Administración
El OktoPOS Manager, el corazón de su gestión.
Materiales, personal, clientes y análisis convergen en un sistema central.
El OktoPOS Manager reúne artículos, personal y cifras de todas las sucursales en una sola interfaz.
En esta página
OktoPOS Manager
Su base de datos central basada en la web, plataforma administrativa.
Software: SW-OPM, SW-CS
Con OktoPOS Manager puede gestionar sucursales y franquicias de forma eficiente desde un solo sistema, incluso a nivel internacional. Inventario, personal o análisis: todos los datos están unificados en una sola plataforma. Escalable, multilingüe y diseñado para operaciones en múltiples ubicaciones, ideal para empresas en crecimiento con ambiciones globales.
Sucursales y franquicias
Software: SW-OMF
OktoPOS es ideal para empresas que administren varias sucursales, así como para franquicias y empresas individuales.
Estructura de la empresa
en OktoPOS Manager
La estructura corporativa es administrada centralmente en el OktoPOS Manager. Franquiciados y sucursales pueden ser añadidos en cualquier momento.
Estructura corporativa
Un solo maestro de artículos para todas las sucursales
Gestiona el surtido, las imágenes y los precios en un solo lugar, en el OktoPOS Manager. Las cajas y los terminales de todas las sucursales aplican los cambios.
- Artículos, textos e imágenes
- Alérgenos, aditivos y valores nutricionales
- Precios por sucursal, separados para consumo en el local y para llevar
- Tasas de IVA por sucursal
- Menús con pasos de elección y extras
- Promociones con categorías propias y la pantalla de inicio
- Asignar perfiles horarios, por ejemplo para el desayuno y el almuerzo
- Disposición propia de los botones de artículos en cada caja
- Informes uniformes para todas las sucursales
Derechos de acceso
Los derechos de acceso al OktoPOS Manager y a los módulos Front-End son administrados centralmente. Los derechos de usuario pueden ser configurados en gran detalle y, en muchas áreas, limitarse a sucursales.
Internacional
OktoPOS puede ser empleado en varios países del mundo.
Monedas
Se puede definir una moneda para cada sucursal. Dicha moneda será usada para la caja así como para las funciones y reportes de OktoPOS Manager.
Selección de idiomas
en la caja
Todos los datos internacionales convergen en el sistema basado en la web OktoPOS Manager.
Gestión de inventarios
Eficiencia, consistencia y control gracias a la integración de la caja a la gestión de materiales.
Software: SW-MM1, SW-MM2
La gestión de materiales es un desafío considerable para las sucursales, debido a que el registro al sistema del gran número de transacciones pequeñas es a menudo una carga significativa de trabajo.
Es indispensable entonces integrar las cajas con la gestión de materiales de la empresa. OktoPOS Cash se sirve de la base de datos de artículos del sistema OktoPOS Manager y la alimenta con los datos de las transacciones. Ésta es la base para una gestión de materiales funcional.
Los artículos agotados pueden descomponerse en sus ingredientes previamente especificados en la receta correspondiente. Los datos sobre las entregas y desechos son registrados en el sistema. Con estos datos se maneja una cuenta de stock, y una vez que se ingresen los valores de inventario finales, se efectúa una comparación entre los valores obtenidos y los valores esperados.
Sistema TPV con gestión de mercancías
Cuenta de existencias por artículo
Cada artículo lleva su propia cuenta de existencias.
Funciones de la gestión de mercancías
- Administración de artículos
- Administración de proveedores
- Inventarios
- Almacén
- Análisis de valores esperados vs. obtenidos
- Recomendaciones de pedido
- Recetas
- Precios
- Alérgenos
- Valores nutricionales
- Aditivos
- Fecha de vencimiento
- Cálculo de costos
- Utilidad bruta
- Entregas
- Desechos
- Planificación de producción
Inventario
El recuento se realiza mediante listas de recuento, de forma móvil en el OktoPOS Manager o con el terminal portátil mediante código de barras. El sistema contrasta la cantidad contada con las existencias calculadas.
