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OktoPOS Manager – Su centro de gestión digital
El OktoPOS Manager es el núcleo de nuestro potente software de gestión. Con funciones completas para la gestión de inventarios, administración de personal, relaciones con clientes y análisis detallado, tendrá el control total en todo momento.
Optimice los flujos de trabajo, tome decisiones informadas y agilice las operaciones diarias – todo desde un sistema centralizado. ¡Descubra el control total con OktoPOS!
OktoPOS Manager
Su base de datos central basada en la web, plataforma administrativa.
Con OktoPOS Manager puede gestionar sucursales y franquicias de forma eficiente desde un solo sistema – incluso a nivel internacional. Inventario, personal o análisis: todos los datos están unificados en una sola plataforma. Escalable, multilingüe y diseñado para operaciones en múltiples ubicaciones – ideal para empresas en crecimiento con ambiciones globales.
Computación en la nube
El OktoPOS Manager es una plataforma central basada en la web que permite la gestión de todos los sistemas front-end. Como el sistema nervioso central de su negocio, recopila datos de diversas fuentes y permite su análisis en tiempo real.
Acceso desde cualquier lugar: el OktoPOS Manager es accesible a través de cualquier navegador estándar mediante una conexión a internet segura. Sus datos se almacenan de manera segura en un centro de datos de última generación, eliminando la necesidad de sus propios servidores, incluso para la gestión de cadenas de sucursales internacionales.
Sucursales y franquicias
OktoPOS es ideal para empresas que administren varias sucursales, así como para franquicias y empresas individuales.
Internacional
OktoPOS puede ser empleado en varios países del mundo.
Gestión de Inventarios
El OktoPOS Manager le ofrece un sistema de informes integrado, control y una herramienta de gestión para los contenidos de su sitio web. Reúne todos los datos e información de los diversos módulos en una plataforma central y clara. Esto le permite tener siempre una visión actualizada de sus procesos empresariales y la capacidad de reaccionar inmediatamente a los cambios.
Además, funciones especiales para asesores fiscales y la exportación de datos de ventas facilitan significativamente las operaciones diarias de su contabilidad financiera.
Gestión de inventarios
Eficiencia, consistencia y control gracias a la integración de la caja a la gestión de materiales.
La gestión de materiales es un desafío considerable para las sucursales, debido a que el registro al sistema del gran número de transacciones pequeñas es a menudo una carga significativa de trabajo.
Es indispensable entonces integrar las cajas con la gestión de materiales de la empresa. OktoPOS Cash se sirve de la base de datos de artículos del sistema OktoPOS Manager y la alimenta con los datos de las transacciones. Ésta es la base para una gestión de materiales funcional.
Los artículos agotados pueden descomponerse en sus ingredientes previamente especificados en la receta correspondiente. Los datos sobre las entregas y desechos son registrados en el sistema. Con estos datos se maneja una cuenta de stock, y una vez que se ingresen los valores de inventario finales, se efectúa una comparación entre los valores obtenidos y los valores esperados.
La calidad de los resultados depende de la calidad de los datos ingresados. Cuando los procesos de producción son complejos y no estandarizados, entonces la desviación entre valores esperados versus los obtenidos generalmente es tolerada.
Inventario con valores esperados vs. obtenidos
Inventario
El inventario se introduce mediante listas de recuento o directamente (móvil) en el OktoPOS Manager. También es posible registrar el inventario a través de un dispositivo móvil (Android) mediante un código de barras y exportarlo a OktoPOS Manager. Se muestran las diferencias objetivo/real. Para analizar las diferencias, se puede llamar la cuenta de material del artículo directamente desde el inventario.
El inventario se evalúa y finaliza en función de los valores almacenados. La función de comparación del inventario da salida a la modificación del inventario con una lista de contabilización para la contabilidad.
Lista de propuestas de pedido
La lista de propuestas de pedido tiene en cuenta las ventas de los últimos días y el inventario disponible. Los artículos con receta se desglosan en los ingredientes.
La lista de propuestas de pedido puede editarse manualmente y enviarse a los proveedores por correo electrónico.
Lista de propuestas de pedido
Registro de desechos en la caja
Desechos
La comparación objetivo-real sólo puede ser correcta si no sólo las ventas se registran automáticamente mediante la caja, sino también los desechos.
Los desechos se pueden registrar directamente en la caja o en el OktoPOS Manager.
En la caja se pueden registrar como desechos no sólo los artículos de venta, sino también los ingredientes.
Las listas de desechos pueden ser evaluadas en el OktoPOS Manager.
Artículos
Un artículo posee varios atributos, los cuales no son tomados en cuenta por cajas convencionales. Por medio del sistema OktoPOS Manager es posible ingresar dichos atributos directamente en el expediente del artículo correspondiente, logrando así que estén disponibles para los diferentes módulos OktoPOS.
Precios
Un artículo puede ser vendido de diferentes maneras; lo cual también significaría precios y tasas de IVA diferentes. Para evitar la creación de un artículo separado para cada modalidad, es posible ingresar diferentes precios e impuestos para un solo artículo, los cuales dependen de los siguientes parámetros:
- Sucursal
- Entrega (a la mesa, para llevar, servicio delivery, etc.)
