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oktopos.com

Amplio sistema de gestión de empleados.

OktoPOS ofrece una gestión integral del personal que integra todas las funciones esenciales desde la planificación de turnos y el registro de tiempo hasta la gestión de días de vacaciones y asignaciones. Cree ofertas de empleo directamente en el sistema y preséntelas sin problemas en su sitio web.

Además, el módulo de reclutamiento integrado facilita considerablemente la gestión de candidatos. Recibe apoyo específico en la selección y gestión de candidatos, lo que optimiza y simplifica todo el proceso de reclutamiento.

Registro de tiempos - OktoTime

Control de asistencias con una App para tableta.

Tableta con aplicación de seguimiento de tiempo

El terminal de registro de tiempo OktoTime está conectado al OktoPOS Manager a través de Internet. Los nuevos empleados se crean en OktoPOS Manager. Los tiempos capturados son visibles directamente en el OktoPOS Manager, de modo que siempre hay una visión general de quién está trabajando actualmente y quién no.



Comunicación entre la nube y el terminal de registro de tiempo

Con OktoTime, no sólo cumplirá con los requisitos legales de registro de tiempos, sino que también obtendrá una visión general de los costos de las horas trabajadas al mismo tiempo. Las horas se evalúan con los datos del contrato.


Las horas registradas pueden utilizarse para la nómina.


Visualización de tiempos y costes de los empleados

Registro de horarios

Los tiempos de entrada y salida de los empleados pueden consultarse de forma cumulativa o individual. La conexión directa vía internet de los terminales permite consultar el estatus de registro actual.


Funciones

  • Selección de empleados
  • Selección de funciones
  • Registro de tiempos de entrada y salida
  • Registro con tarjetas sin contacto RFID
  • Administración del personal en OktoPOS Manager
  • Envío de datos en tiempo real sobre horas registradas al OktoPOS Manager
  • Los nuevos empleados estarán disponibles en los terminales inmediatamente después de registrarse en OktoPOS Manager
  • Evaluaciones en OktoPOS Manager
  • Costos de personal
Tiempos de empleados en el software de gestión

Vista general de horas

Requerimientos del Sistema

Planificación de turnos

Una planificación de turnos integral, vinculada al expediente del personal y a las ventas.

Tres trabajadores de almacén felices

La administración de turnos de trabajo es fácil y sencilla en el sistema OktoPOS Manager. Basta con asignar un empleado a un horario predeterminado mediante arrastrar y soltar.


Vista de programación semanal en el software de gestión personal

Programa semanal

Sólo se dispone de personal que tenga la cualificación requerida. El sistema comprueba dinámicamente entradas dobles y otras restricciones y emite advertencias en consecuencia.



Vista general de turnos

Visualice el programa de turnos en su totalidad. El programa puede ser copiado a otra semana con solo pulsar un botón juntamente con todas o solo algunas de las funciones.

Planificación de turnos con diagrama de barras

El diagrama de barras ofrece una buena visión general de los turnos para evitar que haya tanto exceso como escasez de personal, verificando que todas las horas estén óptimamente cubiertas.

Gráfico de barras de horario semanal de empleados

Diagrama de barras semanal

Mi programa de turnos

Los empleados pueden ver sus horarios y lugares programados en línea.


Ejemplo de mensaje de advertencia en el plan de turnos de los empleados

Mensaje de advertencia sobre restricciones del plan de turnos

Limitaciones

Para la planificación se pueden considerar diferentes tipos de restricciones para empleados individuales.

El planificador de turnos verá un mensaje de advertencia si el empleado está de vacaciones o ha alcanzado su límite de horas de trabajo.

Ajuste sus preferencias en la configuración del sistema, donde usted puede decidir si las limitaciones tan solo deben producir advertencias o si deben directamente impedir que el empleado en cuestión sea programado.

Las limitaciones disponibles son:

  • Vacaciones
  • Enfermedad
  • Cumpleaños
  • Descansos
  • Colegas
  • Limitaciones de la sucursal

Publicación

El programa de turnos puede ser publicado de las siguientes maneras:

  • Correo electrónico
  • PDF
  • Impresión
  • Online


Ayudas para la plafinicación de turnos

Además de las limitaciones, existen también diversas referencias que apoyan a la planificación de turnos.

Éstas contienen información útil sobre el empleado, como la cantidad de horas efectivamente trabajadas, las funciones para las cuáles está cualificado, en qué sucursal y función ya tiene experiencia y por último información sobre posibles sustitutos.