- Diferencia entre existencias teóricas y reales por artículo, directamente en la lista
- Saltar desde la línea a la cuenta de material del artículo
- Valoración según los valores registrados y, a continuación, finalización
- Lista de asientos de la variación de existencias para la contabilidad financiera
Merma y roturas
La comparación entre existencias teóricas y reales solo cuadra si, además de las ventas, se registran la merma y las roturas.
Ambos se registran directamente en la caja o en el OktoPOS Manager, tanto en los artículos de venta como en los ingredientes sueltos. Las listas de merma se pueden analizar en el OktoPOS Manager.
Lista de propuestas de pedido
La lista calcula lo que falta a partir de las ventas de los últimos días y de las existencias en almacén. Para ello, los artículos con receta se descomponen en sus componentes.
- Modificar a mano las cantidades propuestas antes de enviar
- Como pedido por correo electrónico al proveedor
Terminal portátil con OktoInventory
Software: SW-INV
El terminal portátil es un dispositivo Android con escáner integrado. Escanear el código de barras, teclear la cantidad y cargar la exportación en el OktoPOS Manager.
- Inventario: las cantidades escaneadas se asumen como existencias contadas
- Recepción de mercancía: las cantidades pasan al albarán
- Pedido: escanear en el almacén y a partir de ahí se genera el pedido
La cantidad aparece en OktoPOS ManagerEscanear el código de barrasIntroducir la cantidadGenerar la exportaciónLa cantidad aparece en OktoPOS Manager
Escanear. En el dispositivo se ejecuta el software OktoInventory. Se lee el código de barras y se introduce la cantidad correspondiente.
Transferir. Tras el escaneo se exporta un archivo CSV con códigos de barras y cantidades desde el terminal portátil al OktoPOS Manager.
Procesar. El OktoPOS Manager asume las cantidades: según el proceso, como existencias contadas del inventario, como cantidad del albarán o como línea de un pedido.
Artículos
Un artículo posee varios atributos, los cuales no son tomados en cuenta por cajas convencionales. Por medio del sistema OktoPOS Manager es posible ingresar dichos atributos directamente en el expediente del artículo correspondiente, logrando así que estén disponibles para los diferentes módulos OktoPOS.
Base de datos central de artículos para todas las sucursales
Precios
Un artículo puede ser vendido de diferentes maneras; lo cual también significaría precios y tasas de IVA diferentes. Para evitar la creación de un artículo separado para cada modalidad, es posible ingresar diferentes precios e impuestos para un solo artículo, los cuales dependen de los siguientes parámetros:
- Sucursal
- Entrega (a la mesa, para llevar, servicio delivery, etc.)
Cada sucursal puede definir su propia moneda, lo que permite vender el mismo artículo en diferentes sucursales, a nivel internacional y realizar un análisis exhaustivo del mismo.
Cuadro de precios de un artículo
Cálculo de costos por Producto
El sistema calcula el ratio de los costos de materiales sobre las ventas. La utilidad bruta se calcula todos los días para cada sucursal y artículo en el reporte de utilidad bruta.
Cálculo del producto por receta
Gestione recetas, valores nutricionales y alérgenos
Tenga el control total sobre sus recetas mediante la gestión centralizada de ingredientes, valores nutricionales y alérgenos. El OktoPOS Manager garantiza un etiquetado claro y actualizaciones sencillas, perfecto para hostelería y comercio. Cumpla con la normativa y ofrezca a sus clientes la máxima transparencia y seguridad.
Recetas
Es posible guardar recetas en el expediente de artículo para todos aquellos artículos que son producidos o modificados en la sucursal.
Esto permite realizar las siguietes funciones a través de la receta:
- Registro del consumo de ingredientes
- Definición de alérgenos contenidos según la receta
- Definición de aditivos contenidos según la receta
- Cálculo de valores nutricionales según la receta
- Identificación de productos no-vegetarianos y no-veganos
- Cálculo del producto según la receta
Valores nutricionales
Los valores nutricionales de productos finales pueden calcularse a través de la receta.
Para cada artículo es posible registrar valores nutricionales.
