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oktopos.com/operations?ablauf=lieferplattformen
Fünf Köchinnen und Köche in einer hellen Großküche mit Küchenmonitoren an Deckenstangen und an der Wand, im Vordergrund angerichtete Gerichte und Getränke auf dem PassKI-generiert
Hinter dem Tresen

Abläufe

Von der Küche bis zum Lieferanten.

KI-generiert

Auf dieser Seite

KüchenmonitoreKüchenstationen und Drucker für die Zubereitung.Küchen­stationKüchen­druckerAbhol­monitor
Produktionssteuerung & -⁠planungProduktion planen, Material nachfordern, Mengen erfassen.Nachschub­systemOktoCaptureProduktions­planung
Etiketten­druckerEtiketten für verpackte Lebensmittel.
BestellwesenBestellungen direkt aus dem System erzeugen.
Use-CasesUnsere Lösungen für Ihre Herausforderungen.

Küchen­station - OktoKitchen

Für eine bessere Organisation, Übersichtlichkeit und Effizienz in der Küche.

Software: SW-KM

Die OktoKitchen Terminals optimieren die Küchenprozesse und erhöhen die Effizienz erheblich. Bestellungen über Kasse, OrderTab, E-Menü, Kunden-App und Self-Order-Terminal gelangen direkt und ohne Verzögerung an die Küchenstationen.

Eine Küchenstation Monitor in einer Küche mit Bestellungen

Küchenstation im laufenden Betrieb, Restaurant Burgerlich.

Küchen­drucker

Bestellungen drucken

Software: SW-KP

Mit dem Küchendrucker werden die einkommenden Bestellungen gedruckt. Es können mehrere Drucker angeschlossen werden und an verschiedenen Stationen positioniert werden.

Ein Koch an einem Küchendrucker

Abhol­monitor - OktoWaitList

Warteliste am Bildschirm

Software: SW-WL

Der Abholmonitor zeigt, welche Bestellungen in Arbeit sind und welche bereitstehen.

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KI-generiert

Produktions­steuerung


Der OktoPOS Manager plant die Produktion, meldet die Nachbestückung und schreibt die Bestellung beim Lieferanten. Etikettendrucker beschriften die Ware während der Produktion, mit Zutaten, Allergenen und Datum.

Lagerarbeiter mit Klemmbrett

Produktions­planung

Zutaten-Mengen berechnen

Kochzutaten

Etiketten­drucker - OktoLabel

Etiketten für verpackte Lebensmittel.

Software: SW-OL

Mehrere Becher mit Beispiel Etikett mit Produkt Informationen

Bestellwesen

Bestellungen direkt aus dem System erzeugen.

Lächelnder Lieferant

Use-Cases

Unsere Lösungen für Ihre Herausforderungen.

Restaurant

Mit Gästekarte durchs Restaurant

In Ruhe bestellen. Auf Ruf abholen. Am Ende bezahlen.

Eine Mitarbeiterin aktiviert am Morgen Gästekarten an der OktoPOS Kasse.

Am Morgen die Gästekarten an der Kasse aktivieren.

Schritt 1 von 14. Am Morgen die Gästekarten an der Kasse aktivieren.
KI-generiert
Restaurant · Mobile Ordering

Am Tisch bestellen

Mit dem Telefon auswählen. Am Tisch serviert. In Ruhe genießen.

Gast steht mit seinem Smartphone außerhalb des blau markierten Bestellbereichs vor dem Restaurant
Bestellbereich des RestaurantsAußerhalb
Geofencing

Hier noch nicht bestellen

Sie befinden sich außerhalb des Bestellbereichs.

Den zulässigen Umkreis legt der Betrieb fest.

Noch außerhalb des Bestellbereichs: Der Shop nimmt die Bestellung hier nicht an.

Schritt 1 von 13. Noch außerhalb des Bestellbereichs: Der Shop nimmt die Bestellung hier nicht an.
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Das OktoPOS Gutscheinsystem

Freude schenken. Filialübergreifend einlösen.

Ein Geschenkgutschein. Mehrere Einkäufe. Immer der aktuelle Restwert.

