant HUI - Pékin
hmv kafé - Pékin
hmv kafé - Shanghai
Zurheide Berliner Allee - Düsseldorf, Allemagne
Contrôle et gestion des stocks
Efficacité, cohérence et contrôle grâce à l'intégration du contrôle des matériaux et des caisses.
Logiciel: SW-MM1, SW-MM2
La gestion des matériaux est un défi pour les opérations de succursales avec un grand volume de petites transactions.
L'intégration de la gestion des matériaux avec la caisse est indispensable. OktoPOS Cash utilise les données des articles de la base de données centrale OktoPOS Manager et les alimente en retour avec les valeurs de consommation. C'est la base d'une gestion des matériaux fonctionnelle.
Les articles consommés peuvent être décomposés en leurs ingrédients listés dans leur recette. Les livraisons et les déchets sont enregistrés. Avec ces données, un compte de stock est maintenu pour chaque article. Après le décompte des stocks, les écarts entre les quantités et les valeurs attendues et réelles sont affichés.
Système de point de vente avec gestion des matériaux
Compte de stock par article
Chaque article dispose de son propre compte de stock.
Fonctionnalités de la gestion des stocks
- Administration des articles
- Administration des fournisseurs
- Inventaires
- Stockages
- Analyse attendu vs. réel
- Recommandations de commande
- Recettes
- Tarifs
- Allergènes
- Valeurs nutritionnelles
- Additifs
- Dates d'expiration
- Calcul du produit
- Calcul de la marge brute
- Livraisons
- Gaspillage
- Planification de la production
Inventaire
Le comptage se fait par listes de comptage, en mobilité dans le OktoPOS Manager ou avec le terminal portable par code-barres. Le système compare la quantité comptée au stock calculé.
- Écart théorique-réel par article, directement dans la liste
- Passer de la ligne au compte matière de l'article
- Valorisation selon les valeurs enregistrées, puis finalisation
- Liste des écritures de la variation de stock pour la comptabilité
Pertes et casse
La comparaison théorique-réel n'est juste que si, à côté des ventes, les pertes et la casse sont également saisies.
Les deux se saisissent directement à la caisse ou dans le OktoPOS Manager, pour les articles de vente comme pour les ingrédients isolés. Les listes de pertes s'analysent dans le OktoPOS Manager.
Recommandation de commande d'achat
La liste calcule ce qui manque à partir des ventes des derniers jours et du stock. Pour cela, les articles dotés d'une recette sont décomposés en leurs composants.
- Modifier à la main les quantités proposées avant l'envoi
- En commande par e-mail au fournisseur
Terminal portable avec OktoInventory
Logiciel: SW-INV
Le terminal portable est un appareil Android doté d'un scanner intégré. Scanner le code-barres, saisir la quantité, charger l'export dans le OktoPOS Manager.
- Inventaire : les quantités scannées sont reprises comme stock compté
- Réception : les quantités passent dans le bon de livraison
- Commande : scanner dans la réserve, la commande en découle
La quantité apparaît dans OktoPOS ManagerScanner le code-barresSaisir la quantitéCréer l'exportLa quantité apparaît dans OktoPOS Manager
Scanner. Le logiciel OktoInventory tourne sur l'appareil. Vous lisez le code-barres et saisissez la quantité correspondante.
Transférer. Après le scan, vous exportez un fichier CSV contenant codes-barres et quantités du terminal portable vers le OktoPOS Manager.
Traiter. Le OktoPOS Manager reprend les quantités, selon l'opération comme stock compté de l'inventaire, comme quantité du bon de livraison ou comme ligne d'une commande.
Articles
Un article possède divers attributs que les systèmes de caisses conventionnels ne prennent pas en compte. Dans le OktoPOS Manager, les divers attributs sont directement saisis dans le fichier article et sont ainsi disponibles pour les autres modules.
