Compliance
Sicherheit für Ihre Transaktionen.
Die Sicherheit und Konformität mit gesetzlichen Bestimmungen steht an erster Stelle.
Das OktoPOS Kassensystem ist für den Profi Anwender konzeptioniert. Dies bedingt ein hohes Mass an Sicherheit und Kontrolle am Point of Sale.
Für uns umfasst Compliance mehrere Bereiche:
Datensicherheit und Datenschutz
Maximale Datensicherheit mit OktoPOS
Ihre Daten werden in modernsten, zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren verarbeitet und redundant an zwei unterschiedlichen Standorten gespeichert, um höchstmögliche Sicherheit gegen Datenverlust zu gewährleisten.
Volle Kontrolle in Ihren Händen:
Im Rahmen einer Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung garantieren wir Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Daten. Sie behalten stets die volle Verfügungsgewalt.
Manipulationssicherheit
Die OktoPOS Kasse verfügt über umfassende Sicherheitsfunktionen, um Unregelmässigkeiten proaktiv zu verhindern. Durch den optionalen Einsatz von digitalen Bestellsystemen stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen präzise und korrekt im System erfasst werden.
Kein Raum für Manipulationen: OktoPOS unterbindet jegliche Manipulationen von Daten. Wir lehnen den Einsatz von Zappern und ähnlichen Tools, die zur Minderung der Steuerlast genutzt werden könnten, strikt ab. Das ist gesetzlich vorgeschrieben, und wir stehen dahinter.
DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
Die Systemarchitektur von OktoPOS bietet ideale Voraussetzungen zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften für personenbezogene Daten, einschliesslich der DSGVO in der EU.
Im Vergleich zu herkömmlichen Systemen mit lokalen Servern und Datenhaltung bietet die OktoPOS Manager Cloud folgende Lösungen:
- Sichere Datenverarbeitung: Ihre Daten werden in abgesicherten Rechenzentren verarbeitet, die alle gesetzlichen organisatorischen und technischen Massnahmen erfüllen.
- Automatische Backups: Regelmässige, automatisierte Sicherungen schützen Ihre Daten vor Verlust.
- Effektive Datenlöschung: Personenbezogene Daten können effektiv gelöscht werden, ohne dass sämtliche alte Backups entfernt werden müssen. Ältere Backups werden als 'technische Backups' sicher gespeichert.
- Detaillierte Zugriffsrechte: Über individuell einstellbare Zugriffsrechte legen Sie selbst fest, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.
- Sichere Datenübertragung: Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt via HTTPS.
- Auslagerung von Haftung: Durch Auftragsverarbeitung wird die Haftung professionell ausgelagert.
Zahlungssicherheit
Wir halten die PCI Richtlinien (Payment Card Industry Data Security Standard) und PSD2 (Payment Service Directive) für die sichere Abwicklung von Karten-Zahlungstransaktionen ein.
Schweiz
In der Schweiz gibt es keine eigenen Vorschriften für Kassensysteme, wie sie in Deutschland und Österreich gelten. Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung, eine Anmeldung der Kasse bei der Steuerverwaltung und eine allgemeine Pflicht zur Belegausgabe gibt es nicht.
Es gelten die allgemeinen Regeln zur Buchführung und zur Mehrwertsteuer, insbesondere:
- Obligationenrecht (OR), Art. 957 bis 958f
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) und Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV)
- MWST-Info 16 „Buchführung und Rechnungsstellung“ der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV)
Was das für die Kasse bedeutet:
- Die Einnahmen werden vollständig und zeitnah aufgezeichnet, mit Belegen.
- Aufzeichnungen und Belege dürfen nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.
- Geschäftsbücher und Buchungsbelege, auch die Kassenbelege, werden zehn Jahre aufbewahrt, auf Papier oder elektronisch.
- Wer elektronisch aufzeichnet, beschreibt die Abläufe und die eingesetzten Programme in Arbeitsanweisungen.
- Bargeld wird in einem Kassenbuch geführt und durch Kassenstürze kontrolliert, in bargeldintensiven Betrieben täglich.
- Verlangt der Kunde eine Rechnung, muss sie die Angaben nach dem Mehrwertsteuergesetz enthalten. Bei Kassenzetteln bis 400 Franken dürfen die Angaben zum Kunden fehlen.
- In der Gastronomie gilt der reduzierte Steuersatz für Mitnahme nur, wenn der Gast einen Beleg erhält.
So unterstützt Sie OktoPOS:
- Die Kasse zeichnet jeden Verkauf einzeln auf. Stornos und Gutschriften werden als eigene Buchung erfasst.
- Die Belege gehen mehrmals am Tag in den OktoPOS Manager, nicht erst zum Tagesabschluss.
- Kassenabschluss mit Eingabe des gezählten Kassenbestands und Soll-Ist-Vergleich, das Kassenbuch ist in der Kasse integriert.
- Kassenzettel mit Artikel, Preis und Steuersatz, mit getrennten Steuersätzen für Konsum vor Ort und Mitnahme.
- Buchhaltungsexport für Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder.
Diese Übersicht ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Einzelheiten für Ihren Betrieb klären Sie mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder.
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