Cada sucursal puede definir su propia moneda, lo que permite vender el mismo artículo en diferentes sucursales, a nivel internacional y realizar un análisis exhaustivo del mismo.
Cuadro de precios de un artículo
Cálculo de costos por Producto
El sistema calcula el ratio de los costos de materiales sobre las ventas. La utilidad bruta se calcula todos los días para cada sucursal y artículo en el reporte de utilidad bruta.
Cálculo del producto por receta
Funciones
- Administración de artículos
- Administración de proveedores
- Inventarios
- Almacén
- Análisis de valores esperados vs. obtenidos
- Recomendaciones de pedido
- Recetas
- Precios
- Alérgenos
- Valores nutricionales
- Aditivos
- Fecha de vencimiento
- Cálculo de costos
- Utilidad bruta
- Entregas
- Desechos
- Planificación de producción
Vista general de los márgenes de contribución
de los artículos vendidos en un rango de tiempo determinado
Gestione recetas, valores nutricionales y alérgenos
Tenga el control total sobre sus recetas mediante la gestión centralizada de ingredientes, valores nutricionales y alérgenos. Nuestro software garantiza un etiquetado claro y actualizaciones sencillas – perfecto para hostelería y comercio. Cumpla con la normativa y ofrezca a sus clientes la máxima transparencia y seguridad.
Es posible guardar recetas en el expediente de artículo para todos aquellos artículos que son producidos o modificados en la sucursal.
Esto permite realizar las siguietes funciones a través de la receta:
- Registro del consumo de ingredientes
- Definición de alérgenos contenidos según la receta
- Definición de aditivos contenidos según la receta
- Cálculo de valores nutricionales según la receta
- Identificación de productos no-vegetarianos y no-veganos
- Cálculo del producto según la receta
Receta / lista de componentes
Valores nutricionales
Los valores nutricionales de productos finales pueden calcularse a través de la receta.
Para cada artículo es posible registrar valores nutricionales.
Cálculo de valores nutricionales en el archivo del artículo
Por medio de los ingredientes en la receta, se calculan dichos valores para el producto final. Como los valores del producto final no necesariamente corresponden a la suma de valores nutricionales de los ingredientes, existe la posibilidad de corregir los valores manualmente en cada etapa.
Publicación
Los valores nutricionales pueden ser utilizados para los siguientes propósitos:
Impresión de la información del artículo a través de la impresora de recibos
Vista de valores nutricionales en la caja
Alérgenos y aditivos
Cálculo de alérgenos y aditivos a través de la receta.
A cada artículo pueden asignarse alérgenos y aditivos. El sistema calcula el contenido de estas sustancias en el producto final basándose en la receta.
El seguimiento de alérgenos y aditivos en recetas complejas apenas es posible sin el apoyo de un sistema potente.
La información sobre alérgenos y aditivos tiene su uso en las siguientes áreas:
La base de datos de artículos puede filtrarse por aditivos y alérgenos. De esta forma, ubicar todos los artículos que contengan estas sustancias es muy fácil.
Filtro de la base de datos de artículos por alérgenos
Determinación del contenido de
alérgenos por medio de la receta
Control de producción
Mantenga el control total de su producción con nuestro sistema de gestión inteligente. Desde la planificación de la producción y el reabastecimiento hasta los pedidos automáticos, el software garantiza flujos de trabajo fluidos y niveles óptimos de inventario. Las impresoras de etiquetas permiten un etiquetado rápido y preciso directamente durante la producción. Ahorre tiempo, evite faltantes y mejore la calidad de sus procesos – ideal para empresas con fabricación o procesamiento interno.
Sistema de abastecimiento
OktoReplenish es la solución para hacer pedidos de materiales en el almacén para la producción.
La producción pide artículos mediante el terminal. Los artículos pueden ser seleccionados y enviados a través de los botones del artículo. Las órdenes se muestran en el monitor del almacén para ser procesados.
El consumo puede ser registrado por los movimientos de material en el sistema de gestión de materiales.
Pedidos
Generar pedidos directamente desde el sistema.
Proveedores
Cada proveedor tiene un archivo de proveedor. En el archivo de proveedor, los artículos y los precios de compra suministrados por el proveedor se actualizan para cada sucursal.
Propuestas de pedido
El sistema calcula automáticamente las propuestas de pedido en función de las ventas. Estas pueden utilizar para pedidos.
Lista de propuestas de pedido
Pedidos
Los pedidos pueden generarse como archivos PDF y enviarse al proveedor por correo electrónico.
Es posible transferir pedidos directamente al sistema de gestión de materiales del proveedor. Para ello es necesaria una conexión individual del proveedor.
Dispositivo móvil
Con el dispositivo móvil se pueden registrar las cantidades de los artículos y transferirlas al OktoPOS Manager para crear un pedido.
Las entregas también pueden escanearse con el dispositivo móvil y guardarse como nota de entrega en OktoPOS Manager.
Planificación de producción
Calcular cantidades de ingredientes
Con la calculadora de ingredientes puede determinar la demanda de ingredientes para una cantidad de producción seleccionada de uno o más artículos.
Al calcular varios productos al mismo tiempo, se pueden acumular las cantidades de ingredientes.
Calculadora de ingredientes
OktoCapture - Sistema de abastecimiento
OktoCapture registra los volúmenes de producción. Esto se utiliza para la gestión de inventarios y estadística.