Base de données centrale des articles pour toutes les succursales
Tarifs
Un article peut être vendu de différentes manières. Cela peut entraîner des prix et des taux de TVA différents. Pour éviter de créer un article distinct pour chaque option de distribution, différents prix et taux de TVA peuvent être saisis en fonction des paramètres suivants :
- Filiale
- Canal de distribution (interne, à emporter, service de livraison, etc.)
Pour chaque filiale, la devise peut être définie. Ainsi, le même article peut être vendu à l'international dans différentes filiales et différents canaux de distribution. Cela permet des rapports d'article complets.
Tableau des prix pour un article
Calcul du produit
Le système calcule le ratio de coût des matériaux pour chaque article. Le rapport de marge brute répertorie les résultats de marge brute quotidienne pour chaque article dans chaque filiale.
Calcul du produit par recette
Gérez les recettes, les valeurs nutritionnelles et les allergènes
Gardez un contrôle total sur vos recettes grâce à une gestion centralisée des ingrédients, des valeurs nutritionnelles et des allergènes. Le OktoPOS Manager garantit un étiquetage clair et des mises à jour simples, idéal pour l’hôtellerie-restauration et la vente au détail. Restez conforme à la réglementation et offrez à vos clients une transparence et une sécurité maximales.
Recettes
Les recettes peuvent être stockées dans le fichier d'article pour tous les articles produits ou modifiés dans la succursale
Cela permet ce qui suit :
- Consommation d'ingrédients
- Définition des allergènes contenus par la recette
- Définition des additifs contenus par la recette
- Calcul des valeurs nutritionnelles par la recette
- Identification des articles non-végétariens et non-végétaliens par la recette
- Calcul du produit par la recette
Valeurs nutritionnelles
Les valeurs nutritionnelles des produits finis peuvent être calculées à partir de la recette.
Les valeurs nutritionnelles peuvent être saisies pour chaque article.
Calcul des valeurs nutritionnelles dans le fichier article
Les valeurs nutritionnelles des produits finis sont calculées à l'aide de la recette. Comme ces valeurs ne correspondent pas nécessairement aux valeurs nutritionnelles totales des ingrédients, elles peuvent être corrigées manuellement à chaque étape.
Publication
Les valeurs nutritionnelles peuvent être utilisées pour les objectifs suivants :
Impression des informations de l'article via l'imprimante de reçus
Indication des valeurs nutritionnelles à la caisse
Allergènes et additifs
Les allergènes et les additifs peuvent être calculés via la recette.
Les allergènes et additifs peuvent être saisis pour chaque article. Le système utilise la recette pour déterminer les allergènes et additifs contenus dans les produits finis.
Le suivi des allergènes et des additifs dans des recettes complexes est à peine possible sans le soutien d'un système puissant.
Les informations sur les allergènes et les additifs peuvent être utilisées aux fins suivantes :
La base de données des articles peut être filtrée par allergènes et additifs. Ainsi, tous les articles contenant un certain allergène ou additif peuvent être trouvés en un clic.
Filtrage de la base de données des articles par allergènes
Détermination des allergènes dans
le fichier d'article via la recette
Gestion des employés
Logiciel: SW-HR
Ce que vous obtenez
- Moins d’efforts, plus de clarté : Gérez de manière transparente la planification du personnel, les horaires de travail, les absences et les primes.
- Recrutez plus rapidement : Publiez des offres d’emploi sur votre site web et structurez le processus de candidature.
- Meilleur démarrage : L’onboarding avec des check-lists assure une intégration structurée, sans désordre papier.
Fonctions en un coup d’œil
- Planification des horaires
Planification intuitive avec des responsabilités claires, pour les équipes de service, cuisine ou vente. - Saisie du temps intégrée
Enregistrer les heures de travail de manière centralisée et les documenter de façon fiable. - Gestion des congés & absences
Coordonner clairement les jours de congés et les absences, éviter les conflits, repérer les manques à temps. - Comptes temps
Gérer les heures prévues et réelles, déduction faite des congés maladie et vacances, dans des comptes temps. - Primes
Calculer et documenter automatiquement les primes. - Recrutement & gestion des candidatures
Créer des offres d’emploi et les publier sur votre site web. Gérer les candidatures de manière centralisée, de la présélection à l’embauche. - Onboarding avec check-lists
Check-lists numériques pour un démarrage fluide des nouveaux collaborateurs.
