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oktopos.com

Umfang­reiches Mitarbeiter­verwaltungs­system

OktoPOS bietet eine umfassende Mitarbeiterverwaltung, die alle essenziellen Funktionen von der Schichtplanung und Zeiterfassung bis hin zur Verwaltung von Urlaubstagen und Zulagen integriert. Erstellen Sie Stellenausschreibungen direkt im System und präsentieren Sie diese nahtlos auf Ihrer Webseite.

Zusätzlich erleichtert das integrierte Recruiting-Modul das Bewerbermanagement erheblich. Sie erhalten gezielte Unterstützung bei der Auswahl und Verwaltung von Kandidaten, was den gesamten Rekrutierungsprozess optimiert und vereinfacht.

Zeiterfassung - OktoTime

Zeiterfassung mit einer Tablet Computer App.

Tablet mit Zeiterfassungs App

Das Zeiterfassungsterminal OktoTime ist per Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Neue Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager angelegt. Die Log-Zeiten sind direkt im OktoPOS Manager sichtbar, so dass jederzeit ein Überblick gegeben ist, wer gerade arbeitet und wer nicht.



Darstellung der Kommunikation zwischen Cloud und Zeiterfassungsterminal

Mit OktoTime erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der Zeiterfassung, sondern Sie bekommen gleichzeitig eine Kostenübersicht der geleisteten Stunden. Die Stunden werden mit den Vertragsdaten bewertet.


Die erfassten Stunden können für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.


Darstellung der Mitarbeiterzeiten und Kosten

Zeiterfassungs­logs

Die Log Zeiten der Mitarbeiter sind einzeln und kumuliert verfügbar. Durch die direkte Anbindung der Zeiterfassungsterminals über Internet kann der aktuelle Log-Status eingesehen werden.


Funktionen

  • Mitarbeiterauswahl mit Foto am Terminal
  • Funktionsauswahl beim Einloggen (für die spätere Kostenauswertung)
  • Einloggen / Ausloggen
  • Loggen mit kontaktloser Mitarbeiterkarte (RFID) oder PIN
  • Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager verwaltet
  • Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager gesendet
  • Neue Mitarbeiter sind direkt nach der Anlage im OktoPOS Manager auf den Terminals verfügbar
  • Auswertungen im OktoPOS Manager
  • Personalkostenauswertung
Übersicht der Mitarbeiterzeiten in der management software

Stundenübersicht

Systemvoraussetzungen

Schicht­planung

Integrierte Schichtplanung mit Verknüpfung zu Personalakte und Umsätzen.

Drei zufriedene Lagermitarbeiter

Die Schichten können einfach und komfortabel per Drag & Drop im OktoPOS Manager geplant werden.


Wochenplan Ansicht in der Personal management Software

Wochenplan

Für die einzelnen Funktionen stehen die Mitarbeiter zur Verfügung, die eine entsprechende Qualifikation für die Funktion hinterlegt haben. Das System gleicht dabei Doppeleinteilungen und andere Merkmale dynamisch ab und gibt entsprechende Warnhinweise aus.



Schichtplanung Übersicht

In der Übersicht sehen Sie den Schichtplan auf einen Blick. Der Schichtplan kann auf Knopfdruck in eine andere Woche kopiert werden. Dabei können alle Funktionen oder nur einzelne Funktionen kopiert werden.

Schichtplanung Balkendiagramm

Das Balkendiagramm bietet eine gute Übersicht, ob alle Zeiten optimal besetzt sind und keine Unter- oder Überbesetzung in der Planung entstanden ist.

Mitarbeiter Wochenübersicht mit Balkendiagramm

Woche als Balkendiagramm

Mein Schichtplan

Mitarbeiter können online ihre Schichtzeiten und Einsatzorte sehen.


Beispiel für eine Warnmeldung im Mitarbeitereinsatzplan

Warnmeldung für Schichtplan­einschränkungen

Einschränkungen

Für die Schichtplanung können verschiedene Einschränkungen einzelner Mitarbeiter berücksichtigt werden.

So kann dem Schichtplaner angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder seine Auslastung zu hoch wird.

In der Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob die Einschränkungen lediglich Warnmeldungen hervorrufen oder die Einteilung effektiv unterbinden.

Die folgenden Einschränkungen sind verfügbar:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Geburtstag
  • Ruhezeiten
  • Kollegeneinschränkungen
  • Filialeinschränkungen

Veröffentlichung

Der Schichtplan kann über die folgenden Wege den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden:

  • E-Mail
  • PDF
  • Ausdruck
  • Online


Planungshilfen

Neben den Mitarbeiter-Einschränkungen werden dem Schichtplaner verschiedene Planungshilfen zur Verfügung gestellt.

So wird angezeigt, wie viele der vertraglichen Stunden bereits verbraucht sind, für welche Funktionen der Mitarbeiter qualifiziert ist, in welchen Filialen und Funktionen er Erfahrung hat sowie alternativ passende Mitarbeiter.