El registro se realiza a través de un terminal de pantalla táctil en el que los artículos de producción se muestran como botones. Alternativamente, se pueden registrar los artículos con un escáner a través de códigos de barras.
Los artículos pueden ser registrados como una pieza, por peso o por volumen. Opcionalmente, se peden registrar variantes del artículo (por ejemplo, colores, tamaños, etc.).
OktoCapture está conectado directamente al sistema de gestión de materiales de OktoPOS. En la gestión de materiales se rastrean las existencias y se llevan a cabo los inventarios. Los artículos producidos desglosan sus componentes en la receta o la lista de piezas para la gestión de inventarios.
Cada transacción individual se puede exportar automáticamente en tiempo real a un sistema de terceros (por ejemplo, SAP u Oracle).
En el OktoPOS Manager se ofrece una amplia gama de evaluaciones de las cantidades de producción, así como de cantidades de producción ya evaluadas.
Impresora de Etiquetas - OktoLabel
Etiquetas para bienes empaquetados.
OktoLabel
Se selecciona un artículo en la pantalla táctil para luego especificar el número de etiquetas. La impresora conectada produce las etiquetas con toda la información relevante: precio, precio por gramo, cantidad, ingredientes, aditivos, alérgenos, valores nutricionales, fecha de vencimiento y código de barras.
Funciones
- Conexión a la base de datos de artículos de OktoPOS Manager
- Conexión a la impresora de etiquetas
- Conexión a la balanza por medio de una interfaz certificada (opcional)
- Precio
- Precio por unidad
- Cantidad
- Fecha de vencimiento
- Ingredientes
- Aditivos
- Alérgenos
- Valores nutricionales
- Código de barras
- Etc.
Requerimientos del Sistema
Funciones y módulos orientados al cliente para mejorar la experiencia del cliente
Nuestro portafolio de soluciones orientadas al cliente incluye todo lo que necesita para aumentar la satisfacción y la fidelización del cliente. Con nuestros módulos versátiles, como tarjetas de cliente, cuentas de clientes, vales de regalo y tarjetas de crédito, le proporcionamos las herramientas para garantizar una experiencia de compra sin fisuras y gratificante para sus clientes. Aproveche también nuestros terminales de feedback avanzados, sistemas de reservas eficientes y herramientas para la planificación de eventos.
En particular, nuestro sistema de puntos de bonificación abre nuevas formas de fomentar la lealtad del cliente, recompensando las visitas y la fidelidad de manera específica. Diseñe una experiencia de cliente con nuestras soluciones que no solo satisfaga, sino que también fidelice y entusiasme.
Tarjetas de cliente y tarjetas de regalo
Recompensa a tus clientes con nuestro sistema flexible de puntos: gana puntos automáticamente con cada compra usando la tarjeta de cliente. También ofrecemos cómodas tarjetas prepago y atractivos vales regalo, perfectos para regalar o fidelizar clientes. Más valor para tus clientes, más ingresos para tu negocio.
Optimice la experiencia del cliente con cuentas y tarjetas de cliente de OktoPOS.
Con OktoPOS, no solo facilita el proceso de compra para sus clientes, sino que también promueve su lealtad. Las cuentas de clientes pueden crearse sin esfuerzo en el OktoPOS Manager o directamente en la caja. Los clientes también tienen la opción de registrarse en línea a través de su sitio web. Por cada euro gastado, sus clientes reciben puntos de bonificación que pueden canjear por productos seleccionados.
Nuestras tarjetas de cliente ofrecen un manejo flexible: pueden ser leídas sin contacto o mediante código de barras y le permiten analizar el comportamiento de compra y utilizarlo específicamente para fines de marketing. Además, OktoPOS admite la compra a cuenta, donde los clientes reciben sus facturas cómodamente por correo electrónico y usted puede seguir eficientemente los ingresos de pagos en la lista de deudores.
El crédito puede cargarse fácilmente en las tarjetas de cliente, y en el OktoPOS Manager tiene la opción de llevar listas de cumpleaños y enviar cartas de cumpleaños personalizadas. También utilice la opción de acreditar puntos de bonificación adicionales a sus clientes habituales para promociones especiales o como compensación por reclamaciones. Apueste por OktoPOS para fortalecer su fidelización de clientes y aumentar sus ingresos.
Base de datos central de clientes
Selección de clientes en caja
Fidelización de clientes
1. Acumulando puntos de bonificación
El cliente recibe puntos de bonificación en su tarjeta por cada compra.
2. Canje de puntos
El cliente intercambia sus puntos por premios.
Cuenta de puntos de bonificación
Canjear puntos de bonificación en caja
Deudores
La caja acepta pagos a cuenta. Las facturas aparecen en la lista de deudores del OktoPOS Manager. Si no se conoce al cliente a pesar de tener una tarjeta, su nombre puede ser añadido fácilmente a la lista. Las facturas se envían desde el sistema en formato PDF. Las facturas abonadas son marcadas como tales.
Gestión de deudores
Tarjeta prepago
OktoPOS le permite emitir sus propias tarjetas prepago y tarjetas regalo.
Con OktoPOS usted podrá recargar las tarjetas cliente a través de la caja.
Adicionalmente, usted puede vender sus propias tarjetas regalo a montos fijos. Estos montos solo son cargados en la tarjeta depués de la venta en caja.