Vos avantages
- Tout dans un seul outil : De la planification des horaires à l’onboarding, sans rupture de système.
- Gain de temps & réduction des erreurs : Processus clairs, moins de reprises.
- Structure pour l’équipe : Chacun sait quand et où il est planifié. Congés et primes sont gérés de manière transparente.
OktoPOS propose une gestion complète des employés, intégrant toutes les fonctions essentielles de la planification des quarts de travail et du suivi du temps à la gestion des jours de congé et des allocations. Les offres d'emploi sont créées dans le système et apparaissent sur votre site Web.
Le planning des horaires, le suivi du temps, les congés et les absences se trouvent au même endroit. Les primes et les indemnités sont calculées par le système à partir des temps enregistrés. Pour les nouveaux employés, une checklist retrace la période d’intégration.
De plus, le module de recrutement intégré facilite considérablement la gestion des candidats. Vous recevez un soutien ciblé pour la sélection et la gestion des candidats, ce qui optimise et simplifie l'ensemble du processus de recrutement.
Base de données des employés
Les dossiers des employés sont stockés de manière centralisée dans OktoPOS Manager. Ainsi, les données sont disponibles dans tout le système sans saisie redondante. De la planification des quarts de travail à l'enregistrement du temps et à la connexion à la caisse.
Connexion des employés à la caisse
Administration des contrats
L'historique des principales données contractuelles est stocké dans le dossier de l'employé. Cela sert également au calcul des ratios de coûts de main-d'œuvre et à d'autres rapports.
Temps et présence - OktoTime
Enregistrement du temps avec une application pour tablette.
Logiciel: SW-TA
Le terminal d'enregistrement du temps OktoTime est connecté au OktoPOS Manager via Internet. Les nouveaux employés sont enregistrés dans le OktoPOS Manager. Les heures de connexion sont directement visibles dans le OktoPOS Manager, offrant une vue d'ensemble des employés actuellement au travail.
OktoTime répond aux exigences légales du suivi du temps de travail et montre en même temps ce que coûtent les heures travaillées. Les heures enregistrées sont évaluées selon les données contractuelles.
Les temps enregistrés peuvent être utilisés pour les fiches de paie.
Journaux d'enregistrement du temps
Les journaux de temps de l'employé sont disponibles individuellement et cumulativement. La connexion Internet directe des terminaux permet de vérifier le statut des journaux en temps réel.
Fonctionnalités
- Sélection des employés
- Sélection de la fonction
- Connexion / déconnexion
- Connexion avec carte à puce sans contact (RFID)
- Les dossiers des employés sont gérés dans le OktoPOS Manager
- Les données d'enregistrement du temps sont envoyées en temps réel au OktoPOS Manager
- Les nouveaux employés sont disponibles sur les terminaux directement après la création d'un nouveau dossier d'employé dans le OktoPOS Manager
- Rapports dans le OktoPOS Manager
- Coûts du personnel
Comptes de temps de travail : Suivi des heures en plus/moins
Avec les comptes de temps de travail dans OktoPOS, vous gardez à tout moment une vue transparente des heures supplémentaires et des heures négatives. Les soldes résultent directement des heures enregistrées ainsi que des jours de congés et de maladie, et sont clairement visibles pour chaque collaborateur. L’ajustement se fait de manière flexible selon vos accords d’entreprise.
- Logiciel:
- Hardware:
- Tablette Android 7-10'
- Connexion de données:
- Wi-Fi - Internet. OktoTime transfère les données avec une connexion Internet directement au OktoPOS Manager. Si Internet est temporairement indisponible, le terminal enregistre les journaux et les envoie plus tard.