Cálculo de valores nutricionales en el archivo del artículo
Por medio de los ingredientes en la receta, se calculan dichos valores para el producto final. Como los valores del producto final no necesariamente corresponden a la suma de valores nutricionales de los ingredientes, existe la posibilidad de corregir los valores manualmente en cada etapa.
Publicación
Los valores nutricionales pueden ser utilizados para los siguientes propósitos:
Impresión de la información del artículo a través de la impresora de recibos
Vista de valores nutricionales en la caja
Alérgenos y aditivos
Cálculo de alérgenos y aditivos a través de la receta.
A cada artículo pueden asignarse alérgenos y aditivos. El sistema calcula el contenido de estas sustancias en el producto final basándose en la receta.
El seguimiento de alérgenos y aditivos en recetas complejas apenas es posible sin el apoyo de un sistema potente.
La información sobre alérgenos y aditivos tiene su uso en las siguientes áreas:
La base de datos de artículos puede filtrarse por aditivos y alérgenos. De esta forma, ubicar todos los artículos que contengan estas sustancias es muy fácil.
Filtro de la base de datos de artículos por alérgenos
Determinación del contenido de
alérgenos por medio de la receta
Gestión de personal
Software: SW-HR
Lo que consigue con ello
- Menos esfuerzo, más claridad: Gestione la planificación de personal, horarios de trabajo, ausencias y complementos de manera transparente.
- Reclutamiento más rápido: Publique ofertas de trabajo en su sitio web y estructure el proceso de selección.
- Mejor incorporación: Las listas de verificación garantizan una formación estructurada, sin caos de papeles.
Funciones de un vistazo
- Planificación de turnos
Planificación intuitiva con responsabilidades claras, para equipos de servicio, cocina o ventas. - Registro de jornada integrado
Registrar los horarios de trabajo de forma centralizada y documentarlos de manera fiable. - Gestión de vacaciones y ausencias
Coordinar claramente los días de vacaciones y ausencias, evitar conflictos y detectar vacíos con antelación. - Cuentas de tiempo
Gestionar las horas teóricas y reales, descontando bajas por enfermedad y vacaciones, en cuentas de tiempo. - Complementos
Calcular y documentar automáticamente los complementos. - Reclutamiento & gestión de candidatos
Crear ofertas de trabajo y publicarlas en su sitio web. Gestionar las candidaturas de forma central, desde la preselección hasta la contratación. - Onboarding con listas de verificación
Listas de verificación digitales para un inicio fluido de nuevos miembros del equipo.
Sus ventajas
- Todo en una sola herramienta: Desde la planificación de turnos hasta la incorporación, sin rupturas de sistema.
- Ahorre tiempo y reduzca errores: Procesos claros, menos retrabajo.
- Estructura para el equipo: Todos saben cuándo y dónde están asignados. Las vacaciones y los complementos están bien gestionados.
OktoPOS ofrece una gestión integral del personal que integra todas las funciones esenciales desde la planificación de turnos y el registro de tiempo hasta la gestión de días de vacaciones y asignaciones. Las ofertas de empleo se crean en el sistema y aparecen en su sitio web.
El plan de turnos, el control horario, las vacaciones y las ausencias están en un solo lugar. El sistema calcula los bonos y los complementos a partir de los tiempos registrados. Para los nuevos empleados hay una lista de verificación que refleja la incorporación.
Además, el módulo de reclutamiento integrado facilita considerablemente la gestión de candidatos. Recibe apoyo específico en la selección y gestión de candidatos, lo que optimiza y simplifica todo el proceso de reclutamiento.
Base de datos de empleados
Los archivos de los empleados se almacenan de forma centralizada en OktoPOS Manager. Por lo tanto, los datos están disponibles en todo el sistema sin entradas redundantes. Desde la planificación de turnos hasta el registro de tiempos y el inicio de sesión en la caja.
Inicio de sesión de empleado en la caja
Gestión de contratos
Cada empleado tiene, en su tarjeta, datos relativos a su contrato. Esto sirve también para el cálculo de ratios financieros, como el ratio de gastos de personal sobre ingresos, entre otros.
Registro de tiempos - OktoTime
Control de asistencias con una App para tableta.