Ein Mann in einem dunkelblauen Blazer bezahlt seinen Geschenkgutschein an der OktoPOS Kasse mit Kundenbildschirm.
Filiale AEin Geschenk beginnt an der Kasse.

Der Kunde kauft einen Geschenkgutschein und bezahlt 100 €.

Schritt 1 von 7. Der Kunde kauft einen Geschenkgutschein und bezahlt 100 €.
Gutscheinwert
100 €
Umsatz beim Gutscheinkauf
0 €
Guthaben auf dem Gutschein100 €
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Umsatz entsteht bei der Einlösung in der jeweiligen Filiale.Beispielmodell: 100 € gekauft, 60 € eingelöst, 40 € verbleiben.

Ablauf im Coffee-Shop

Mit der Kundenkarte Kaffee bezahlen

Ein Guthabenkonto, aufgeladen an der Kasse, im Shop und am Wandgerät.

Guthabenkonto in der CloudOktoPOS Manager
Guthabenkonto in der Cloud, OktoPOS Manager
Zeitpunkt und BuchungBetragSaldo
Montag, Aufladung an der Kasse+ 20,00 €20,00 €
Anna bezahlt 20 € Startguthaben mit ihrer Bankkarte am Zahlungsterminal. Ihre orange Kundenkarte liegt auf dem weißen Kartenleser. Die Servicekraft erklärt die Aufladung mit offener Hand. Der Kundenbildschirm zeigt die Aufladung und 20 € Guthaben.
Montag, an der KasseGuthaben für die nächsten Kaffees

Anna lädt 20 € auf ihre Kundenkarte und bezahlt die Aufladung mit ihrer Bankkarte. Der Betrag wird ihrem persönlichen Guthabenkonto im OktoPOS Manager gutgeschrieben.

Schritt 1 von 8. Anna lädt 20 € auf ihre Kundenkarte und bezahlt die Aufladung mit ihrer Bankkarte. Der Betrag wird ihrem persönlichen Guthabenkonto im OktoPOS Manager gutgeschrieben.
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Das Guthabenkonto führt der OktoPOS Manager. Die Kasse fragt den Stand ab und meldet den Betrag, der abgebucht werden soll.Beträge und Namen in diesem Beispiel sind erfunden. Die Kundenkarte weist das Konto aus, sie ist keine Bankkarte.

Combos

Als Menü verkauft. Je Artikel verbucht.

Ein Paketpreis für den Gast. Die Küche sieht die Bestandteile. OktoPOS berechnet die Artikelanteile automatisch. Jeder Artikel behält seinen eigenen Steuersatz.

Ein Gast bestellt an der Kasse ein festes Burger-Menü. Heller eisblauer Studiohintergrund.
Burger, Pommes und Cola.

Der Gast bestellt das feste Menü. Die enthaltenen Artikel sind in der Combo hinterlegt.

Schritt 1 von 5. Der Gast bestellt das feste Menü. Die enthaltenen Artikel sind in der Combo hinterlegt.
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Rechenbeispiel mit frei gewählten Preisen, alle Bestandteile rabattierbar.Die Steuersätze sind ein Beispiel für den Verkauf zum Mitnehmen im gewählten Land.

Warenbestand

Ein Kaffee verkauft. Drei Zutaten gebucht.

Die Rezeptur bestimmt den Verbrauch je Getränk. Lieferung, Verkauf und Bruch bucht OktoPOS an der Stelle, an der sie geschehen. Die Inventur zählt Packungen und gleicht den Bestand an. Am Monatsende zeigt die Bestandsveränderung ihre Wirkung auf den Warenaufwand.

Die Händlerin arbeitet an einem Laptop. Daneben stehen ein gekennzeichneter Bohnensack, ein Milchkarton und ein Pappbecher.
Ein Latte Macchiato, drei Zutaten

Die Händlerin ordnet dem Latte Macchiato to go seine Zutaten im OktoPOS Manager zu. Die Rezeptur bestimmt den Verbrauch je Getränk.

