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oktopos.com

Bestands­führung

Der OktoPOS Manager bietet Ihnen ein integriertes Berichtssystem, Controlling und ein Management-Tool für Ihre Website-Inhalte. Er vereint alle Daten und Informationen der diversen Module in einer zentralen, übersichtlichen Plattform. Dies ermöglicht Ihnen stets aktuelle Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse und die Fähigkeit, umgehend auf Veränderungen zu reagieren.

Zusätzlich erleichtern spezielle Funktionen für Steuerberater und der Export von Umsatzdaten die täglichen Abläufe Ihrer Finanzbuchhaltung erheblich.

Bestands­führung

Effizienz, Konsistenz und Kontrolle durch Integration von Kasse und Warenwirtschaft.

Die Warenwirtschaft stellt für Filialbetriebe eine besondere Herausforderung dar, weil der Aufwand der Datenerfassung im Verhältnis zu den oft kleinen Mengen je Transaktion stehen muss.

Ohne eine Integration der Kasse in die Warenwirtschaft geht es nicht. OktoPOS Cash bedient sich der zentralen Artikeldaten des OktoPOS Managers und liefert die Verbrauchsdaten dorthin zurück. Dies ist die Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft.

Die verbrauchten Artikel können über eine hinterlegte Rezeptur in ihre Zutaten aufgelöst werden. Anlieferungen und Abfälle werden erfasst. Mit diesen Daten wird für jeden Artikel ein Bestandskonto geführt. Nach der Inventureingabe werden die Soll-Ist Differenzen ausgewiesen.

Die Qualität der Ergebnisse hängt von der Qualität der Dateneingabe ab. Bei komplexen und nicht standardisierten Produktionsprozessen werden häufig Soll-Ist Differenzen in Kauf genommen.

Pommery Champagner FlaschenDarstellung der Integration der Kasse in die Warenwirtschaft
Liste der Warenwirtschaft Bestandsauswertung in der Warenwirtschaft Software

Inventur mit Soll-Ist Werten

Inventur

Die Inventur wird über Zähllisten oder direkt (mobil) im OktoPOS Manager eingegeben. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Bestand über ein mobiles MDE Gerät (Android) per Barcode zu erfassen und an den OktoPOS Manager zu exportieren. Soll-Ist Differenzen werden angezeigt. Zur Analyse der Differenzen kann direkt aus der Inventur heraus das Materialkonto des Artikels aufgerufen werden.

Die Inventur wird anhand der hinterlegten Werte bewertet und finalisiert. Die Inventurvergleichsfunktion gibt die Bestandsveränderung mit einer Buchungsliste für die Finanzbuchhaltung aus.

Bestell­vorschlagsliste

Die Bestellvorschlagsliste berücksichtigt die Verkäufe der letzten Tage und den Lagerbestand. Artikel mit einer Rezeptur werden in die Bestandteile runtergebrochen.

Die Bestellvorschlagsliste kann manuell bearbeitet und per E-Mail an die Lieferanten geschickt werden.

Ansicht der Bestell­vorschlagsliste in der Warenwirtschaft Software

Bestell­vorschlagsliste

Erfassung Abfall an der Kasse

Erfassung Abfall an der Kasse

Abfall

Der Soll-Ist-vergleich kann nur korrekt sein, wenn nicht nur die Verkäufe automatisch über die Kasse erfasst werden, sondern auch Abfall/Bruch.

Abfall und Bruch kann entweder direkt über die Kasse oder im OktoPOS Manager erfasst werden.

An der Kasse können nicht nur Verkaufsartikel als Abfall erfasst werden sondern auch Zutaten.


Im OktoPOS Manager können Abfall-Listen ausgewertet werden.

Artikel

Ein Artikel besitzt zahlreiche Attribute, die in herkömmlichen Kassensystemen nicht berücksichtigt werden. Im OktoPOS Manager werden die umfangreichen Attribute direkt zentral in der Artikelakte angelegt und gespeichert und stehen so in den verschiedenen Modulen zur Verfügung.

Karton mit icons für Zutaten, Allergene, Einstellungen uvm
Darstellung aller Artikel Attribute in der Datenbank

Preise

Ein Artikel kann auf verschiedenen Wegen verkauft werden. Dies bedingt unterschiedliche Preise und Mehrwertsteuersätze. Um zu vermeiden, dass für jede Vertriebsmöglichkeit ein eigener Artikel angelegt werden muss, können für einen Artikel mehrere Preise und Mehrwertsteuersätze angelegt werden, die abhängig von folgenden Parametern sind:

  • Filiale
  • Vertriebsweg (Inhouse, Take Away, Lieferservice, etc.)