Software: SW-TA
El terminal de registro de tiempo OktoTime está conectado al OktoPOS Manager a través de Internet. Los nuevos empleados se crean en OktoPOS Manager. Los tiempos capturados son visibles directamente en el OktoPOS Manager, de modo que siempre hay una visión general de quién está trabajando actualmente y quién no.
OktoTime cumple los requisitos legales de registro de tiempos y muestra al mismo tiempo lo que cuestan las horas trabajadas. Las horas se evalúan con los datos del contrato.
Las horas registradas pueden utilizarse para la nómina.
Registro de horarios
Los tiempos de entrada y salida de los empleados pueden consultarse de forma cumulativa o individual. La conexión directa vía internet de los terminales permite consultar el estatus de registro actual.
Funciones
- Selección de empleados
- Selección de funciones
- Registro de tiempos de entrada y salida
- Registro con tarjetas sin contacto RFID
- Administración del personal en OktoPOS Manager
- Envío de datos en tiempo real sobre horas registradas al OktoPOS Manager
- Los nuevos empleados estarán disponibles en los terminales inmediatamente después de registrarse en OktoPOS Manager
- Evaluaciones en OktoPOS Manager
- Costos de personal
Cuentas de horas de trabajo: Control de horas positivas/negativas
Con las cuentas de horas de trabajo en OktoPOS, mantiene siempre una visión transparente de las horas a favor y en contra. Los saldos se calculan directamente a partir de las horas registradas, así como de los días de vacaciones y enfermedad, y son claramente visibles por empleado. El ajuste se gestiona de forma flexible según los acuerdos de su empresa.
- Software:
- Hardware:
- Tableta Android de 7 a 10 pulgadas
- Conexión:
- Red de área local inalámbrica - OktoTime transfiere datos directamente al OktoPOS Manager vía internet. En el caso de que se pierda la conexión temporalmente, el terminal guardará los registros de horas para su posterior envío.
Planificación de turnos
Una planificación de turnos integral, vinculada al expediente del personal y a las ventas.
Software: SW-SP
Programa semanal
La administración de turnos de trabajo es fácil y sencilla en el sistema OktoPOS Manager. Basta con asignar un empleado a un horario predeterminado mediante arrastrar y soltar.
Sólo se dispone de personal que tenga la cualificación requerida. El sistema comprueba dinámicamente entradas dobles y otras restricciones y emite advertencias en consecuencia.
Vista general de turnos
Visualice el programa de turnos en su totalidad. El programa puede ser copiado a otra semana con solo pulsar un botón juntamente con todas o solo algunas de las funciones.
Planificación de turnos con diagrama de barras
El diagrama de barras ofrece una buena visión general de los turnos para evitar que haya tanto exceso como escasez de personal, verificando que todas las horas estén óptimamente cubiertas.
Diagrama de barras semanal
Mi programa de turnos
Los empleados pueden ver sus horarios y lugares programados en línea.
Limitaciones
Para la planificación se pueden considerar diferentes tipos de restricciones para empleados individuales.
El planificador de turnos verá un mensaje de advertencia si el empleado está de vacaciones o ha alcanzado su límite de horas de trabajo.
Ajuste sus preferencias en la configuración del sistema, donde usted puede decidir si las limitaciones tan solo deben producir advertencias o si deben directamente impedir que el empleado en cuestión sea programado.
Las limitaciones disponibles son:
- Vacaciones
- Enfermedad
- Cumpleaños
- Descansos
- Colegas
- Limitaciones de la sucursal
Mensaje de advertencia sobre restricciones del plan de turnos
Publicación
El programa de turnos puede ser publicado de las siguientes maneras:
- Correo electrónico
- Impresión
- Online
Ayudas para la plafinicación de turnos
Además de las limitaciones, existen también diversas referencias que apoyan a la planificación de turnos.
Éstas contienen información útil sobre el empleado, como la cantidad de horas efectivamente trabajadas, las funciones para las cuáles está cualificado, en qué sucursal y función ya tiene experiencia y por último información sobre posibles sustitutos.