Planification des horaires
Planification des horaires intégrée liée au dossier des employés et aux ventes.
Logiciel: SW-SP
Plan hebdomadaire
Les plans de quart peuvent être créés facilement dans le OktoPOS Manager. Il suffit de faire glisser et de déposer le personnel dans les créneaux horaires prédéfinis.
Seul le personnel ayant les qualifications requises est disponible. Le système vérifie dynamiquement les doublons et autres restrictions et émet des avertissements en conséquence.
Aperçu du plan de quart
Dans l'aperçu, le plan de quart pour une semaine peut être vu. Le plan de quart entier peut être copié à une autre semaine en un clic. Cela peut s'appliquer à toutes les fonctions ou seulement aux fonctions sélectionnées selon les besoins.
Graphique en barres de la planification des quarts
Le graphique en barres offre un bon aperçu pour garantir une planification des quarts efficace en évitant les sur- et sous-effectifs.
Graphique en barres hebdomadaire
Mon plan de quart
Les employés peuvent voir leurs heures et lieux programmés en ligne.
Restrictions
Différents types de restrictions de chaque employé peuvent être pris en compte pour la planification.
Le planificateur de quarts verra un message d'avertissement si l'employé est en vacances ou a atteint sa limite d'heures de travail.
Dans la section de configuration du système, les restrictions peuvent être ajustées pour ne délivrer que des messages d'avertissement ou pour bloquer complètement l'affectation des employés.
Les restrictions suivantes sont disponibles :
- Vacances
- Maladie
- Anniversaire
- Périodes de repos
- Collègues
- succursales
Message d'avertissement pour les restrictions du plan de quart
Publication
Le plan de quart peut être publié de la manière suivante :
- Impression
- En ligne
Outils de planification
En plus des restrictions, il existe d'autres outils utiles pour soutenir la planification des quarts.
Ceux-ci incluent des informations sur le nombre d'heures contractuelles, les fonctions pour lesquelles l'employé est qualifié, les succursales et les fonctions dans lesquelles l'employé a de l'expérience, ainsi que des informations sur les employés de remplacement possibles.
Expérience des employés
Fonctionnalités
- Planification dans l'aperçu hebdomadaire
- Planification par fonctions
- Gestion des conflits
- Restrictions des employés
- Fonction de copie
- Accumulation des heures par employé
- Graphique en barres
- Accès des employés (« Mon plan de quart »)
- Distribution du plan de quart par e-mail
- Plan de quart en PDF
- Rapports par succursales et fonctions
- Modèles de quart
- Ventes / coût du travail / ratios de coût du travail
- Outils de planification (informations sur les employés)
Comptes de congés
Suivi des allocations de vacances.
L'allocation annuelle de vacances et l'expiration sont calculées à partir des données du contrat.
Les jours d'absence (maladie) peuvent également être suivis.
Les demandes de congés et les périodes de congé maladie déclenchent des messages d'avertissement dans la planification des quarts si l'employé est affecté à un moment où il ne sera pas disponible.
Gestion des avantages
Rapprochement facile des paiements de surtaxe avec les heures réellement effectuées.
Avec la fonction de gestion des surtaxes, vous pouvez calculer les surtaxes bénéficiant d'un régime fiscal privilégié pendant les jours fériés et les quarts de nuit.
Cette fonction est directement connectée à OktoTime.
Listes de contrôle
Suivi des articles remis aux employés.
Une liste de contrôle dans le dossier de l'employé. Les articles remis aux employés et retournés par eux peuvent être saisis pour le suivi. (par exemple, clés, uniforme, etc.).
Offres d’emploi et recrutement
Vous rédigez les offres d’emploi dans le système et les publiez sur votre site Web. Les candidatures y arrivent, avec l’état d’avancement de chaque candidat, du premier contact à l’embauche.