Kuchendiagramm der Mitarbeiter Erfahrung

Erfahrung eines Mitarbeiters

Funktionen

  • Planung in Wochenansicht
  • Planung nach Funktionsbereichen
  • Konfliktabgleich
  • Mitarbeiter Restriktionen
  • Kopierfunktion
  • Summierung der Stunden pro Mitarbeiter
  • Übersicht als Balkendiagramm
  • Zugang für Mitarbeiter („Mein Schichtplan“)
  • Verteilung der Einsatzzeiten an die Mitarbeiter auf Knopfdruck per E-Mail
  • PDF Schichtplan
  • Auswertungen nach Filialen und Funktionen
  • Schicht-Vorlagen
  • Umsatz / Personalkosten / Personalkostenquote
  • Planungshilfen (Informationen über Mitarbeiter)

Mitarbeiter Management

Zufriedene Mitarbeiter

Mitarbeiter werden mit Vertragsdaten hinterlegt. In der Mitarbeiterakte werden die Zugangsrechte für die verschiedenen Module vergeben.

Die Mitarbeiter werden zentral im OktoPOS Manager angelegt und verwaltet. Somit stehen sie mit der einmaligen Erfassung im gesamten System zur Verfügung. Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Kassenanmeldung. Eine mehrfache Anlage entfällt.

Ein Mitarbeiter Arbeitszeit Diagramm
Mitarbeiterliste in der management Software

Mitarbeiter Datenbank

Eine Kasse mit Pineingabe für Mitarbeiter Anmeldung

Anmeldung Mitarbeiter an der Kasse

Vertrags­verwaltung

In der Mitarbeiterakte werden die Vertragsdaten historisiert. Dies dient auch für die Berechnung von Personalkostenquoten und andere Auswertungen.

Urlaubskonten

Nachhalten von Urlaubsguthaben.

Frau im Urlaub vor dem Meer

Aus den Vertragsdaten ergibt sich der jährliche Urlaubsanspruch und Urlaubsverfall.

Fehltage durch Arbeitsunfähigkeit können in dem Konto ebenfalls dokumentiert werden.

Beantragte und genehmigte Urlaube sowie Arbeitsunfähigkeiten lösen in der Schichtplanung entsprechende Warnmeldungen aus.



Balkendiagramm der Mitarbeiter Urlaubskonten
Ansicht des Urlaubskontos in der Mitarbeiter management Software

Urlaubskonto in Mitarbeiterakte

Zulagen­verwaltung

Abgleich von pauschalen a conto Zulagenzahlungen mit tatsächlich gearbeiteten Zeiten.


Mit der Zulagenverwaltung können steuerbegünstigte Zulagen für Arbeitszeiten an Feiertagen und Nachtschichten errechnet werden.

Die Funktion ist direkt mit OktoTime verbunden.

HR Mitarbeiterin im Büro

Checkliste

Nachhalten von Gegenständen, die an Mitarbeiter ausgegeben wurden.

Mitarbeiter Arbeitskleidung, Jacke, Schuhe usw.

In der Mitarbeiterakte wird eine Checkliste geführt, über die Gegenstände an den Mitarbeiter ausgehändigt werden. (Schlüssel, Arbeitskleidung, etc.).

Mitarbeiter Checkliste in der management software

Mitarbeiterakte mit Checkliste

Stellen­ausschreib­ungen

Bewerbungseingang von Ihrer Website im OktoPOS Manager.

HR Mitarbeiter im Büro

Mit der Stellenausschreibungs-Funktion erstellen Sie Job-Anzeigen, die Sie auf Ihrer Homepage online stellen. Interessenten können sich direkt online bewerben. Die eingehenden Bewerbungen können Sie im OktoPOS Manager verwalten.

Ein Desktop PC, Laptop und Smartphone
Auflistung der Stellenausschreibungen in der management Software

Verwaltung der offenen Stellen

Recruiting

Bewerbermanagement

Mehrere Personen in einem Bewerbungsgespräch

OktoCareer - Personal­management Software

Mit dem separaten OktoCareer Modul steht Ihnen ein professionelles Bewerbermanagement System zur Verfügung:

  • Stellenausschreibungen auf der eigenen Website und auf Stellenbörsen
  • Bewerbungseingang über die Website, Stellenbörsen und per E-Mail
  • Anlage einer Bewerberakte
  • Elektronische Analyse des Lebenslaufs
  • Rechtskonforme Einholung von Einwilligungen in die Datenverarbeitung
  • Fristenmanagement für den Datenschutz und rechtskonforme Löschung
  • Integrierte Kommunikation mit Bewerbern per E-Mail
  • Bewertungen von Kandidaten
  • Pflege von Long- und Shortlists
  • Aufbau eines Kandidatenpools
  • Verwaltung von offenen Stellen
  • Wiedervorlagefunktion
  • Outlook Anbindung
  • Reporting
Kandidatenakte in der Personal management softwareKundenverwaltung in Personal management Software

Das OktoCareer Modul ist geeignet für Unternehmen mit einem Eingang ab 10 Bewerbungen pro Monat. Mit OktoCareer behalten Sie die Übersicht, verpassen keine Fristen und gewährleisten ein professionelles auftreten am Arbeitsmarkt.

  • Übersicht über den Bewerber behalten
  • Keine Fristen mehr verpassen
  • Professionelles Auftreten am Arbeitsmarkt
  • Bessere Entscheidungen durch mehr Informationen