Experiencia del empleado
Funciones
- Planificación con vista semanal
- Planificación según funciones
- Gestión de conflictos
- Limitaciones del personal
- Copiar programas de turnos
- Acumulación de horas por trabajador
- Vista general con diagrama de barras
- Acceso del personal (mi programa de turnos)
- Envío de programas por e-mail al personal
- Progsucursales en PDF
- Evaluaciones según sucursales y funciones
- Plantillas de turnos
- Ventas / gastos de personal / ratio de los gastos de personal sobre ingresos
- Referencias (informaciones sobre el personal)
Gestión de vacaciones
Monitoreo de vacaciones pendientes.
El derecho a la cantidad de días de vacaciones y su caducidad, se determinan mediante la información contractual almacenada.
Las inasistencias justificadas también pueden ser documentadas.
Las vacaciones e inasistencias solicitadas y autorizadas provocarán un mensaje de advertencia en la planificación de turnos si es que entran en conflicto con ella.
Gestión de sobresueldos
Conciliación sencilla de los sobresueldos con las horas realmente trabajadas.
La gestión de sobresueldos le permite calcular los sobresueldos fiscalmente privilegiados que resultan del trabajo en días feriados y turnos de noche.
Esta función está directamente conectada con OktoTime.
Listas de verificación
Haga seguimiento de objetos que hayan sido entregados al personal.
Utilice las listas de verificación ubicadas en los expedientes de cada empleado para registrar todos los objetos (llaves, uniformes, etc.) que fueron entregados a un empleado.
Ofertas de empleo y reclutamiento
Las ofertas de empleo las redacta en el sistema y las publica en su sitio web. Las candidaturas llegan allí, con el estado de cada candidato desde el primer contacto hasta la contratación.
Gestión de vacantes
Cree y publique anuncios de empleo en su página web o en otras páginas. Las personas interesadas pueden postular directamente por internet. Las postulaciones recibidas pueden ser administradas desde el OktoPOS Manager.
Reclutamiento
Gestión de candidatos.
Software: SW-OC
OktoCareer - Software de consultoría de personal
Con el módulo independiente OktoCareer, tiene a su disposición un sistema profesional de gestión de candidatos:
- Anuncios de empleo en su propio sitio web y en bolsas de trabajo
- Solicitudes recibidas a través de la página web, bolsas de trabajo y por correo electrónico
- Creación de un expediente de solicitante
- Análisis electrónico del CV
- Obtención de consentimiento legalmente compatible para el procesamiento de datos
- Gestión de plazos para la protección de datos y eliminación conforme a la ley
- Comunicación integrada con los solicitantes a través de correo electrónico
- Evaluaciones de candidatos
- Mantenimiento de listas largas y cortas
- Creación de un grupo de candidatos
- Gestión de vacantes
- Función de reenvío
- Conexión de Outlook
- Informes
El módulo OktoCareer es adecuado para empresas que reciben 10 o más solicitudes por mes. Con OktoCareer usted mantiene la visión general, no se salta ninguna fecha límite y asegura una apariencia profesional en el mercado laboral.
- Seguimiento del solicitante
- No dejes pasar más plazos
- Apariencia profesional en el mercado laboral
- Mejores decisiones a través de más información
Mantenga el control, Herramientas de análisis e informes
El OktoPOS Manager ofrece análisis potentes, informes claros y funciones eficaces de control para respaldar decisiones bien fundamentadas. Para los asesores fiscales hay herramientas propias, y la contabilidad importa la exportación directamente. Combinado con un sistema de gestión de contenidos integrado, usted mantiene el control total sobre datos, comunicación y contenido. Más claridad, menos esfuerzo: todo en un solo sistema.
Informes
Reportes exhaustivos en tiempo real.
Todo y en cualquier momento
El OktoPOS Manager permite acceder a informes sobre una variedad de temas que siempre están actualizados. Incluso las ventas que se realizaron hace unos segundos se incluyen inmediatamente en los informes. Gracias a la alta capacidad de procesamiento del servidor y a las estructuras de programación optimizadas, también se pueden realizar evaluaciones complejas en un instante.