Gráfico circular de la experiencia del empleado

Experiencia del empleado

Funciones

  • Planificación con vista semanal
  • Planificación según funciones
  • Gestión de conflictos
  • Limitaciones del personal
  • Copiar programas de turnos
  • Acumulación de horas por trabajador
  • Vista general con diagrama de barras
  • Acceso del personal (mi programa de turnos)
  • Envío de programas por e-mail al personal
  • Programas en PDF
  • Evaluaciones según sucursales y funciones
  • Plantillas de turnos
  • Ventas / gastos de personal / ratio de los gastos de personal sobre ingresos
  • Referencias (Informaciones sobre el personal)

Gestión de personal

Empleados satisfechos

El sistema contiene información contractual del personal. En el expediente del empleado se almacenan los derechos de acceso del mismo a los diferentes módulos.

Los archivos de los empleados se almacenan de forma centralizada en OktoPOS Manager. Por lo tanto, los datos están disponibles en todo el sistema sin entradas redundantes. Desde la planificación de turnos hasta el registro de tiempos y el inicio de sesión en la caja.

Empleado tiempo de trabajo infochart
Lista de empleados en software de gestión

Base de datos de empleados

Caja con ventana de inicio de sesión

Inicio de sesión de empleado en la caja

Gestión de contratos

Cada empleado tiene, en su tarjeta, datos relativos a su contrato. Esto sirve también para el cálculo de ratios financieros, como el ratio de gastos de personal sobre ingresos, entre otros.

Gestión de vacaciones

Monitoreo de vacaciones pendientes.

Mujer de vacaciones frente al mar

El derecho a la cantidad de días de vacaciones y su caducidad, se determinan mediante la información contractual almacenada.

Las inasistencias justificadas también pueden ser documentadas.

Las vacaciones e inasistencias solicitadas y autorizadas provocarán un mensaje de advertencia en la planificación de turnos si es que entran en conflicto con ella.



Gráfico de barras de las cuentas de vacaciones de los empleados
Interfaz de cuenta de vacaciones

Una cuenta de vacaciones como aparece en el expediente del empleado

Gestión de sobresueldos

Ajuste de sobresueldos globales pagados versus la cantidad de horas realmente trabajadas.


La gestión de sobresueldos le permite calcular los sobresueldos fiscalmente privilegiados que resultan del trabajo en días feriados y turnos de noche.

Esta función está directamente conectada con OktoTime.

Empleado de recursos humanos en la oficina

Listas de verificación

Haga seguimiento de objetos que hayan sido entregados al personal.

Ropa de trabajo del empleado, chaqueta, zapatos, etc.

Utilice las listas de verificación ubicadas en los expedientes de cada empleado para registrar todos los objetos (llaves, uniformes, etc.) que fueron entregados a un empleado.

OktoPOS Manager en una computadora portátil, lista de verificación

Checklist en el expediente de un empleado

Ofertas de trabajo

Recibo de solicitud de su sitio web en OktoPOS Manager.

Empleado de recursos humanos en la oficina

Cree y publique anuncios de empleo en su página web o en otras páginas. Las personas interesadas pueden postular directamente por internet. Las postulaciones recibidas pueden ser administradas desde el OktoPOS Manager.

Una PC de escritorio, una laptop y un teléfono móvil
Resumen de las horas registradas en el OktoPOS Manager.

Gestión de vacantes

Reclutamiento

Gestión de candidatos.

Varias personas en una entrevista de trabajo

OktoCareer - Software de consultoría de personal

Con el módulo independiente OktoCareer, tiene a su disposición un sistema profesional de gestión de candidatos:

  • Anuncios de empleo en su propio sitio web y en bolsas de trabajo
  • Solicitudes recibidas a través de la página web, bolsas de trabajo y por correo electrónico
  • Creación de un expediente de solicitante
  • Análisis electrónico del CV
  • Obtención de consentimiento legalmente compatible para el procesamiento de datos
  • Gestión de plazos para la protección de datos y eliminación conforme a la ley
  • Comunicación integrada con los solicitantes a través de correo electrónico
  • Evaluaciones de candidatos
  • Mantenimiento de listas largas y cortas
  • Creación de un grupo de candidatos
  • Gestión de vacantes
  • Función de reenvío
  • Conexión de Outlook
  • Informes
Laptop con archivo de candidato abiertoLista de clientes corporativos

El módulo OktoCareer es adecuado para empresas que reciben 10 o más solicitudes por mes. Con OktoCareer usted mantiene la visión general, no se salta ninguna fecha límite y asegura una apariencia profesional en el mercado laboral.

  • Seguimiento del solicitante
  • No dejes pasar más plazos
  • Apariencia profesional en el mercado laboral
  • Mejores decisiones a través de más información