Las tarjetas prepago también se pueden emplear en cantinas y comedores colectivos.
Funciones del cliente en OktoPOS
Al crear un vale, es posible imprimir el vale con número y código QR a través de la impresora de recibos. El vale puede engraparse, por ejemplo, en un sobre impreso.
Si utiliza vales con sus propios rangos de números, el número del vale se introduce en la caja cuando se crea la cuenta de valor.
Tanto para los vales de regalo como para las tarjetas de prepago, se mantiene una cuenta de valor separada en OktoPOS Manager para cada vale/tarjeta.
Esto permite realizar canjes parciales y canjes en diferentes lugares.
Se requiere una conexión a Internet con el OktoPOS Manager para el momento de la recarga y el canje, ya que los créditos no se almacenan localmente en la caja.
Como tarjetas de prepago o de fidelización pueden utilizarse tanto tarjetas de plástico puro con código de barras o QR como también tarjetas RFID sin contacto. Recomendamos las tarjetas RFID porque son más fáciles de manejar tanto para el operador como para el cliente.
Nos complace ofrecerle tarjetas de cliente impresas.
Vales de regalo
Vender vales de regalo en línea y fuera de línea
Por cada vale de regalo se crea una cuenta de crédito por separado, a la que se cargará crédito por cualquier valor al momento de la venta del vale.
Al canjear el vale se puede canjear una cantidad parcial y el vale puede volver a recargarse.
El vale se puede vincular a una cuenta de cliente existente o se puede vender de forma anónima. En este último caso, el vale está vinculado a una cuenta de cliente anónima.
Los vales no crean ventas cuando se venden. Los ingresos surgen de su redención.
Use vales autoimpresos o vales impresos por OktoPOS Cash con la impresora de recibos.
Si usa vales autoimpresos, el número de vale puede ser generado por OktoPOS y se ingresa el número en el vale impreso o si ya cuenta con sus propios números, estos se ingresan en la caja para la cuenta del vale. Por lo tanto, el vale se encuentra bajo este número cuando se canjea.
Venta en línea de vales de regalo
Venda vales de regalo de manera sencilla a través de su propia página de inicio. El módulo de venta de vales OktoPOS se integra fácilmente con un iFrame.
El cliente paga el cupón en línea y lo recibe por correo electrónico en formato PDF con su diseño personalizado. Opcionalmente, también puede enviar el vale al cliente por correo postal.
Hágase independiente de los proveedores externos y venda sus propios vales. Esto trae las siguientes ventajas:
- Independencia de terceros
- Distinción de marca propia
- Recibe la dirección del cliente y puede ponerse en contacto con él
- Gran ahorro de costes con un alto volumen de ventas de vales
Software: SW-PRE
Cuentas de clientes
Ventas hoy, cobros mañana
Esta función es ideal para clubes, venta de productos por encargo y para clientes habituales.
El saldo de la cuenta del cliente no sólo puede ser acreedor, sino también deudor.
Esto permite a sus clientes realizar compras o pedidos de productos en la caja con la posibilidad de pagar más tarde. El pago se puede realizar el mismo día o más adelante, por ejemplo, dentro de dos semanas o cuando se entregue la mercancía.
La función es ideal para clubes u hoteles cuyos socios o clientes realizan sus compras y liquidan posteriormente el saldo de su cuenta de cliente directamente en caja. Se puede utilizar cualquier medio de pago para liquidar el saldo.
Okto-TopUp terminal de carga
Recarga de crédito a través de terminal de hardware o tienda en línea.
Con OktoPOS, las tarjetas de prepago y los vales de regalo se pueden recargar fácilmente con el saldo deseado. El terminal de hardware OktoTopUp y una función de recarga en línea están disponibles para esto.
Las tarjetas prepago cargadas se pueden utilizar como medio de pago en una OktoPOS caja o en una terminal de pago automático OktoPOS. Por ejemplo, en un restaurante de empresa, en escuelas, etc.
Los vales de regalo generalmente se cargan individualmente directamente en el momento de la compra. Sin embargo, si el cliente aún no desea comprometerse con una cantidad, puede hacerlo en una fecha posterior.
Por ejemplo, un restaurante emite un vale de regalo en blanco con un número de serie y luego el cliente lo carga a través de la tienda en línea.
Terminal de comentarios, sistema de reservas y planificación de eventos
Ofrezca más comodidad a sus clientes: El terminal de opiniones recopila comentarios directos de los clientes. Nuestro sistema de reservas integrado permite gestionar reservas de mesa de forma sencilla – en línea o en el establecimiento. Además, la herramienta de planificación de eventos le ayuda a organizar y promocionar eventos sin complicaciones.
Terminal de Retroalimentación - Okto-Feedback
La opinión de sus clientes – evaluación directa en el sistema basado en la web - OktoPOS Manager.
Este terminal de retroalimentación mata a dos pájaros de un tiro. Los clientes envían reseñas (OktoFeedback) y el personal puede realizar chequeos documentados, como por ejemplo revisión de los servicios higiénicos, con su tarjeta de empleado (OktoCheck).