Para un procesamiento individual posterior, las evaluaciones pueden exportarse fácilmente a Excel. Además, es posible crear documentos PDF a partir de la mayoría de los análisis para documentación. Dado que los datos de todos los módulos fluyen hacia el OktoPOS Manager, también son posibles evaluaciones que combinan datos de diferentes áreas, como la proporción de costos laborales o las calculaciones de productos.
Control
Control es recibir toda la información relevante y no tener que buscarla uno mismo. A causa de la gran cantidad de procesos y de transacciones de toda clase que existen en una sucursal, no es posible mantener una visión general sin un sistema eficiente e interconectado.
Suscríbase al reporte administrativo para recibir diariamente las informaciones más importantes por e-mail. Utilice la función de desglose para profundizar la información en detalle. La disponibilidad completa de datos en el sistema hace posible ir desglosando la información hasta obtener datos en bruto.
Aproveche la funcionalidad de combinación de datos para por ejemplo determinar, por medio del reporte de márgenes, cuales son los artículos que menos o más aportan a las ganancias de su empresa, y en qué días.
La estructura de derechos de acceso es diferenciada, lo que facilita definir específicamente qué empleado puede ver qué reportes. OktoPOS Manager produce más de 50 reportes diferentes.
Mensual de ventas
Controlling
Máxima transparencia gracias a la vinculación de datos provenientes de diferentes áreas.
Toda gerencia de cadenas comerciales conoce lo importante, pero también lo difícil que es conseguir datos actualizados.
OktoPOS le brinda información actual rápida y exhaustivamente como ningún otro sistema. OktoPOS es el compás que le ayuda a mantener su empresa en curso.
Para garantizar una gerencia efectiva es necesario tener una visión global acompañada de una minuciosa atención al detalle. OktoPOS ofrece toda la gama de servicios gracias a su enfoque integrado: desde la rentabilidad total de la sucursal hasta la rentabilidad de las transacciones individuales.
Desglose
Usted puede analizar cada transacción en particular para un mayor entendimiento de los reportes.
Proforma de Pérdidas y Ganancias
Revise sus ingresos operativos diarios en el OktoPOS Manager. Estos resultados toman en cuenta los datos provenientes de la caja, de los artículos, recetas y precios de compra así como de los costos de personal calculados por el control horario y los diferentes contratos laborales. Los arrendamientos, las depreciaciones y otros gastos pueden definirse por sucursal con montos fijos o calcularse en relación a las ventas.
La única caja que muestra las ventas y el éxito final.
Libro de caja electrónico - OktoJournal
Software: SW-LED
OktoJournal es su libro de caja electrónico con pantalla táctil. Para cajas y libros de caja fuerte.
Se acabaron los problemas con los registros manuscritos.
Todos los depósitos y retiros de la caja se registran a través de la pantalla táctil y se almacenan en la nube.
Sin manipulaciones tediosas con ratón y teclado. El terminal de registro de datos con pantalla táctil OktoJournal está situado justo al lado de la caja. De este modo se garantiza que cada recibo se contabilice inmediatamente.
Frontend
Página de inicio
Backend
Evaluación en la nube
Gestión de configuraciones en la nube
OktoJournal es un terminal de registro con libro de transacciones en efectivo para cajas registradoras y para cajas sin registro de IVA, por ejemplo, caja fuerte o caja chica.
Preguntas y respuestas
¿Por qué OktoJournal sólo se ofrece como licencia mensual?
Hoy en día, los software fiscales están sujetos a cambios y actualizaciones continuas.
La licencia mensual incluye los costes de actualización permanente.
Además, se incluye el almacenamiento de datos conforme a las normas fiscales, incluidas las copias de seguridad.
Así no tendrá que preocuparse de nada más y podrá afrontar las inspecciones fiscales con tranquilidad.
¿Puedo instalar el terminal táctil en mi propio hardware?
No. OktoJournal sólo puede utilizarse con el terminal que nosotros ofrecemos.
¿Está incluida la formación en el precio?
El programa es muy fácil de usar. Se incluye una breve formación introductoria por teléfono o videoconferencia.
¿Cuál es la forma de pago?
Las licencias mensuales se pagan por año y por adelantado.
¿Cuál es el plazo de cancelación?