Gestion des postes vacants
Vous pouvez créer des annonces d'emploi pour les postes vacants qui peuvent être publiées sur votre site Web. Les candidatures peuvent être envoyées via le site directement au OktoPOS Manager. Les candidatures reçues sont gérées dans le OktoPOS Manager.
Recrutement
Gestion des candidats
Logiciel: SW-OC
OktoCareer - Logiciel de conseil en personnel
Avec le module séparé OktoCareer, vous disposez d'un système de gestion des candidatures professionnel :
- Offres d'emploi sur votre propre site Web et sur les bourses d'emploi
- Candidatures reçues via le site Web, les bourses d'emploi et par e-mail
- Création d'un dossier de candidature
- Analyse électronique du CV
- Obtention conforme à la loi du consentement au traitement des données
- Gestion des délais pour la protection des données et suppression conforme à la loi
- Communication intégrée avec les candidats par e-mail
- Évaluations des candidats
- Maintien des listes longues et courtes
- Création d'un vivier de candidats
- Gestion des postes vacants
- Fonction de renvoi
- Connexion Outlook
- Rapports
Le module OktoCareer est adapté aux entreprises qui reçoivent 10 candidatures ou plus par mois. Avec OktoCareer, vous gardez une vue d'ensemble, ne manquez aucune échéance et assurez une apparence professionnelle sur le marché du travail.
- Suivez le candidat
- Ne manquez plus aucune échéance
- Apparence professionnelle sur le marché du travail
- De meilleures décisions grâce à plus d'informations
Gardez le contrôle, Outils d’analyse et de reporting
Le OktoPOS Manager fournit des analyses puissantes, des rapports clairs et des fonctionnalités de contrôle efficaces pour faciliter une prise de décision éclairée. Des outils spécifiques sont prévus pour les experts-comptables, et la comptabilité importe l’export directement. Associé à un système de gestion de contenu intégré, vous maîtrisez vos données, votre communication et vos contenus. Plus de clarté, moins d’efforts : tout dans un seul système.
Rapports
Rapports en temps réel complets.
Tout, à tout moment
Le OktoPOS Manager permet l'accès à des rapports sur une grande variété de sujets qui sont toujours à jour. Même les ventes effectuées il y a quelques secondes sont immédiatement incluses dans les rapports. Grâce à la haute puissance de calcul du serveur et aux structures de programme optimisées, même des rapports complexes peuvent être générés très rapidement.
Pour un traitement ultérieur individuel, les rapports peuvent facilement être exportés vers Excel. De plus, il est possible de créer des documents PDF pour la documentation à partir de la plupart des analyses. Comme les données de tous les modules sont intégrées dans le OktoPOS Manager, des rapports sont également possibles qui combinent des données de différentes zones, telles que le ratio des coûts de main-d'œuvre ou les calculs de produits.
Contrôle
Le contrôle se produit lorsque les informations pertinentes vous parviennent et que vous n'avez pas à rassembler les informations dont vous avez besoin. En raison de la multitude de processus et de transactions de différentes natures dans une succursale, il est impossible de garder le contrôle sans un système efficace et interconnecté.
Abonnez-vous au rapport de gestion qui vous fournit les indicateurs clés dont vous avez besoin par e-mail quotidien. Utilisez la fonction de décomposition pour obtenir une meilleure compréhension. Étant donné que toutes les données sont disponibles dans un seul système, il est possible de décomposer les données brutes.
Utilisez la combinaison des données à votre avantage. Par exemple, analysez le rapport des marges pour déterminer quels jours quels articles contribuent le plus -ou le moins- à vos bénéfices.
Grâce à la structure des droits différenciée, vous pouvez définir quel employé peut consulter quels rapports. Plus de 50 rapports sont disponibles dans le OktoPOS Manager.
Ventes mensuelles
Contrôle
Transparence maximale en reliant les données de divers modules.