Schritt 1 von 19. Die Händlerin ordnet dem Latte Macchiato to go seine Zutaten im OktoPOS Manager zu. Die Rezeptur bestimmt den Verbrauch je Getränk.
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Die Balken zeigen mehr oder weniger Bestand. Ein Abschnitt ist weder eine Packung noch eine feste Menge.Die Mengen der Rezeptur gelten je Getränk.

Waage

Salat wiegen. Die Schüssel abziehen.

Jede Salatschüssel hat ihr eigenes Leergewicht. Der Kassierer wählt die Größe an der Kasse, oder die Scannerwaage liest den Code auf der Unterseite und erkennt sie selbst. Für den Verkauf zählt in beiden Wegen das Nettogewicht des Salats.

Ein Gast füllt sich an der Salatbar mit der Zange Salat in eine weiße Schüssel. Unter der Theke steht ein Holzregal mit drei Stapeln Schüsseln, beschriftet mit Klein, Mittel und Groß.
An der SalatbarSchüssel wählen und füllen

Der Gast wählt eine der drei Schüsselgrößen und stellt sich seinen Salat zusammen.

Schritt 1 von 6. Der Gast wählt eine der drei Schüsselgrößen und stellt sich seinen Salat zusammen.
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Die Gewichte sind Beispiele. Das Leergewicht je Schüsselgröße hinterlegt der Betrieb im OktoPOS Manager.

Durchbedienen

Der offene Warenkorb geht mit.

Die Servicekraft beginnt an der ersten Kasse und geht zum Wiegen an den zweiten Bedienplatz. Dort meldet sie sich mit einem Tippen auf ihren Namen an. Der angefangene Warenkorb steht sofort wieder da, nichts muss neu erfasst werden.

Die Servicekraft steht an der ersten Kasse der Bäckerei und tippt auf dem Anmeldebildschirm ihren Namen an. Hinter der Glasvitrine mit Brezeln und Gebäck wartet der Kunde.
Anmelden an Kasse 1Namen antippen

Die Kasse zeigt die Namen der Mitarbeitenden. Anna tippt auf „Anna“ und ist angemeldet.

Schritt 1 von 12. Die Kasse zeigt die Namen der Mitarbeitenden. Anna tippt auf „Anna“ und ist angemeldet.
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Preise und Gewichte sind Beispiele.

Bonuspunkte

Punkte sammeln. In jeder Filiale einlösen.

Ein Punkt je 1 € Umsatz, gutgeschrieben schon mit der Buchung. An Aktionstagen zählt der Einkauf doppelt. Das Konto liegt zentral im OktoPOS Manager und gilt in allen Filialen. Eingelöst wird gegen Artikel, die der Betrieb selbst festlegt.

Der Gast steht an der Kasse des Cafés, die Servicekraft legt sein Kundenkonto an. Auf dem Tresen steht ein Aufsteller des Treueprogramms, daneben liegt ein Stapel orangefarbener Kundenkarten.
Registrierung an der KasseName und Konto

Paul Sommer meldet sich an der Kasse zum Treueprogramm des Cafés an. Das Bonuspunktekonto wird im OktoPOS Manager in der Cloud angelegt.

Schritt 1 von 11. Paul Sommer meldet sich an der Kasse zum Treueprogramm des Cafés an. Das Bonuspunktekonto wird im OktoPOS Manager in der Cloud angelegt.
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Beträge, Punktewerte und die Einlösetabelle sind Beispiele. Artikel und Punktewerte legt der Betrieb fest.

Stücklisten

Ein Strauß verkauft. Vier Materialien gebucht.

Die Stückliste legt fest, woraus ein Strauß besteht. Mit dem gebuchten Verkauf zieht OktoPOS jedes Material genau einmal vom Bestand ab. Verluste und Inventurdifferenzen werden eigens gebucht. Am Monatsende zeigt die Bestandsveränderung ihre Wirkung auf den Warenaufwand.

Die Floristin arbeitet an einem Laptop auf einem leeren Arbeitstisch.
Am ArbeitstischDen Strauß zuerst planen

Die Floristin legt die Stückliste für den Rosenstrauß M an: fünf Rosen, drei Eukalyptuszweige, ein Papierbogen und ein Band. Das ist eine Planung, im Bestand ist noch nichts.