Puede cancelar OktoJournal en cualquier momento para fin de año.
¿Puedo exportar yo mismo mis datos desde la nube?
Sí, puede exportar el libro de transacciones en efectivo y las transacciones individuales desde la nube en cualquier momento, mediante su acceso a la gestión del libro de caja.
¿Por qué puede funcionar OktoJournal sin conexión cuando el libro de transacciones en efectivo está en la nube?
Los registros se realizan con el terminal táctil. El terminal táctil es un programa offline. En cuanto el terminal táctil dispone de conexión a Internet (Wifi o LAN), transfiere automáticamente las transacciones individuales a la gestión de su libro de caja en la nube.
¿Qué tengo que hacer para utilizar OktoJournal?
- Se realiza un contrato con nosotros en línea.
- Pide su terminal táctil y paga la factura y la licencia del primer año.
- Recibirá su terminal táctil y el acceso a su libro de caja en la nube en un plazo de 7 días laborables.
¿Tendré que pagar soporte?
Normalmente no. La breve formación inicial incluida debería ser suficiente. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros en horario de oficina.
¿Puedo emitir facturas de venta con OktoJournal?
No. Para ello puede utilizar la caja electrónica táctil OktoPOS Cash.
Utilizo OktoPOS Cash como caja. ¿Sigo necesitando OktoJournal?
El libro de caja ya está integrado en OktoPOS Cash. Sólo necesitará OktoJournal adicionalmente si desea llevar otros libros de caja que no estén relacionados con una caja. Por ejemplo, un libro de caja fuerte o un libro de caja para la caja de la oficina.
Para asesores fiscales
Funciones e información para asesores fiscales
¿Cómo puedo acceder a los datos de mi cliente?
OktoPOS ofrece un acceso para los asesores fiscales. Con este inicio de sesión tiene acceso a las áreas del sistema que son importantes para ellos. Todo lo que necesita es un ordenador con conexión a Internet. En el navegador (por ejemplo, Firefox, Chrome) puede acceder al sistema OktoPOS de su cliente. Pida a su cliente los datos de acceso. Configuraremos el acceso del asesor fiscal individualmente para el sistema de su cliente si éste nos envía la solicitud.
¿Puedo exportar varias sucursales a la vez?
Sí, si su cliente tiene varias sucursales, puede seleccionar varias sucursales para exportarlas y exportar las ventas en un solo archivo.
¿Pueden importarse también los datos de ventas a mi sistema contable diariamente?
En principio, es posible que el sistema OktoPOS almacene diariamente la exportación de ventas en su servidor. La configuración de la exportación automática tiene un costo único. Debido al manejo sencillo y muy rápido de la exportación de ventas en OktoPOS Manager, que normalmente sólo tiene que realizarse una vez al mes con muy poco gasto de tiempo, la conexión automatizada no merece la pena en la mayoría de los casos y apenas aporta ventajas de tiempo.
¿Dónde puedo encontrar una plantilla para es sistema de control interno?
En el manual de OktoPOS Cash en OktoPOS > Sistema > Soporte del sistema
¿Se puedo eliminar el OktoPOS Manager una vez finalizado el contrato?
Desde nuestro punto de vista, el OktoPOS Manager y todos sus datos están sujetos a los períodos de conservación legales. Los auditores pueden exigir el acceso al sistema en caso de posteriores auditorías de la empresa. Una mera exportación de datos no cumple regularmente los requisitos. Sin embargo, no podemos ni debemos proporcionar asesoramiento jurídico y fiscal a este respecto y nos guiamos por las instrucciones del cliente.
¿Cómo proceso las ventas?
La forma más sencilla es utilizar la exportación de contabilidad. Puedes encontrarlo en la navegación de la izquierda en OktoPOS Manager bajo Contabilidad -> Exportación de contabilidad.
La exportación se genera en segundos con sólo pulsar un botón y se emite como un archivo CSV. Este archivo CSV será reconocido e interpretado por su programa de contabilidad cuando lo importe.
¿Qué periodos puedo procesar?
Puede elegir entre transacciones individuales, días enteros u otros períodos seleccionables como semanas o meses.