Des comptables aux visionnaires
Les gestionnaires d'opérations multi-unités savent à quel point il est important d'avoir des données à jour et combien il est difficile de les obtenir.
OktoPOS fournit les informations rapidement et complètement, comme aucun autre système. OktoPOS fournit la boussole dont vous avez besoin pour garder votre entreprise sur la bonne voie.
Une gestion efficace doit non seulement voir la situation dans son ensemble, mais aussi prêter attention aux détails. Grâce à l'approche intégrée, OktoPOS offre tout le spectre. De la rentabilité d'une succursale à la transaction individuelle.
Analyse détaillée
Pour une meilleure compréhension des rapports, vous pouvez approfondir les enregistrements de transactions individuelles.
P&L Proforma
Vous pouvez voir votre P&L quotidien pour chaque succursale dans le OktoPOS Manager. Les données requises proviennent de la caisse, des articles, des recettes et des prix d'achat ainsi que des coûts du personnel selon le temps de présence et les contrats de travail. Les coûts d'occupation, les amortissements et autres coûts sont définis comme une somme forfaitaire ou en relation avec les ventes individuellement pour chaque succursale.
La seule caisse qui affiche le chiffre d'affaires et le résultat net.
Journal de caisse électronique - OktoJournal
Logiciel: SW-LED
OktoJournal est votre journal de caisse électronique avec saisie sur écran tactile. Pour les caisses et les livres de caisse.
Plus de tracas avec des notes manuscrites.
Tous les reçus de dépôt et de retrait de la caisse sont enregistrés via l'écran tactile et stockés dans le cloud.
Plus besoin de manipuler fastidieusement la souris et le clavier. Le terminal d'enregistrement à écran tactile OktoJournal est placé directement à côté de la caisse. Cela garantit que chaque document est effectivement enregistré immédiatement.
Frontend
Page d'accueil
Backend
Rapports dans le cloud
Gestion des paramètres dans le cloud
OktoJournal est un terminal d'enregistrement avec un journal de caisse électronique pour les caisses enregistreuses et pour les caisses sans enregistrement de la TVA, par exemple un coffre-fort ou une petite caisse.
Questions et réponses
Pourquoi OktoJournal est-il proposé uniquement sous forme de licence mensuelle ?
Aujourd'hui, les logiciels fiscaux sont soumis à des changements et des mises à jour constants.
Les coûts de mise à jour continue sont inclus dans la licence mensuelle.
De plus, le stockage conforme aux exigences de l'administration fiscale des données, y compris les sauvegardes, est inclus.
Vous n'avez donc à vous soucier de rien d'autre et pouvez aborder les contrôles fiscaux en toute sérénité.
Puis-je également installer le terminal tactile sur mon propre matériel ?
Non. OktoJournal ne peut être utilisé qu'avec notre terminal d'enregistrement.
La formation est-elle incluse dans le coût ?
Le programme est très facile à utiliser. Une brève session de formation introductive par téléphone ou vidéoconférence est incluse.
Quelle est la méthode de paiement ?
Les frais de licence mensuels sont payés annuellement à l'avance.
Quel est le délai de préavis ?
Vous pouvez annuler OktoJournal à tout moment à la fin de l'année.
Puis-je exporter moi-même mes données du cloud ?
Oui, grâce à votre accès à la gestion du journal de caisse, vous pouvez exporter le journal de caisse, l'export GoBD, l'export DSFinV-K et les écritures individuelles à tout moment depuis le cloud.
Pourquoi OktoJournal est-il capable de fonctionner hors ligne alors que le journal de caisse est dans le cloud ?
Les enregistrements sont effectués avec le terminal tactile. Le terminal tactile est un programme hors ligne. Dès que le terminal tactile dispose d'une connexion Internet (WiFi ou LAN), il transmet automatiquement les écritures individuelles dans votre gestion de journal de caisse dans le cloud.
Que dois-je faire si je veux utiliser OktoJournal ?