El terminal puede recibir retroalimentación sencilla como también detallada. En cuanto a la retroalimentación sencilla, los clientes pueden calificar el servicio con emoticonos, por ejemplo caritas sonrientes o tristes. O bien, los clientes pueden dejar reseñas más detalladas, para las cuales se crean cuestionarios individuales. Es posible alternar entre diferentes cuestionarios para conseguir retroalimentación sobre diferentes temas.
Las entradas de comentarios se envían directamente a OktoPOS Manager, donde se pueden analizar.
Esta aplicación también sirve para registrar controles y chequeos realizados por el personal. Esto puede reemplazar por ejemplo el uso de checklists en baños. Para registrar el chequeo en el sistema, es suficiente colocar la tarjeta del empleado delante del terminal para su lectura; también es posible mostrar cuándo y por quién el último control fue registrado en el terminal. Estos registros son enviados al OktoPOS Manager.
Funciones
- Cuestionarios individuales
- Ramificación de preguntas
- Cuestionarios diferentes
- Asignación de cuestionarios al terminal
- Alternación de cuestionarios – opcional
- Orden aleatorio de preguntas – opcional
- Retroalimentación específica con preguntas más detalladas
- Envío en tiempo real de la retroalimentación a OktoPOS Manager
- Evaluación de los datos en OktoPOS Manager
- Administración de checklists, por ejemplo para baños
- Documentación de chequeos o controles por medio de la tarjeta RFID del empleado
Requerimientos del Sistema
Sistema de reservas
Reserva de mesas online o por teléfono.
El sistema de reservas es un módulo de OktoPOS Manager. Las reservas pueden registrarse por teléfono o por internet a través de una interconexión a la página web.
Lista de reservas
Plano de mesas
Plano de mesas individual
El plano de una sucursal se diseña en OktoPOS Manager. Se pueden definir diferentes áreas del restaurante con diferentes planos de planta. Cada área y cada mesa se pueden configurar por separado.
Las zonas y mesas se pueden abrir o cerrar para reservas y estar restringidas en determinados horarios.
Los planos de mesa pueden utilizarse igualmente para la caja y para los menús electrónicos OktoPOS.
Funciones
- Reservas por teléfono
- Reservas online previa comprobación de disponibilidad
- Confirmación de reserva por e-mail
- Links para cancelaciones
- Lista de reservas
- Marcación de inasistencias
- Lista negra para inasistencias frecuentes
- Suscripción al newsletter
- Vista de la utilización de capacidades
- Administración de planos de mesa
- Reglas de tiempo para el manejo de disponibilidad en las mesas
- Asignación automática de mesas para optimizar la utilización de capacidades
Planificación de eventos
Anuncie sus eventos en su página web y administre la lista de asistentes.
Esta funcion le permite organizar eventos, tales como cursos de cocina, reuniones, presentaciones, seminarios, fiestas etc. En OktoPOS Manager, cada empleado tiene una vista general del estatus del evento y de los participantes. Esto permite al personal proporcionar información actual a personas interesadas en cualquier momento.
Planificación de eventos con lista de participantes
Funciones
- Administración de ubicaciones
- Administración de plantillas
- Hora y fecha
- Máximo numero de asistentes
- Descripción del evento
- Lista de asistentes
- Estatus de pago
- Publicación en su página web propia (interfaz)
- Inscripción al evento desde su página web propia (interfaz)
Amplio sistema de gestión de empleados.
OktoPOS ofrece una gestión integral del personal que integra todas las funciones esenciales desde la planificación de turnos y el registro de tiempo hasta la gestión de días de vacaciones y asignaciones. Cree ofertas de empleo directamente en el sistema y preséntelas sin problemas en su sitio web.
Además, el módulo de reclutamiento integrado facilita considerablemente la gestión de candidatos. Recibe apoyo específico en la selección y gestión de candidatos, lo que optimiza y simplifica todo el proceso de reclutamiento.
Gestión de personal
Nuestro sistema te ayuda a optimizar la organización del equipo con facilidad. El control horario integrado, la planificación de turnos intuitiva y la gestión clara de las vacaciones te permiten tener todo bajo control. Gestiona bonos y complementos de forma automática y transparente. La lista de verificación digital para empleados garantiza una incorporación fluida de los nuevos miembros del equipo. Ahorra tiempo, reduce errores y aporta estructura a tus tareas diarias de RR. HH.
El sistema contiene información contractual del personal. En el expediente del empleado se almacenan los derechos de acceso del mismo a los diferentes módulos.
Los archivos de los empleados se almacenan de forma centralizada en OktoPOS Manager. Por lo tanto, los datos están disponibles en todo el sistema sin entradas redundantes. Desde la planificación de turnos hasta el registro de tiempos y el inicio de sesión en la caja.
Base de datos de empleados
Inicio de sesión de empleado en la caja
Gestión de contratos
Cada empleado tiene, en su tarjeta, datos relativos a su contrato. Esto sirve también para el cálculo de ratios financieros, como el ratio de gastos de personal sobre ingresos, entre otros.
Registro de tiempos - OktoTime
Control de asistencias con una App para tableta.
El terminal de registro de tiempo OktoTime está conectado al OktoPOS Manager a través de Internet. Los nuevos empleados se crean en OktoPOS Manager. Los tiempos capturados son visibles directamente en el OktoPOS Manager, de modo que siempre hay una visión general de quién está trabajando actualmente y quién no.