Schritt 1 von 17. Die Floristin legt die Stückliste für den Rosenstrauß M an: fünf Rosen, drei Eukalyptuszweige, ein Papierbogen und ein Band. Das ist eine Planung, im Bestand ist noch nichts.
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Mengen, Stückwerte und Preise sind Beispiele. Die Stückliste je Artikel hinterlegt der Betrieb im OktoPOS Manager.Die Balken zeigen den Bestand je Material im Verhältnis zur Menge nach dem Wareneingang.

Preis nach Maß

Das Maß bestimmt den Preis. Die Verkaufsmenge bleibt ein Stück.

Gewicht, Länge, Umfang, Fläche oder Füllmenge wird ermittelt und an der Kasse von Hand eingegeben. Die Kasse multipliziert das Maß mit dem Grundpreis. Gebucht und verkauft wird genau ein Stück.

An der Käsetheke tippt die Verkäuferin das Gewicht des Käsestücks in die Kasse. Daneben liegt das Stück auf der Waage.
KäsethekeMaß eingeben

Das Käsestück wiegt 0,350 kg. Die Kasse berechnet den Preis für dieses eine Stück.

Schritt 1 von 15. Das Käsestück wiegt 0,350 kg. Die Kasse berechnet den Preis für dieses eine Stück.
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Lokale Beispielpreise, keine Umrechnung von Wechselkursen.Kassenoberfläche und Eingabefenster im Bild sind nachgebildet.Ebenso lassen sich Parfüm nach Millilitern, Silberketten nach Gramm, Stoff nach Metern, Teppich nach Quadratmetern oder Naturstein nach Kubikmetern als ein Stück verkaufen.

Kassenbuch

Ein Kassentag. Jede Bargeldbewegung gebucht.

Barzahlungen, Auszahlungen und Entnahmen bucht die Kasse in dem Moment, in dem sie geschehen. Beim Schichtwechsel und beim Tagesabschluss wird gezählt und mit dem Soll verglichen. Eine Differenz bucht OktoPOS automatisch. Die Buchhaltung sieht das Kassenbuch in der Cloud.

Die Kassiererin kommt mit der geschlossenen Geldkassette an die Kasse. Auf dem Tresen stehen die Kasse mit Geldschublade und ein Sparschwein.
KassenbuchMorgens, erste Schicht
BuchungBetrag
Anfangsbestand / Vortrag350,00 €

Zählung folgt beim Kassenstart.

Soll-Bargeldbestand350,00 €
Morgens, erste SchichtMit der Geldkassette zur Kasse

Die Kassiererin bringt die geschlossene Geldkassette zur Kasse. Der Bestand vom Vortag beträgt 350,00 €.

Schritt 1 von 12. Die Kassiererin bringt die geschlossene Geldkassette zur Kasse. Der Bestand vom Vortag beträgt 350,00 €.
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Die Beträge zeigen einen beispielhaften Kassentag in Euro.Der Tag beginnt und endet mit 350,00 € Wechselgeld.

Wachstum

Mit einer Kasse starten. Mit einem System wachsen.

Der Laden beginnt mit einem Kassenplatz. Geräte, Bestellwege, Kundenbindung und Gutscheine kommen dazu, wenn der Betrieb sie braucht. Ab der zweiten Filiale verwaltet der OktoPOS Manager alle Standorte zentral, auch Franchisenehmer und Firmen im Ausland. Am Ende laufen die Zahlen aller Standorte in einem System zusammen.

Der Händler in hellblauem Poloshirt steht an der OktoPOS Kasse auf dem weißen Verkaufstresen. Gegenüber steht eine Kundin mit einem Feinkostglas und einer Papiertüte.
Der erste LadenMit einer Kasse starten

Der Händler startet mit einem einzigen Kassenplatz. Alles Weitere kommt dazu, wenn der Laden es braucht.

Schritt 1 von 19. Der Händler startet mit einem einzigen Kassenplatz. Alles Weitere kommt dazu, wenn der Laden es braucht.
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Elektronische Preisschilder

Einmal zentral geändert. An jedem Regal aktuell.