- Vous concluez un accord de licence avec nous en ligne.
- Vous commandez le terminal tactile et payez la facture et la licence pour la première année.
- Vous recevrez votre terminal tactile et l'accès à votre journal de caisse dans le cloud dans un délai de 7 jours ouvrables.
Y aura-t-il des coûts de support ?
Habituellement, non. La formation de débutant incluse devrait être suffisante. Si vous avez des questions entre-temps, n'hésitez pas à nous contacter pendant les heures de bureau.
Puis-je également émettre des factures de vente avec OktoJournal ?
Non. Vous pouvez utiliser la caisse tactile électronique OktoPOS Cash pour cela.
J'utilise OktoPOS Cash comme caisse. Ai-je encore besoin d'OktoJournal ?
Le journal de caisse est déjà intégré dans OktoPOS Cash. Vous n'avez besoin d'OktoJournal que si vous souhaitez tenir d'autres journaux de caisse qui ne sont pas liés à une caisse.
Pour les consultants fiscaux
Fonctions et informations pour les conseillers fiscaux
Comment obtenir les données de mon client ?
OktoPOS offre une connexion pour les consultants fiscaux. Avec cela, vous avez accès à toutes les zones importantes du système. Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur avec une connexion Internet. Dans le navigateur (par exemple, Firefox, Chrome), vous accédez au système OktoPOS de votre client. Demandez les données d'accès à votre client. Nous configurons l'accès du consultant fiscal individuellement pour le système de votre client si votre client en fait la demande.
Puis-je également exporter plusieurs succursales à la fois ?
Oui. Si votre client exploite plusieurs succursales, vous pouvez sélectionner plusieurs succursales pour l'exportation et exporter les ventes dans un seul fichier.
Les données de vente peuvent-elles également être importées quotidiennement dans mon système comptable ?
En principe, il est possible pour le système OktoPOS de stocker l'exportation des ventes sur votre serveur quotidiennement. Il y a un coût unique pour configurer l'exportation automatique. En raison de la gestion simple et très rapide de l'exportation des ventes dans le OktoPOS Manager, qui n'est généralement effectuée qu'une fois par mois avec très peu de temps, la connexion automatisée n'en vaut pas la peine dans la plupart des cas et n'apporte presque aucun avantage en termes de temps.
Où puis-je trouver un modèle pour le système de contrôle interne ?
Dans le manuel OktoPOS Cash sous OktoPOS > Système > Support du système.
Le OktoPOS Manager peut-il être supprimé après la fin du contrat ?
De notre point de vue, le OktoPOS Manager et les données sont soumis aux périodes de conservation légales. En cas d'audit fiscal ultérieur, un accès au système peut être demandé. Une simple exportation de données ne suffit pas régulièrement pour répondre aux exigences. Cependant, nous ne pouvons et ne devons faire aucune déclaration légale ou juridique à cet égard et suivre les instructions de nos clients.
Comment puis-je enregistrer les ventes ?
Le moyen le plus simple est d'utiliser l'exportation de la comptabilité financière. Vous le trouverez dans la navigation de gauche dans le OktoPOS Manager Comptabilité financière > Exportation de la comptabilité financière.
L'exportation est générée en quelques secondes en appuyant sur un bouton sous forme de fichier CSV. Ce fichier CSV est reconnu et interprété par votre programme comptable lorsque vous l'importez.
Quels sont les périodes que je peux comptabiliser ?
Vous avez le choix entre des transactions individuelles, des journées entières ou d'autres périodes sélectionnables telles que des semaines ou des mois.
Si vous choisissez une période, par exemple un mois, vous pouvez choisir si les ventes pour toute la période doivent être cumulées ou ventilées par jours individuels.
Avec une seule exportation, une fois par mois, vous pouvez comptabiliser chaque jour du mois en un rien de temps.
Quel document résume les ventes quotidiennes pour la comptabilité ?