Si selecciona un período, por ejemplo un mes, puede elegir si las transacciones deben acumularse para todo el período o desglosarse en días individuales.
De esta manera, con una sola exportación una vez al mes, puedes publicar todos los días del mes en el menor tiempo posible.
¿Qué documento resume las ventas diarias para el departamento de contabilidad?
Utilice el reporte de caja. Puede encontrarlo en Contabilidad > Cierres y reportes de la caja > Reporte de caja. A diferencia del reporte de cierre de caja o del reporte Z, el reporte de caja siempre cubre un día hábil completo, aunque se hayan realizado varios cierres de caja ese día. En el sistema OktoPOS, el reporte de caja representa la base fiscal de la contabilidad.
¿Qué significa que es reporte de caja sea provisional?
El reporte de caja es provisional hasta que el OktoPOS Manager se haya asegurado de que todas las transacciones de caja han llegado a OktoPOS Manager. Esta determinación no puede hacerse hasta que se haya contabilizado el primer recibo del día siguiente. Esta es la única forma en que OktoPOS Manager puede identificar de forma exclusiva cuál es el último número de recibo del día de contabilización.
¿Dónde puedo encontrar más información?
En la sección de preguntas frecuentes (FAQ) encontrará información y vídeos sobre contabilidad (OktoPOS > Sistema > Preguntas frecuentes). El manual se encuentra en OktoPOS > Sistema > Soporte del sistema.
Exportación de contabilidad
Exportar las ventas a la contabilidad con sólo pulsar un botón
Software: SW-FA
La exportación de ventas simplifica fundamentalmente el trabajo de la contabilidad.
Las ventas se exportan desde OktoPOS Manager como un archivo CSV y se importan al programa de contabilidad.
La exportación puede configurarse para que sea compatible con todos los programas de contabilidad. Por ejemplo, con a3, Sage y Holded.
Las ventas se pueden exportar de una sola vez para varios días y varias sucursales.
Para configurar la exportación, se almacena el plan de cuentas en el OktoPOS Manager y se asigna una cuenta de ingresos a cada artículo de venta en función del tipo de IVA. De este modo, puede dividir las ventas en su estado de pérdidas y ganancias según grupos de mercancías o categorías si es necesario.
Interfaz MCP
Su Manager, abierto a los agentes de IA.
Software: API-MCP
El Model Context Protocol, MCP para abreviar, es el estándar con el que los agentes de IA trabajan con un sistema especializado. El OktoPOS Manager dispone de esa interfaz. Un agente compatible con MCP, por ejemplo Claude o ChatGPT, trabaja así directamente con sus cifras.
Qué se puede hacer con ella
Lo que un agente responde en cada área.
- Control de gestión. La situación por la mañana, cinco frases sobre el día anterior por sucursal.
- Informes. Ventas, tickets y ticket medio para cualquier periodo, y dónde se desvía una sucursal del resto.
- Planificación de la oferta. A qué hora y en qué semana se vende un artículo y cuándo conviene volver a ofrecerlo.
- Surtido. Qué artículo ya no se sostiene en el surtido, medido por tickets y participación en las ventas, y qué debe ocupar su lugar.
- Venta adicional. Qué artículos aparecen en el mismo ticket y dónde se queda sin aprovechar un paquete o una recomendación.
- Promociones. Qué ha dado una campaña de descuentos, medido frente a las semanas anteriores, por sucursal.
- Precios. Qué provoca otro precio en una sucursal en cantidad y ventas, medido en lugar de supuesto.
- Previsiones. Consultar la previsión de ventas por sucursal y convertirla en cuadrante y pedidos.
- Mantenimiento de artículos. Completar los datos y las descripciones que faltan en la ficha de artículo, si el acceso tiene permiso de escritura.
Sin integración y sin documentación. La interfaz se describe a sí misma ante el agente. En el primer acceso consulta qué datos y qué tareas existen y trabaja con ellos de inmediato.
Seis ejemplos desarrollados: de la pregunta al resultado.
Protección de datos: usted elige la herramienta de IA que conecta. Su empresa es responsable de un uso conforme a la protección de datos, en particular cuando se tratan datos personales.