Con OktoTime, no sólo cumplirá con los requisitos legales de registro de tiempos, sino que también obtendrá una visión general de los costos de las horas trabajadas al mismo tiempo. Las horas se evalúan con los datos del contrato.
Las horas registradas pueden utilizarse para la nómina.
Registro de horarios
Los tiempos de entrada y salida de los empleados pueden consultarse de forma cumulativa o individual. La conexión directa vía internet de los terminales permite consultar el estatus de registro actual.
Funciones
- Selección de empleados
- Selección de funciones
- Registro de tiempos de entrada y salida
- Registro con tarjetas sin contacto RFID
- Administración del personal en OktoPOS Manager
- Envío de datos en tiempo real sobre horas registradas al OktoPOS Manager
- Los nuevos empleados estarán disponibles en los terminales inmediatamente después de registrarse en OktoPOS Manager
- Evaluaciones en OktoPOS Manager
- Costos de personal
Vista general de horas
Requerimientos del Sistema
Planificación de turnos
Una planificación de turnos integral, vinculada al expediente del personal y a las ventas.
La administración de turnos de trabajo es fácil y sencilla en el sistema OktoPOS Manager. Basta con asignar un empleado a un horario predeterminado mediante arrastrar y soltar.
Programa semanal
Sólo se dispone de personal que tenga la cualificación requerida. El sistema comprueba dinámicamente entradas dobles y otras restricciones y emite advertencias en consecuencia.
Vista general de turnos
Visualice el programa de turnos en su totalidad. El programa puede ser copiado a otra semana con solo pulsar un botón juntamente con todas o solo algunas de las funciones.
Planificación de turnos con diagrama de barras
El diagrama de barras ofrece una buena visión general de los turnos para evitar que haya tanto exceso como escasez de personal, verificando que todas las horas estén óptimamente cubiertas.
Diagrama de barras semanal
Mi programa de turnos
Los empleados pueden ver sus horarios y lugares programados en línea.
Mensaje de advertencia sobre restricciones del plan de turnos
Limitaciones
Para la planificación se pueden considerar diferentes tipos de restricciones para empleados individuales.
El planificador de turnos verá un mensaje de advertencia si el empleado está de vacaciones o ha alcanzado su límite de horas de trabajo.
Ajuste sus preferencias en la configuración del sistema, donde usted puede decidir si las limitaciones tan solo deben producir advertencias o si deben directamente impedir que el empleado en cuestión sea programado.
Las limitaciones disponibles son:
- Vacaciones
- Enfermedad
- Cumpleaños
- Descansos
- Colegas
- Limitaciones de la sucursal
Publicación
El programa de turnos puede ser publicado de las siguientes maneras:
- Correo electrónico
- Impresión
- Online
Ayudas para la plafinicación de turnos
Además de las limitaciones, existen también diversas referencias que apoyan a la planificación de turnos.
Éstas contienen información útil sobre el empleado, como la cantidad de horas efectivamente trabajadas, las funciones para las cuáles está cualificado, en qué sucursal y función ya tiene experiencia y por último información sobre posibles sustitutos.
Experiencia del empleado
Funciones
- Planificación con vista semanal
- Planificación según funciones
- Gestión de conflictos
- Limitaciones del personal
- Copiar progsucursales de turnos
- Acumulación de horas por trabajador
- Vista general con diagrama de barras
- Acceso del personal (mi programa de turnos)
- Envío de progsucursales por e-mail al personal
- Progsucursales en PDF
- Evaluaciones según sucursales y funciones
- Plantillas de turnos
- Ventas / gastos de personal / ratio de los gastos de personal sobre ingresos
- Referencias (informaciones sobre el personal)
Gestión de vacaciones
Monitoreo de vacaciones pendientes.
El derecho a la cantidad de días de vacaciones y su caducidad, se determinan mediante la información contractual almacenada.
Las inasistencias justificadas también pueden ser documentadas.
Las vacaciones e inasistencias solicitadas y autorizadas provocarán un mensaje de advertencia en la planificación de turnos si es que entran en conflicto con ella.
Una cuenta de vacaciones como aparece en el expediente del empleado
Gestión de sobresueldos
Ajuste de sobresueldos globales pagados versus la cantidad de horas realmente trabajadas.
La gestión de sobresueldos le permite calcular los sobresueldos fiscalmente privilegiados que resultan del trabajo en días feriados y turnos de noche.
Esta función está directamente conectada con OktoTime.
Listas de verificación
Haga seguimiento de objetos que hayan sido entregados al personal.
Utilice las listas de verificación ubicadas en los expedientes de cada empleado para registrar todos los objetos (llaves, uniformes, etc.) que fueron entregados a un empleado.
Checklist en el expediente de un empleado
Ofertas de empleo y reclutamiento
Encuentre rápidamente el talento adecuado con nuestra herramienta de reclutamiento integrada. Publique ofertas de empleo directamente desde el sistema y gestione las candidaturas de forma centralizada y clara. Desde el primer contacto hasta la contratación, usted mantiene el control total del proceso – eficiente, moderno y que ahorra tiempo.
Cree y publique anuncios de empleo en su página web o en otras páginas. Las personas interesadas pueden postular directamente por internet. Las postulaciones recibidas pueden ser administradas desde el OktoPOS Manager.
Gestión de vacantes
Reclutamiento
Gestión de candidatos.