Der Preis wird einmal im OktoPOS Manager gepflegt und geht über die Cloud an die Schilder im Regal. In der Filiale steht dafür nur ein kleiner Router. An der Kasse wird derselbe Preis berechnet, den der Kunde am Regal gelesen hat.

Eine Kundin nimmt eine Flasche Olivenöl aus dem Regal. In der Regalschiene darunter sitzt ein elektronisches Preisschild.
Derselbe Preis an drei Stellen
Im OktoPOS Manager8,99 €
Am Regal8,99 €
An der Kasse8,99 €
Grundpreis am Regal17,98 €/l
Am Regal

Am Regal steht der bisherige Preis: 8,99 € für 500 ml, das sind 17,98 € je Liter.

Schritt 1 von 8. Am Regal steht der bisherige Preis: 8,99 € für 500 ml, das sind 17,98 € je Liter.
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Preise und Grundpreise sind Beispielwerte.

Kundenruf

In der Küche fertig gemeldet. Auf Pager oder Telefon gerufen.

An der Kasse hat Gast A Pager 17 mitgenommen. Gast B hat am Kundendisplay den QR-Code gescannt und den Ruf per WhatsApp gewählt. Sobald die Küche eine Bestellung fertig meldet, ruft die Küchenstation den Gast.

Der Koch stellt die fertige Pasta auf den Pass und tippt an der Küchenstation auf „Fertig - Gast rufen“. Bestellung 0017 ist Pager 17 zugeordnet.
0017 · Pasta · Pager 17 · gerufen
0018 · Grill · Telefon · in Arbeit
0017 · Pasta · Pager 17 · gerufen
0018 · Grill · Telefon · in Arbeit
Pasta fertig melden

Der Koch meldet die Pasta an der Küchenstation fertig und ruft damit Pager 17.

Schritt 1 von 6. Der Koch meldet die Pasta an der Küchenstation fertig und ruft damit Pager 17.
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Bestellnummern, Pagernummer und Stationen sind Beispielwerte.

Service am Tisch

Am Tisch aufgenommen. Gang für Gang in der Küche.

Die Servicekraft nimmt die Bestellung am OrderPayTab auf. Die Küche bekommt zuerst die Vorspeisen, den Hauptgang ruft der Service am Tisch ab. Am Ende wird die Rechnung nach Platz geteilt, und jeder Gast zahlt seinen Teil direkt am Gerät.

Eine Servicekraft steht am Tisch und tippt auf ihrem OrderPayTab. Zwei Gäste sitzen am Tisch und sehen zu ihr auf.
Tisch 7
Bestellung gesendet
Tisch 7
Bestellung gesendet
Am Tisch aufnehmen

Die Servicekraft nimmt am OrderPayTab die Speisen von Tisch 7 auf, nach Platz und Gang, und tippt auf Senden. Die Getränke stehen schon auf dem Tisch.

Schritt 1 von 8. Die Servicekraft nimmt am OrderPayTab die Speisen von Tisch 7 auf, nach Platz und Gang, und tippt auf Senden. Die Getränke stehen schon auf dem Tisch.
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Tischnummer, Gerichte und Beträge sind Beispielwerte.

Lieferplattformen

Auf der Plattform bestellt. Direkt in der Küche.

Bestellungen von Lieferando, Uber Eats und Wolt kommen ohne Abtippen in Kasse und Küchenstation. Der Papierausdruck entfällt. Der Umsatz steht im OktoPOS Manager wie bei jeder anderen Bestellung.

Die Servicekraft hält einen Zettel und tippt die Bestellung in die Kasse. Daneben stehen drei Tablets der Lieferplattformen mit kleinen Zetteldruckern.
Ohne Anbindung
Jede Bestellung von Hand abgetippt
Ohne Anbindung
Jede Bestellung von Hand abgetippt
Vorher: von Hand abtippen

Ohne Anbindung steht für jede Plattform ein eigenes Tablet auf dem Tresen. Jede Bestellung wird vom Zettel in die Kasse abgetippt.

Schritt 1 von 6. Ohne Anbindung steht für jede Plattform ein eigenes Tablet auf dem Tresen. Jede Bestellung wird vom Zettel in die Kasse abgetippt.
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Bestellnummer, Gerichte und Beträge sind Beispielwerte. Welche Lieferplattformen angebunden werden können, hängt vom Land ab.