Preise können je nach Filiale in unterschiedlichen Währungen berechnet werden. So kann derselbe Artikel in verschiedenen Filialen und Vertriebswegen international verkauft werden. Dies ermöglicht eine übergreifende Auswertung des Artikels.

Darstellung der Preisberechnung unabhängig von der Währung

Artikelakte mit Preistabelle in der Warenwirtschaft Software

Preistabelle für einen Artikel

Produkt­kalkulation

Das System berechnet für jeden Artikel die Materialkostenquote. Im Rohertragsbericht wird für jede Filiale für jeden Tag der Rohertrag gegliedert nach Artikeln ausgewiesen.



Darstellung der Materialkostenquoten Berechnung
Produktkalkulation innerhalb der management Software

Produktkalkulation über Rezeptur

Funktionen

  • Artikelverwaltung
  • Lieferantenverwaltung
  • Inventuren
  • Lager
  • Soll - Ist Analyse
  • Bestellvorschläge
  • Rezepturen
  • Preise
  • Allergene
  • Nährwerte
  • Zusatzstoffe
  • Haltbarkeit
  • Produktkalkulation
  • Rohertragsrechnung
  • Anlieferungen
  • Abfall
  • Produktions­planung
Auflistung der Roherträge in der Warenwirtschaftssoftware

Übersicht der Deckungsbeiträge verkaufter
Artikel über einen gewählten Zeitraum

,

Rezepturen

Ermittlung von Verbräuchen, Allergenen, Nährwerten und Zusatzstoffen über Rezepturen.

Rezept Zutaten in Schalen

Für Artikel, die in der Filiale hergestellt oder verändert werden, kann eine Rezeptur in der Artikelakte hinterlegt werden.



Dies ermöglicht folgendes:

  • Verbrauchsbuchungen der Zutaten
  • Ermittlung von Allergenen in Produkten über die Rezeptur
  • Ermittlung von Zusatzstoffen in Produkten über die Rezeptur
  • Ermittlung von Nährwerten über die Rezeptur
  • Identifizierung von nicht-vegetarischen und nichtveganen Produkten über die Rezeptur
  • Produktkalkulation über die Rezeptur
Warenwirtschaftssoftware mit Auflistung von Rezept Zutaten

Rezeptur / Stückliste in der Artikelakte

Nährwerte

Nährwerte von Endprodukten können über die Rezeptur ermittelt werden.

Sushi Gericht

Für jeden Artikel können Nährwertangaben hinterlegt werden.



Artikel Nährwerte Liste in Warenwirtschaft Software

Berechnung Nährwerte in der Artikelakte

Über die Rezeptur errechnen sich die Nährwerte des Endprodukts aus den Zutaten. Da die Nährwerte des Endprodukts nicht unbedingt der Summe der Nährwerte der Zutaten entsprechen muss, können die Werte auf jeder Stufe manuell korrigiert werden.



Darstellung der Nährwerte von allen Zutaten eines Burgers

Veröffentlichung

Nährwertangaben können für die folgenden Zwecke verwendet werden:

Darstellung der Veröffentlichungswege der Nährwerte für Gast und Personal
Beleg Ausdruck mit Produkt Nährwerten und Allergenen

Ausdruck der Artikelinformationen über den Bondrucker

Eine Kassenoberfläche mit den Nährwerten eines Artikels

Anzeige der Nährwerte auf der Kasse

Allergene & Zusätze

Allergene und Zusätze können über die Rezeptur ermittelt werden.

Pusteblume im Wind

Jedem Artikel können Allergene und Zusatzstoffe zugeordnet werden. Über die Rezeptur errechnet das System die in den Endprodukten enthaltenen Allergene und Zusatzstoffe.

Diese Funktion hilft, die gesetzlichen Vorgaben zur Ermittlung der Allergene einzuhalten. Bei komplexen Rezepturen ist die Nachhaltung von Allergenen ohne Systemunterstützung kaum noch möglich, ohne die Übersicht zu verlieren.

Information über die Allergene und Zusatzstoffe können für die folgenden Zwecke verwendet werden:

Allergen und Zusatzstoff Anzeige für alle angeschlossenen ZweigeAuflistung der Allegene aller Komponenten für einen Burger

Die Artikeldatenbank kann nach Allergenen und Zusatzstoffen gefiltert werden. So können mit einem Klick alle Artikel gefunden werden, die ein bestimmtes Allergen oder einen Zusatzstoff enthalten.

Artikelliste gefiltert nach Allergenen und Zusatzstoffen in der Warenwirtschaft

Filterung Artikeldatenbank nach Allergenen

Artikelakte mit Auflistung der Allergene und Zusätze in der Warenwirtschaft

Ermittlung Allergene in der
Artikelakte über Rezeptur

Bestellwesen

Bestellungen direkt aus dem System erzeugen.