OktoCareer - Software de consultoría de personal
Con el módulo independiente OktoCareer, tiene a su disposición un sistema profesional de gestión de candidatos:
- Anuncios de empleo en su propio sitio web y en bolsas de trabajo
- Solicitudes recibidas a través de la página web, bolsas de trabajo y por correo electrónico
- Creación de un expediente de solicitante
- Análisis electrónico del CV
- Obtención de consentimiento legalmente compatible para el procesamiento de datos
- Gestión de plazos para la protección de datos y eliminación conforme a la ley
- Comunicación integrada con los solicitantes a través de correo electrónico
- Evaluaciones de candidatos
- Mantenimiento de listas largas y cortas
- Creación de un grupo de candidatos
- Gestión de vacantes
- Función de reenvío
- Conexión de Outlook
- Informes
El módulo OktoCareer es adecuado para empresas que reciben 10 o más solicitudes por mes. Con OktoCareer usted mantiene la visión general, no se salta ninguna fecha límite y asegura una apariencia profesional en el mercado laboral.
- Seguimiento del solicitante
- No dejes pasar más plazos
- Apariencia profesional en el mercado laboral
- Mejores decisiones a través de más información
Mantenga el control – Herramientas de análisis e informes
Nuestro software ofrece análisis potentes, informes claros y funciones eficaces de control para respaldar decisiones bien fundamentadas. Herramientas adaptadas para asesores fiscales y exportaciones contables sin complicaciones simplifican los procesos financieros. Combinado con un sistema de gestión de contenidos integrado, usted mantiene el control total sobre datos, comunicación y contenido. Más claridad, menos esfuerzo – con nuestra solución todo en uno.
Informes
Reportes exhaustivos en tiempo real.
Todo y en cualquier momento
El OktoPOS Manager permite acceder a informes sobre una variedad de temas que siempre están actualizados. Incluso las ventas que se realizaron hace unos segundos se incluyen inmediatamente en los informes. Gracias a la alta capacidad de procesamiento del servidor y a las estructuras de programación optimizadas, también se pueden realizar evaluaciones complejas en un instante.
Para un procesamiento individual posterior, las evaluaciones pueden exportarse fácilmente a Excel. Además, es posible crear documentos PDF a partir de la mayoría de los análisis para documentación. Dado que los datos de todos los módulos fluyen hacia el OktoPOS Manager, también son posibles evaluaciones que combinan datos de diferentes áreas, como la proporción de costos laborales o las calculaciones de productos.
Mensual de ventas
Control
Control es recibir toda la información relevante y no tener que buscarla uno mismo. A causa de la gran cantidad de procesos y de transacciones de toda clase que existen en una sucursal, no es posible mantener una visión general sin un sistema eficiente e interconectado.
Suscríbase al reporte administrativo para recibir diariamente las informaciones más importantes por e-mail. Utilice la función de desglose para profundizar la información en detalle. La disponibilidad completa de datos en el sistema hace posible ir desglosando la información hasta obtener datos en bruto.
Aproveche la funcionalidad de combinación de datos para por ejemplo determinar, por medio del reporte de márgenes, cuales son los artículos que menos o más aportan a las ganancias de su empresa, y en qué días.
La estructura de derechos de acceso es diferenciada, lo que facilita definir específicamente quiénes pueden acceder a qué tipo de información en qué sucursal. OktoPOS Manager produce más de 50 reportes diferentes.
Controlling
Máxima transparencia gracias a la vinculación de datos provenientes de diferentes áreas.
Proforma de Pérdidas y Ganancias.
Toda gerencia de cadenas comerciales conoce lo importante, pero también lo difícil que es conseguir datos actualizados.
OktoPOS le brinda información actual rápida y exhaustivamente como ningún otro sistema. OktoPOS es el compás que le ayuda a mantener su empresa en curso.
From bean counters to visionaries
Para garantizar una gerencia efectiva es necesario tener una visión global acompañada de una minuciosa atención al detalle. OktoPOS ofrece toda la gama de servicios gracias a su enfoque integrado: desde la rentabilidad total de la sucursal hasta la rentabilidad de las transacciones individuales.
Desglose
Usted puede analizar cada transacción en particular para un mayor entendimiento de los reportes.
Proforma de Pérdidas y Ganancias.
Revise sus ingresos operativos diarios en el OktoPOS Manager. Estos resultados toman en cuenta los datos provenientes de la caja, de los artículos, recetas y precios de compra así como de los costos de personal calculados por el control horario y los diferentes contratos laborales. Los arrendamientos, las depreciaciones y otros gastos pueden definirse por sucursal con montos fijos o calcularse en relación a las ventas.
La única caja que al final del día no solamente muestra las ventas, sino también las ganancias.
Para asesores fiscales
Funciones e información para asesores fiscales
¿Cómo puedo acceder a los datos de mi cliente?
OktoPOS ofrece un acceso para los asesores fiscales. Con este inicio de sesión tiene acceso a las áreas del sistema que son importantes para ellos. Todo lo que necesita es un ordenador con conexión a Internet. En el navegador (por ejemplo, Firefox, Chrome) puede acceder al sistema OktoPOS de su cliente. Pida a su cliente los datos de acceso. Configuraremos el acceso del asesor fiscal individualmente para el sistema de su cliente si éste nos envía la solicitud.