Personal

Im Plan eingeteilt. Am Tablet gestempelt.

Die Schicht steht im Schichtplan, gestempelt wird am Zeiterfassungsterminal OktoTime. Wer gerade arbeitet, sieht man im OktoPOS Manager. Am Monatsende stehen die Plus- und Minusstunden im Arbeitszeitkonto, die Nachtstunden rechnet die Zulagenverwaltung.

Eine Filialleiterin sitzt in einer Bäckerei am Laptop und plant die Schichten der Woche.
Lena Hoffmann · Backstube
Mo–Fr · 03:00–11:00
Lena Hoffmann · Backstube
Mo–Fr · 03:00–11:00
Im Schichtplan eingeteilt

Die Filialleiterin zieht die Bäckerin im OktoPOS Manager in die Frühschicht der Backstube, Montag bis Freitag von 03:00 bis 11:00. Der Plan zeigt, dass ihre Vertragsstunden damit verplant sind.

Schritt 1 von 7. Die Filialleiterin zieht die Bäckerin im OktoPOS Manager in die Frühschicht der Backstube, Montag bis Freitag von 03:00 bis 11:00. Der Plan zeigt, dass ihre Vertragsstunden damit verplant sind.
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Namen, Uhrzeiten und Stunden sind Beispielwerte.

Offene Posten

Auf Rechnung gebucht. Am Monatsende in einem Betrag bezahlt.

Mitglieder und Stammkunden kaufen auf Rechnung, die Rechnung kommt als PDF per E-Mail. Am Monatsende stehen die offenen Posten in der Debitorenliste des OktoPOS Manager. Dort werden sie je Kunde zu einem Betrag zusammengefasst und als bezahlt markiert.

Martin Seidel an der Bar des Golfclubs, gegenüber die Barkraft an der OktoPOS-Kasse. Ein Sandwich und zwei Apfelschorlen stehen auf dem Tresen.
Martin Seidel · offene Posten
03.11. · 1 Posten · 20,00 €
Martin Seidel · offene Posten
03.11. · 1 Posten · 20,00 €
Auf Rechnung gebucht

Martin Seidel bestellt an der Bar. Die Barkraft bucht 20,00 € auf Rechnung.

Schritt 1 von 6. Martin Seidel bestellt an der Bar. Die Barkraft bucht 20,00 € auf Rechnung.
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Namen, Rechnungsnummern und Beträge sind Beispielwerte.

KI-Agent

Eine Frage am Morgen. Fünf Sätze zum Vortag.

Der KI-Agent liest über die MCP-Schnittstelle die Zahlen im OktoPOS Manager und antwortet in Alltagssprache. Er schlägt vor, die Inhaberin entscheidet. Nutzbar mit KI-Agenten, die MCP unterstützen, etwa Claude oder ChatGPT.

Die Inhaberin sitzt mit einer Tasse Kaffee am Laptop. Auf dem Bildschirm stehen ihre Frage und die Antwort des KI-Agenten zur Filiale Mitte.
KI-Agent · über MCP am OktoPOS Manager
Dienstag 07:30 · Lage des Vortags
Zugang des Agenten: nur lesen
KI-Agent · über MCP am OktoPOS Manager
Dienstag 07:30 · Lage des Vortags
Zugang des Agenten: nur lesen
Die Lage am Morgen

Dienstag, 07:30. Die Inhaberin fragt ihren KI-Agenten, wie gestern gelaufen ist. Er liest die Zahlen im OktoPOS Manager und antwortet in fünf Sätzen je Filiale.

Schritt 1 von 6. Dienstag, 07:30. Die Inhaberin fragt ihren KI-Agenten, wie gestern gelaufen ist. Er liest die Zahlen im OktoPOS Manager und antwortet in fünf Sätzen je Filiale.
Bildfolge zum DurchklickenKI-generiert

Filialen, Artikel, Zahlen und Beträge sind Beispielwerte. Der KI-Agent hat in diesem Ablauf nur lesenden Zugang.