Conformité
Sécurité pour vos transactions.
La sécurité et la conformité aux réglementations légales sont notre priorité absolue.
Le logiciel de caisse OktoPOS est conçu pour l'utilisateur professionnel. Cela nécessite un niveau élevé de sécurité et de contrôle au point de vente.
Pour nous, la conformité couvre plusieurs domaines :
Sécurité des données
Sécurité maximale des données avec OktoPOS
Vos données sont traitées dans des centres de données ultra-modernes et certifiés à haute sécurité, et stockées de manière redondante à deux emplacements différents pour assurer la plus grande sécurité possible contre la perte de données.
Contrôle total entre vos mains :
Dans le cadre d'un accord de traitement des données, nous garantissons votre contrôle total sur vos données.
Protection contre la manipulation
Les caisses OktoPOS disposent de fonctionnalités de sécurité complètes pour prévenir de manière proactive les irrégularités.
Aucune place pour la manipulation : OktoPOS empêche toute manipulation des données. Nous rejetons strictement l'utilisation de zappers et d'outils similaires qui pourraient être utilisés pour réduire les obligations fiscales. C'est une obligation légale, et nous y adhérons.
Conformité à la protection des données
L'architecture du système OktoPOS offre des conditions idéales pour se conformer aux réglementations de protection des données pour les données personnelles.
Comparé aux systèmes traditionnels avec serveurs locaux et stockage de données, le Cloud OktoPOS Manager offre les solutions suivantes :
- Traitement sécurisé des données : Vos données sont traitées dans des centres de données sécurisés qui respectent toutes les mesures légales organisationnelles et techniques.
- Sauvegardes automatiques : Des sauvegardes régulières et automatisées protègent vos données contre la perte.
- Suppression efficace des données : Les données personnelles peuvent être supprimées efficacement sans avoir besoin de supprimer toutes les anciennes sauvegardes. Les anciennes sauvegardes sont stockées en toute sécurité en tant que « sauvegardes techniques ».
- Droits d'accès détaillés : Grâce à des droits d'accès ajustables individuellement, vous définissez vous-même qui a accès aux données sensibles.
- Transmission sécurisée des données : Toutes les transmissions de données sont cryptées via HTTPS.
- Externalisation de la responsabilité : Par le biais du traitement des commandes, la responsabilité est externalisée de manière professionnelle.
Sécurité des paiements
Nous respectons la norme PCI (Payment Card Industry Data Security Standard) pour un traitement sécurisé des transactions par carte de crédit.
Suisse
En Suisse, il n'existe pas de prescriptions propres aux systèmes de caisse comme en Allemagne et en Autriche. Il n'y a ni dispositif de sécurité certifié, ni enregistrement de la caisse auprès de l'administration fiscale, ni obligation générale de remettre un justificatif.
Les règles générales de la comptabilité et de la TVA s'appliquent, en particulier :
- Code des obligations (CO), art. 957 à 958f
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
- Loi sur la TVA (LTVA) et ordonnance régissant la TVA (OTVA)
- Info TVA 16 « Comptabilité et facturation » de l'Administration fédérale des contributions (AFC)
Ce que cela signifie pour la caisse :
- Les recettes sont enregistrées de manière complète et en temps utile, avec justificatifs.
- Les enregistrements et les justificatifs ne doivent pas pouvoir être modifiés sans que cela puisse être constaté.
- Les livres de comptes et les pièces comptables, y compris les tickets de caisse, sont conservés dix ans, sur papier ou sous forme électronique.
- Quiconque enregistre électroniquement décrit les procédures et les programmes utilisés dans des instructions de travail.
- Les espèces sont consignées dans un journal de caisse et contrôlées par des comptages de caisse, quotidiennement dans les entreprises qui encaissent beaucoup d'espèces.
- Si le client demande une facture, elle doit contenir les indications prévues par la loi sur la TVA. Pour les tickets de caisse jusqu'à 400 francs, les indications relatives au client peuvent être omises.
- Dans la restauration, le taux réduit pour les ventes à emporter ne s'applique que si le client reçoit un justificatif.
Comment OktoPOS vous aide :
- La caisse enregistre chaque vente individuellement. Les annulations et les avoirs sont saisis comme écritures distinctes.
- Les justificatifs sont transmis plusieurs fois par jour à l'OktoPOS Manager, et pas seulement à la clôture journalière.
- Clôture de caisse avec saisie du fonds de caisse compté et comparaison entre théorique et réel, le journal de caisse est intégré à la caisse.
- Tickets de caisse avec article, prix et taux de TVA, avec des taux distincts pour la consommation sur place et à emporter.
- Export comptable pour votre fiduciaire.
Cet aperçu ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Clarifiez les détails pour votre entreprise avec votre fiduciaire.
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