¿Puedo exportar varias sucursales a la vez?
Sí, si su cliente tiene varias sucursales, puede seleccionar varias sucursales para exportarlas y exportar las ventas en un solo archivo.
¿Pueden importarse también los datos de ventas a mi sistema contable diariamente?
En principio, es posible que el sistema OktoPOS almacene diariamente la exportación de ventas en su servidor. La configuración de la exportación automática tiene un costo único. Debido al manejo sencillo y muy rápido de la exportación de ventas en OktoPOS Manager, que normalmente sólo tiene que realizarse una vez al mes con muy poco gasto de tiempo, la conexión automatizada no merece la pena en la mayoría de los casos y apenas aporta ventajas de tiempo.
¿Dónde puedo encontrar una plantilla para es sistema de control interno?
En el manual de OktoPOS Cash en OktoPOS > Sistema > Soporte del sistema
¿Se puedo eliminar el OktoPOS Manager una vez finalizado el contrato?
Desde nuestro punto de vista, el OktoPOS Manager y todos sus datos están sujetos a los períodos de conservación legales. Los auditores pueden exigir el acceso al sistema en caso de posteriores auditorías de la empresa. Una mera exportación de datos no cumple regularmente los requisitos. Sin embargo, no podemos ni debemos proporcionar asesoramiento jurídico y fiscal a este respecto y nos guiamos por las instrucciones del cliente.
¿Cómo proceso las ventas?
La forma más sencilla es utilizar la exportación de contabilidad. Puedes encontrarlo en la navegación de la izquierda en OktoPOS Manager bajo Contabilidad -> Exportación de contabilidad.
La exportación se genera en segundos con sólo pulsar un botón y se emite como un archivo CSV. Este archivo CSV será reconocido e interpretado por su programa de contabilidad cuando lo importe.
¿Qué periodos puedo procesar?
Puede elegir entre transacciones individuales, días enteros u otros períodos seleccionables como semanas o meses.
Si selecciona un período, por ejemplo un mes, puede elegir si las transacciones deben acumularse para todo el período o desglosarse en días individuales.
De esta manera, con una sola exportación una vez al mes, puedes publicar todos los días del mes en el menor tiempo posible.
¿Qué documento resume las ventas diarias para el departamento de contabilidad?
Utilice el reporte de caja. Puede encontrarlo en Contabilidad > Cierres y reportes de la caja > Reporte de caja. A diferencia del reporte de cierre de caja o del reporte Z, el reporte de caja siempre cubre un día hábil completo, aunque se hayan realizado varios cierres de caja ese día. En el sistema OktoPOS, el reporte de caja representa la base fiscal de la contabilidad.
¿Qué significa que es reporte de caja sea provisional?
El reporte de caja es provisional hasta que el OktoPOS Manager se haya asegurado de que todas las transacciones de caja han llegado a OktoPOS Manager. Esta determinación no puede hacerse hasta que se haya contabilizado el primer recibo del día siguiente. Esta es la única forma en que OktoPOS Manager puede identificar de forma exclusiva cuál es el último número de recibo del día de contabilización.
¿Dónde puedo encontrar más información?
En la sección de preguntas frecuentes (FAQ) encontrará información y vídeos sobre contabilidad (OktoPOS > Sistema > Preguntas frecuentes). El manual se encuentra en OktoPOS > Sistema > Soporte del sistema.
Exportación de contabilidad
Exportar las ventas a la contabilidad con sólo pulsar un botón
La exportación de ventas simplifica fundamentalmente el trabajo de la contabilidad.
Las ventas se exportan desde OktoPOS Manager como un archivo CSV y se importan al programa de contabilidad.
La exportación puede configurarse para que sea compatible con todos los progsucursales de contabilidad. Naturalmente también Datev.
Configuración de las opciones para la exportación de contabilidad
Las ventas se pueden exportar de una sola vez para varios días y varias sucursales.
Para configurar la exportación, se almacena el plan de cuentas en el OktoPOS Manager y se asigna una cuenta de ingresos a cada artículo de venta en función del tipo de IVA. De este modo, puede dividir las ventas en su estado de pérdidas y ganancias según grupos de mercancías o categorías si es necesario.
Gestión de contenido web
Administración de la página web externa con el OktoPOS Manager.
Con el OktoPOS Manager, puede controlar las funciones y el contenido de su sitio web externo.
Los contenidos son transmitidos a través de un plug-in a su página web y visualizados en ella de acuerdo al diseño de su preferencia.
Noticias / Promociones
Mantenga a sus clientes informados sobre las últimas noticias y promociones. El editor de noticias del OktoPOS Manager le permite redactar noticias y subirlas a su página web.
El periodo de validez puede definirse por cada artículo. Así, usted puede planear anticipadamente la pubicación de promociones.
Gestión de noticias web
Eventos
Maneje las listas de participantes de sus eventos (p. ej., cursos de cocina, seminarios, etc.) con el organizador de eventos. Por supuesto, puede publicar sus eventos en su página web.
Preguntas frecuentes
Sírvase del editor de FAQ para formular las preguntas que sus clientes suelen tener y sus respuestas correspondientes. De este modo mantiene a sus clientes informados, evitando consultas reiterativas.
Las preguntas y sus repuestas son publicadas en su página web.