Lächelnder Lieferant

Lieferanten

Jeder Lieferant hat eine Lieferantenakte. In der Lieferantenakte werden die von ihm gelieferten Artikel und Einkaufspreise pro Filiale gepflegt.

Bestellvorschläge

Das System errechnet anhand der Verkäufe automatisch Bestellvorschläge aus. Diese können für Bestellungen übernommen werden.

Ansicht der Bestellvorschlagsliste in der Warenwirtschaft Software

Bestell­vorschlagsliste

Bestellungen

Bestellungen können als PDF erzeugt und per E-Mail an den Lieferanten geschickt werden.

Es ist möglich, Bestellungen direkt in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten zu übertragen. Hierfür ist eine individuelle Anbindung des Lieferanten notwendig.



MDE Gerät

Mit dem MDE Gerät können Nachbestellmengen erfasst und in den OktoPOS Manager übertragen werden, um daraus eine Bestellung zu erzeugen.

Ebenso können mit dem MDE Gerät Anlieferungen gescannt und als Lieferschein im OktoPOS Manager gespeichert werden.

MDE Gerät mit OktoInventory zum erfassen von Artikeln

Produktions­steuerung

Warehouse worker with Clipboard

Nachschub­system

OktoReplenish ist die Lösung für Nachbestellungen im Lager von Materialien für die Produktion.

Die Produktion bestellt Artikel über ein Terminal. Die Artikel können über die Artikelbuttons gewählt und abgeschickt werden. Die Bestellungen erscheinen auf dem Lagermonitor und werden abgearbeitet.

Der Verbrauch kann durch Materialbewegungen in der Warenwirtschaft festgehalten werden.

Animation Mitarbeiter legt Artikel auf ein Laufband

OktoCapture - Nachschub­system

Mit OktoCapture werden Produktionsmengen erfasst. Dies dient der Bestandsführung und Statistik.

Die Erfassung erfolgt über ein Touchscreen Terminal auf dem die Produktionsartikel als Button hinterlegt sind. Alternativ können die Artikel über Barcodes mit einem Scanner erfasst werden.

Artikel können als Stück, Gewicht oder Volumen erfasst werden. Optional können Varianten (z.B. Farben, Größen, etc.) des Artikels erfasst werden.

OktoCapture ist direkt mit der OktoPOS Warenwirtschaft verbunden. In der Warenwirtschaft werden die Bestände nachgehalten und Inventuren durchgeführt. Die produzierten Artikel werden in der Bestandsführung über die Rezeptur bzw. Stückliste in ihre Bestandteile runtergebrochen.

Jede einzelne Buchung kann automatisch in ein Drittsystem (z.B. SAP oder Oracle) in Echtzeit exportiert werden.

Im OktoPOS Manger stehen vielfältige Auswertungen über die Produktionsmengen sowie bewertete Produktionsmengen zur Verfügung.

Zufriedener Mitarbeiter in der Produktion

Produktions­planung

Zutaten-Mengen berechnen

Kochzutaten

Mit dem Zutatenkalkulator ermitteln Sie den Bedarf an Zutaten für eine gewählte Produktionsmenge von einem oder mehreren Produkten.

Bei der gleichzeitigen Kalkulation mehrerer Produkte können die Zutaten-Mengen kumuliert werden.

Auflistung der notwendigen Zutaten für die Produktion in der Warenwirtschaftssoftware

Zutatenkalkulator

Etiketten­drucker - OktoLabel

Etiketten für verpackte Lebensmittel.

Epson Etikettendrucker
Mehrere Becher mit Beispiel Etikett mit Produkt Informationen

OktoLabel

Über einen Touchscreen wird der Artikel gewählt und die Anzahl der zu druckenden Etiketten eingestellt. Der angeschlossene Etikettendrucker produziert die Etiketten mit den nötigen Informationen: Preis, Preis/Gramm, Menge, Inhaltsstoffe, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeitsdatum, Barcode.

Darstellung der Anbindung eines Etikettendruckers

Funktionen

  • Angebunden an die OktoPOS Manager Artikeldatenbank
  • Anbindung Etikettendrucker
  • Anbindung Waage über zertifizierte Schnittstelle (optional)
  • Preis
  • Preis pro Einheit
  • Menge
  • Haltbarkeit
  • Inhaltsstoffe
  • Zusatzstoffe
  • Allergene
  • Nährwerte
  • Barcodes
  • Etc.
Teig Beutel in der Küche mit Kasse und Drucker

Systemvoraussetzungen