Veuillez utiliser le rapport de caisse. Vous pouvez le trouver sous Comptabilité > Comptes de caisses et rapports > Rapport de caisse. Contrairement à la fermeture de caisse ou au rapport Z, le rapport de caisse couvre toujours une journée complète, même si plusieurs caisses ont été fermées ce jour-là. Le rapport de caisse représente la base fiscale pour la comptabilité financière dans le système OktoPOS.
Que signifie si le rapport de caisse est provisoire ?
Le rapport de caisse est provisoire jusqu'à ce que le OktoPOS Manager ait assuré que toutes les transactions sont arrivées à la caisse dans le OktoPOS Manager. Cette détermination ne peut être faite que lorsque le premier reçu du jour suivant est posté. C'est le seul moyen pour le OktoPOS Manager d'identifier clairement quel était le dernier numéro de reçu de la journée.
Où puis-je trouver plus d'informations ?
Dans la FAQ, vous trouverez des informations et des vidéos pour la comptabilité (OktoPOS > Système > FAQ). Le manuel se trouve sous OktoPOS > Système > Support du système.
Exportation comptable
Exportez les ventes vers la comptabilité financière en appuyant sur un bouton
Logiciel: SW-FA
L'exportation des ventes facilite grandement le travail de la comptabilité financière..
Les ventes sont exportées depuis le OktoPOS Manager sous forme de fichier CSV et importées dans le programme comptable.
L'exportation peut être paramétrée pour être compatible avec tous les programmes comptables. Par exemple avec Cegid, Sage et Pennylane.
Les ventes peuvent être exportées en une seule fois pour plusieurs jours et plusieurs magasins.
Pour configurer la fonction d'exportation, saisissez simplement le plan comptable dans le OktoPOS Manager et attribuez un compte de revenus à chaque article de vente en fonction de son taux de TVA. De cette manière, vous pouvez facilement ventiler vos ventes dans votre P&L par groupes de marchandises ou catégories, selon vos besoins.
Interface MCP
Votre Manager, ouvert aux agents IA.
Logiciel: API-MCP
Le Model Context Protocol, MCP en abrégé, est le standard par lequel les agents IA travaillent avec un système métier. Le OktoPOS Manager dispose d'une telle interface. Un agent compatible MCP, par exemple Claude ou ChatGPT, travaille ainsi directement sur vos chiffres.
Ce que cela permet
Ce qu'un agent répond dans chaque domaine.
- Contrôle de gestion. Le point du matin, cinq phrases sur la veille par filiale.
- Reporting. Chiffre d'affaires, tickets et ticket moyen sur n'importe quelle période, et où une filiale s'écarte des autres.
- Planification de l’offre. À quelle heure et dans quelle semaine un article se vend, et à quel moment il revient dans l’offre.
- Assortiment. Quel article ne se justifie plus dans l’assortiment, mesuré aux tickets et à la part du chiffre d'affaires, et ce qui doit prendre sa place.
- Vente additionnelle. Quels articles figurent sur le même ticket et où une offre groupée ou une suggestion reste en plan.
- Opérations. Ce qu'une opération de remise a rapporté, mesuré face aux semaines précédentes, par filiale.
- Prix. Ce qu'un autre prix dans une filiale change en quantité et en chiffre d'affaires, mesuré au lieu d'être supposé.
- Prévisions. Interroger la prévision de chiffre d'affaires par filiale et la traduire en planning et en commandes.
- Gestion des articles. Compléter les informations et les descriptions manquantes dans la fiche article, si l'accès dispose du droit d'écriture.
Aucune intégration ni documentation nécessaire. L'interface se décrit elle-même à l'agent. Au premier accès, il demande quelles données et quelles tâches existent, et travaille aussitôt avec.
Six exemples déroulés : de la question au résultat.
Protection des données : vous choisissez vous-même l'outil d'IA connecté. Votre établissement est responsable d'un usage conforme à la protection des données, en particulier lorsqu'il traite des données personnelles.